Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности.

Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий!

Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80.

В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.

Тайм-менеджмент, что это такое, советы и инструменты | основы управления временем, инструменты планирования

Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

Правильные инструменты

Всевозможные приложения – наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

Abcde

Это довольно простой прием расстановки приоритетов. Каждому делу из списка задач присваивается соответствующий ранг:

• A — дела, обязательные к выполнению, не терпящие отлагательств.
• B — дела, которые важно сделать, но для их выполнения еще не наступил дедлайн.
• C — дела, которые желательно сделать, но при это они не влияют на продуктивность работы.
• D — дела, которые можно делегировать, чтобы освободить время.
• E — неважные дела.

Задачи ранга Е можно и вовсе удалить из списка дел или занести в отдельный список, чтобы выполнить позже.

Fresh or fried

Основа техники состоит в том, что мозг в утреннее время считается более «свежим» (fresh) и продуктивным. После он начинает постепенно «поджариваться» (становится fried), а потому наиболее важные дела следует выполнять в начале дня.

Zero inbox

Методика первоначально предназначалась для отработки писем, приходящих по электронной почте. Ее суть сводится к тому, что папка «Входящие» должна оставаться пустой: все приходящие письма нужно обработать и определить по специальным местам, например, отложить, выполнить, делегировать или удалить.

Автофокус

Техника для творческих людей, не любящих жесткие рамки и строго определенные планы. Ее смысл в том, чтобы записать текущие задачи и отметить те из них, что требуют срочного выполнения. С оставшимися важно включить свой внутренний «автофокус» — сконцентрироваться на пункте из списка и заниматься его выполнением. Так постепенно каждое дело будет выполнено.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества.

Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

Интеллект-карты

Техника отлично визуализирует рабочий проект в виде генеалогического древа. Интеллект-карты можно рисовать на листах бумаги или в электронных программах. В центре карты поместите одну глобальную цель и поделите ее на задачи.

Канбан

Канбан визуализирует рабочий процесс — это своего рода физическая или электронный доска для задач. Она делится на блоки исходя из того, на каком этапе находится рабочий процесс — «Требуется выполнить», «В ходе выполнения», «Выполнено». Это помогает упорядочить список текущих дел и отслеживать имеющийся прогресс, контролируя таким образом течение рабочих процессов.

Матрица управления временем

Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд.

Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе.

Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.

В работе с большим количеством рекламных площадок главное — это системность и порядок в отчетности. Чтобы упростить эту задачу маркетологам и владельцам бизнеса, Calltouch разработал Систему сквозной аналитики. В личном кабинете пользователя данные по всем важным метрикам собраны в одном окне, а отчеты собираются автоматически. Этот инструмент помогает решить маркетинговые задачи и сэкономить ресурсы на рутинные задачи по анализу кампаний.

Метод «помидора»

Используйте таймер или одноименные приложения, чтобы чередовать периоды работы и отдыха. Время максимальной концентрации составляет 25 минут, в течение которых нужно погрузиться в работу без отвлекающих факторов. Это небольшой временной промежуток, и выдержать его просто.

Мифы о тайм-менеджменте

Среди основных стереотипов, касающихся тайм-менеджмента, можно выделить следующие:

• Невозможно управлять временем, а потому техники не будут работать. Временем управлять действительно невозможно, но можно управлять своими действиями и ресурсами, направляя их в правильное русло.
• Нужно работать больше и усерднее. Достаточно просто не отвлекаться на неважные дела и следить за распределением времени, чтобы число выполняемых рабочих задач выросло.
• Тайм-менеджмент против спонтанности. Приоритет формируется в отношении определенных дел и, как правило, предполагает установление жестких рамок. Однако для многих техник нужны спонтанность и интуитивность, чтобы оставить место творчеству.

Мотивация

Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует.

Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

• Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
• Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
• Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
• Не хотите делать, но вынуждены;
• Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
• Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

Принцип приоритетов

Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето. Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

• Конкретными (Specific);
• Измеримыми (Measurable);
• Достижимыми за адекватное время (Attainable);
• Актуальными (Relevant);
• Ограниченными во времени (Time-bound).

Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

Принцип структурирования

Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать.

Принципы тайм-менеджмента

В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие.

Рациональный подход к привычкам

Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:

• Избавьтесь от вредных привычек.

Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам?

Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

• Заведите новые полезные привычки.

Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.

