Как все успевать, иметь больше времени и больше отдыхать?

Как все успевать, иметь больше времени и больше отдыхать? Женщине
Содержание
  1. Начинайте работу рано и вовремя заканчивайте
  2. Начинайте с нуля
  3. Самые простые шаги как раз те, что вы не делаете
  4. Определите цель
  5. Сосредоточьтесь на трех главных задачах на день
  6. Составьте список дел
  7. Упражнения в течение 30 минут каждый день
  8. Распределите задачи по дням
  9. Зафиксируйте время выполнения задач
  10. Устанавливайте жесткие лимиты времени
  11. Используйте правило 8020
  12. Следите за регулярностью
  13. Найдите источники мотивации
  14. Стоп мультизадачности
  15. Сядьте на информационную диету
  16. Выделите время и место для размышлений
  17. Gtd — альтернатива тайм-менеджменту
  18. Включите музыку
  19. Высыпайтесь
  20. Делайте перерывы
  21. Доверьтесь технологиям
  22. Дополнительные усилия не всегда нужны
  23. Избавься от лишних пожирателей времени
  24. Используй однозадачность
  25. Как успевать больше: 7 элементарных способов
  26. Как успевать всё
  27. Метод бенджамина франклина
  28. Метод глеба архангельского
  29. Метод стивена кови
  30. Метод тима феррисса
  31. Метод франческо чирилло
  32. Наведите порядок
  33. Начните планировать с вечера
  34. Обозначьте сроки для личных дел
  35. Овладейте техникой маленьких шагов
  36. Ориентируйся на закон парето
  37. Отводи ограниченное время на каждое дело
  38. Отложите дела на завтра (да!)
  39. Переосмыслите чувство времени
  40. Планируйте
  41. Позаботьтесь о комфортном рабочем месте
  42. Попробуйте сочетать дела
  43. Поставь четкие жизненные цели
  44. Правильное распределение времени
  45. Работай по технике «помидора»
  46. Разбивайте задачи
  47. Составляй правильный порядок дел
  48. Уделяйте задаче хотя бы 5 минут
  49. Установите таск‑менеджер
  50. Чек‑лист по планированию, который подойдёт всем
  51. Читайте художественную литературу
  52. Вывод

Начинайте работу рано и вовремя заканчивайте

Спросите любого успешного человека когда он просыпается и более чем вероятно, что вы натолкнетесь на жаворонка. Для объяснения этому имеется много разных причин, но в контексте этой статьи наиболее важной является то, что по утрам вы имеете меньше отвлекающих факторов и лучшее сосредоточение на ваших трех главных ежедневных приоритетах.

Но для того, чтобы быть продуктивным, необходимо также дать вашему мозгу хорошо отдохнуть, так что стремитесь покинуть офис или встать из-за монитора точно в назначенное время. Вы будете не только чувствовать себя лучше, но будете более энергичным и продуктивным на следующий день.

Начинайте с нуля

Когда команда лучших дизайнеров Apple встретилась со Стивом Джобсом, чтобы презентовать дизайн того, что впоследствии стало iDVD (эта отжившая своё утилита позволяла пользователям записывать музыку, фильмы и цифровые фотографии с компьютера на диск), они ждали, что босс восхитится.

Однако очень быстро команда узнала, что у Джобса на уме другое. Подойдя к доске, он нарисовал прямоугольник и сказал: «Вот новая программа. У неё одно окно. Вы перетаскиваете видео в это окно, нажимаете кнопку „Запись“ — и всё. Вот что мы будем делать».

Майк Евангелист, один из дизайнеров продукта, был потрясён до глубины души. Он рассказывал: «У меня сохранились слайды, которые я подготовил для того совещания, — они невероятно мудрёные». Только позже, оглянувшись назад, он ясно увидел, что «все остальные функции только мешали».

По словам Евангелиста, больше всего его шокировало то, что он и его команда неверно понимали сам процесс. Они начали с невероятно сложного продукта и пытались его упростить, а Джобс зашёл с противоположной стороны. Он начал с нуля и прикинул, сколько минимально шагов нужно для достижения результата.

Мы так привыкли к сложности всех процессов в нашей жизни, что редко пытаемся усомниться в её необходимости.

Например, я запустил подкаст, пока писал эту книгу. Изначально инструкция, которую я собирался отправить каждому гостю, состояла из 15 шагов.

Самые простые шаги как раз те, что вы не делаете

Меня поразило, что Хартман несколько месяцев упрощал каждый шаг в оформлении заказа и даже не подумал о том, чтобы убрать шаги и упростить сам процесс. А всё потому, что между этими двумя подходами огромная разница.

Каким бы простым ни был шаг, не делать никаких шагов всё равно проще.