Техника 1. от никиты жесткова

Итак, начнем с авторского метода Никиты. Суть его в следующем: на каждый день планируйте 3 дела, одно основное и два второстепенных. Ваша задача на день – выполнить запланированные дела.

Только вот никакие отговорки не помогут. Хоть форс-мажор, хоть инопланетяне захватили Землю, не важно. Три дела есть? Есть! Так что выполняйте.

Естественно, если какое-то из дел нельзя выполнить физически, то разбейте его на более мелкие. Если же Вы выполнили запланированные дела достаточно быстро, и осталось много времени, то подбивайте хвосты или выполняйте рутинные задачи.

Техника 10. график ганта

Диаграмма Ганта разрабатывалась для крупных организаций, в которых проекты состояли из множества задач, и нужно было контролировать сроки их выполнения.

Контроль исполнения задач ведется с помощью графика. Сами проекты расписываются по задачам, имеющимся ресурсам и ответственным лицам. Для каждого этапа проекта устанавливаются свои сроки.

График Ганта состоит из линии абсцисс – оси времени, на которой установлены сроки. Вертикальной осью служит перечень задач.

Задача представлена горизонтальным столбцом, который показывает моменты начала и завершения работ. Сроки выполнения проекта на графике представлены первой и последней датой.

Техника применяется в командной работе и используется в приложениях по управлению проектами.

Техника 11. записи

Ежедневное ведение записей представляет собой традиционный способ создания расписания и является неотъемлемой частью тайм-менеджмента. Ведение ежедневника помогает сосредоточиться на выполнении задач, потому что информация хранится в одном месте.

Например, можно записывать все свои действия, которые совершили за день. Поле чего необходимо проанализировать дела и почистить от ненужных. Или же можно сделать утренний ритуал, который подразумевает составления плана на день.

В таком случае подготовка планов начинается с постановки цели, затем задачи выписываются из списков техники “Фиксация” или матрицы Эйзенхауэра, и с помощью ежедневника формируется расписание.

Кстати, дела, которые выполнили, безжалостно вычеркивайте. Это эмоциональное действие мотивирует выполнять следующие задачи.

Техника 12. делегирование

Техника “Делегирование” позволяет перейти от личного исполнения задач в организации к управлению их выполнения. Делегирование экономит время.

Работу, которую сделают не хуже или лучше Вас, поручайте другим. Срочные и неважные задачи (из квадранта “С” матрицы Эйзенхауэра) делегируйте.

Делегировать – высший пилотаж эффективности: выберите подходящего исполнителя для каждой задачи, введите в курс дела, определите срок исполнения, стандарты качества и критерии оценки выполнения. Вот и все.

Техника 13. хронометраж

Техника помогает посчитать, сколько времени в целом тратится на задачи. Суть в следующем: хронометраж проводится на протяжении нескольких недель, фиксируется начало и завершение каждой задачи, а также длительность выполнения.

Выполнять технику можно любым удобным способом: на листе бумаги, в эксель или же воспользоваться мобильными приложениями и компьютерными программами: ATRacker-учёт времени, aTimeLogger, PrimaERP.

Анализ результатов хронометража выявит скрытые временные резервы, покажет продуктивность дня и поможет скорректировать расписание.

Техника 14. съесть лягушку

Техника предлагает начинать день с задач, которые постоянно откладываются, делаются долго или не выполняются вовсе. При этом они имеют особое значение и влияют на результат достижения цели. Поэтому лучше всего “лягушек” планировать на утро.

Об этом в своих книгах говорит Брайан Трейси. “Лягушка” вызывает неприятные чувства, и подходить к ней, а тем более есть, желание отсутствует. Тем не менее, такие задачи требуют решения, потому что являются частью результата.

Продуктивность человека во многом зависит от того, сколько “лягушек” он успевает “съесть” до обеда. Кстати, список задач из квадранта “А” матрицы Эйзенхауэра состоит как раз из таких “лягушек”.

“Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с Вами уже не случится.”

Марк Твен

Техника 15. тайм-менеджмент по дэн кеннеди

Дэн Кеннеди предлагает выполнять те задачи и работу, что приносят желаемый денежный достаток.

Вы знаете, сколько зарабатываете в день? Сколько стоит час Вашей работы? Если знаете, то отлично. А если нет, то Дэн Кеннеди в книге “Жесткий тайм-менеджмент” рекомендует использовать такую формулу расчета стоимости рабочего часа:

Стоимость рабочего часа = ((количество рабочих часов) х (количество рабочих дней в году)) / (годовой заработок)

Такая техника полезна, когда Вы работаете над проектами, потому что она позволит посчитать, к какой работе приступить: выбрать один крупный проект, два средних или несколько маленьких.

Техника 16. дедлайн

Данный метод тайм-менеджмента похож на “хронометраж”, только отличия в том, что в “дедлайн” Вы сразу устанавливаете время, которое необходимо для исполнения задачи.

Поэтому, если Вы хотите использовать данный метод, то просто при планировании расписания напротив задачи установите точную дату исполнения. Иначе, если Вы не установите срок, то задача не будет выполнена вовсе.

Техника 17. scrum

Популярный метод – Scrum. Планирование в режиме спринт, который состоит из цели, плана по ее достижению, выполнения плана и достижения цели.

Срок для выполнения задачи устанавливается коротким, не более одного месяца. Каждый спринт включает в себя четыре этапа: еженедельное планирование, ежедневное выполнение задач, окончание спринта, ретроспектива, анализ.

В технике Scrum используют доску с тремя столбцами: “сделать”, “в работе”, “сделано”, и “стикеры”, на которых фиксируются задачи и идеи. Перемещение стикера из одного столбца в другой отображает ход выполнения задач.

Техника 2. от ицхака пинтосевича

Этот метод тайм-менеджмента помогает рассортировать поток мыслей из головы. И для его реализации возьмите три листа. Первый лист надо разделить на 4 части и заполнить, образец ниже.

В итоге реализованные проекты обеспечат исполнение цели на год, которая является частью плана на 5-7 лет и приблизят Вас к выполнению миссии.

Второй лист надо разделить на 2 части, можно как в примере ниже. И заполнить соответствующим образом.

Дальше подготовьте третий лист для списка “Входящие” и записывайте туда любую новую мысль, которая пришла в голову. И уже потом принимается решение, к какому списку она относится. Если же мысль не приносит результата, то вычеркните ее, как лишнюю.

Техника 3. smart

Да, все верно, техника постановки целей это тоже инструмент тайм-менеджмента, я бы сказала, что это его основа.

Мало того, что цель сложно сформулировать, так она к тому же может быть неясной: “Хочу много денег”. А сколько конкретно и на что – непонятно. Или не согласовываться с другой целью: “Стать руководителем высшего звена”, “Родить ребёнка”.

Хочу отметить, что именно правильно сформулированная цель позволяет не распыляться на ненужные задачи, которые к достижению главной цели не приводят. Так вот, цель должна строиться из критериев, указанных в таблице.

Техника 4. похитители времени

Похитители времени в тайм-менеджменте – это привычки неорганизованности или пустая трата времени. Они отвлекают от рабочих или повседневных задач и являются причинами дефицита времени. К основным похитителям времени относятся:

1. Разговоры на отвлеченные темы;
2. Просмотр ленты в соц.сетях;
3. Зависимость от гаджетов и компьютерных игр;
4. Просмотр телевизора;
5. Лишний сон и перекусы.

От таких привычек сразу отказаться сложно, поэтому решите, как и когда Вы позволите себе отвлекаться, составьте расписание для похитителей.

Кстати, причина использования данной техники в том, что постепенно пожиратели времени заменятся на новые привычки, да и Вы отвыкните каждые две минуты смотреть в гаджет.

Техника 5. фиксация

Эта, пожалуй, один из основных методов тайм-менеджмента. Так вот, он предлагает перенести информацию из головы на бумагу или текстовый файл с помощью списков:

Использование этой техники тайм-менеджмента позволяет структурировать информацию. У Вас уже будет четкое представление желаний, целей, задач и идей, с которыми можно работать и направить усилия для их достижений.

Техника 6. матрица эйзенхауэра

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр создал матрицу Эйзенхауэра, которая помогает распределить задачи в соответствии со сроками и степенью важности.

Для этого разделите лист бумаги на три столбца: список задач, важно и срочно. Напротив задачи укажите ответ “Да” или “Нет” на вопросы:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Затем нарисуйте таблицу и две оси: ось важности по вертикали и ось срочности по горизонтали. Так образуется матрица, в которой выделяются четыре квадранта: “A”, “B”, “C”, “D”.

В каждый из квадрантов записываются задачи и дела в соответствии с таблицей из трёх столбцов.

И для начала важное примечание: срочные дела из квадранта “С” не перепутайте с делами из квадранта “А”, а то получится неразбериха.

• Квадрат А – сделайте это немедленно. При грамотном планировании квадрант остается пустым. Для этого пункты остальных квадрантов делайте вовремя;
• Квадрат В – решайте, когда это сделаете. Заслуживает пристального внимания, отражает приоритетные и текущие задачи. Эти задачи и формируют основу расписания;
• Квадрат С – сделайте позже. Дела из данного квадранта отвлекают, мешают сосредоточиться и не приближают человека к желаемому результату;
• Квадрат D – игнорируйте. Задачи из квадранта D не приносят никакой пользы, они игнорируются. Это те самые пожиратели времени.

Ранжирование задач по матрице Эйзенхауэра упрощает составление расписания, помогает эффективно управлять временем. Достаточно спланировать время для выполнения задач из группы “В” и “С”.

Техника 7. пирамида франклина

Пирамида Франклина создаёт проект на всю Вашу жизнь. Благодаря тщательной проработке каждого этапа пирамиды можно добиться глобальных результатов, даже стать президентом.

Метод включает в себя: главные жизненные ценности, глобальную цель, генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план, план на день.

Теперь давайте разберем каждую составляющую. Ориентиры, которые человек выбирает, проживая жизнь, называются жизненными целями, то есть это и есть ценности:

• Семья;
• Богатство;
• Дружба;
• Здоровье;
• Карьера;
• Учеба;
• Любовь.

Жизненные ценности определяют значимые и важные результаты, которые достигаются в жизни. Время от времени ценности могут меняться, но все же основная внутренняя идея остаётся неизменной.

Традиционно считается, что для мужчин основой жизни будет карьера, а для женщины – семья. Но времена меняются.

На основании жизненных ценностей выбираем глобальную цель, которая выделяется количественной и качественной характеристикой.

Для достижения глобальной цели расписывается генеральный план, который состоит из действий и проектов, а также долгосрочного (на несколько лет), краткосрочного (несколько месяцев) плана и плана на день (ежедневные дела).

Техника 8. метод парето

В тайм-менеджменте метод Парето рассматривается стандартно, то есть в пропорции 20% усилий дают 80% результата.

Метод Парето удобно использовать в тандеме с другими техниками, чтобы найти идеальную пропорцию действий, которые приведут к результату кратчайшим путём. Например, задачи, которые попали в квадрант “В” матрицы Эйзенхауэра, соответствуют этой пропорции.

Также для применения данного метода можно составить список ежедневных задач следующим образом:

И далее применяйте принцип Парето: целевые задачи это те 20% усилий для достижения 80% результата.

Техника 9. принцип “помидора”

Эта техника тайм-менеджмента разработана Франческо Чирилло “Pomodoro”. Она помогает настроиться, когда сложно взяться за дело. По данной технике все дела состоят из помидоров, один помидор – это 25 минут непрерывного занятия.

Подготовка к технике простая: составьте план на день, установите время выполнения для каждой задачи и разбейте его на “помидоры”. Но обязательно исключите внешние раздражители.

После каждого помидора необходимо сделать перерыв 5-10 минут. Так можно сделать до четырех “помидоров”. И уже потом перерыв не менее 30 минут. Таким образом планирование времени будет наиболее эффективным.

Техника Pomodoro улучшает концентрацию внимания, устраняет отвлекающие моменты, подходит для сложных умственных задач.

Техники управления временем

Тема тайм-менеджмент популярное направление в тренингах и коуч-программах. И были разработаны сотни методов, в том числе и авторские, которые способны помочь в планировании времени. Но обо всех говорить не буду, затрону только самые лучшие техники.

Хронометраж

Суть метода в учете времени. На протяжении двух недель отмечайте все дела, которые вы делаете дольше 5 минут. Фиксируйте все: от рабочих дел до перекуров и телефонных разговоров. Анализ записи покажет, как много времени уходит на нецелевые, бесполезные действия.

Выводы

Методы тайм-менеджмента направлены на отслеживание времени, прогресса и дробление цели на задачи. Это нужно для того, чтобы сохранять фокус внимания на важном, ставить приоритеты и чередовать отдых с работой. Вы можете использовать любой из предложенных способов, чтобы развить дисциплину и воплощать свои планы.