Когда моему сыну было 12, он поставил себе цель вступить в ряды бойскаутов раньше, чем ему исполнится 14. Несомненно, цель была очень амбициозная, но мы взялись за неё вместе и стали отмечать прогресс. Буквально перед своим четырнадцатым днём рождения он приступил к финальному проекту, по которому команда из 40 человек должна была заново построить 180‑футовый забор — прежний сгорел год назад во время пожаров в Калифорнии.

Работать над проектом мы начали заранее, и к моменту, когда энтузиазм пропал, были уже на полпути к цели. Но вторая часть проекта, казалось, пугала нас сильнее, чем первая. Мы никак не могли перестать придумывать, как бы ещё улучшить отчёт: предисловие, насыщенное яркими и точными подробностями, десятки фотографий, профессиональное оформление.

Итак, проект забуксовал. Стоило нам подумать о возвращении к работе, как сразу же становилось невмоготу. Дни шли и шли, не принося никакого прогресса. Через две недели, так уж совпало, я стал изучать процессы упрощения в комплексных структурах. И тут меня осенило: мы сверх меры усложнили проект. Добавив в него столько шагов, даже мысленно, мы сами усложнили себе даже один следующий шаг.

Поэтому, отступив, мы спросили себя, какой минимум шагов нужно предпринять для завершения работы. Нам не нужно было изготавливать для отчёта особый деревянный переплёт. Не нужно включать в него абсолютно все снимки. Нам не нужно было писать километровые описания к каждой фотографии или придумывать необычную обложку. Предисловие к отчёту — это не труд всей жизни.

Словом, мы составили общий список по‑настоящему важных шагов: напечатать 20 предложений или цитат. Распечатать их. Вырезать. Наклеить на бумагу. Распечатать какую‑нибудь обложку. Вставить три разделителя. Написать и распечатать эссе на три страницы, в котором даются чёткие ответы только на заданные вопросы. Отвезти отчёт в офис и сдать. Готово!

Важный для моего сына проект перешёл из стадии «заморозки» в финальную буквально за несколько дней, потому что мы определили и выполнили минимальное количество шагов. Мой сын стал бойскаутом за неделю до четырнадцатилетия.

Разумеется, этот подход работает не только с проектами для скаутов. Просто задайте себе универсальный вопрос, который поможет вам избежать мучительной головной боли и сдвинуть с места важные, но кажущиеся невероятно трудными или запутанными задачи.

Чтобы внести ясность, скажу, что определить минимальное количество шагов не значит «сделать как попало» или произвести что‑то, чем вы не будете гордиться. Просто ненужные шаги и есть ненужные. Исключив их, вы направите энергию на завершение проекта. В любой сфере финал дела будет в разы лучше, чем добавление избыточных шагов, не прибавляющих проекту никакой ценности. А завершением как раз стоит гордиться.

Чтобы в чём‑либо преуспеть, необходимо это завершить.

Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
Конфуций

Сосредоточьтесь на трех главных задачах на день

В мире есть сто миллионов бумажных, компьютерных, мобильных и прочих списков задач. Вероятно, даже древние люди делали себе зарубки на копье, чтобы не забыть свои дела.

Но любые инструменты будут бессильны без одного простого правила: каждое утро уделите несколько минут для обдумывания и записи трех самых важных задач на текущий день. А потом сосредоточьте свои усилия на выполнение этого короткого списка. Главное — эти три задачи, остальное по мере возможности. Эта простая, но мощная привычка значительно повысит вашу производительность.

Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

Упражнения в течение 30 минут каждый день

Мы все знаем, что физические упражнения полезны для нашего здоровья. Но знаете ли вы, что физические упражнения также хороши для нашего мозга?

По данным психиатра John Ratey из Гарвардской медицинской школы и автора книги “Spark: The Revolutionary New Science of Exercise and the Brain” физические упражнения не только делают здоровее наши мышцы, но также помогают уменьшить стресс, улучшить обучение и помогают мыслить более ясно.

Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.

Устанавливайте жесткие лимиты времени

Закон Паркинсона гласит о том, что работа стремится занять все время, отпущенное на нее. Так, согласно Паркинсону, если бабушка может писать письмо племяннице год, то она и будет писать его год. Если редактор выделит мне на написание этой статьи три дня, то именно столько времени я буду писать, исправлять и совершенствовать этот опус.

Работа заполняет все сроки, на неё отведённые.

Поэтому постарайтесь дать себе реально ужатые сроки для выполнения необходимых задач. И старайтесь в них уложиться, да.

Используйте правило 8020

Многие читатели прекрасно знают это правило, гласящее о том, что 20% усилий приносит 80% результата. Применительно к теме статьи это значит, что необходимо сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна и тратить меньше времени на все остальное.

Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

Как быть Леди:  Симптомы расстройства мышления, часть первая - блог добрых психиатров — LiveJournal

Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

  • Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
  • Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
  • Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
  • Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Стоп мультизадачности

Многозадачность не делает нас более продуктивным.

На самом деле, разделение нашего внимания оказывает негативное влияние на производительность труда, концентрацию и энергию. «Многозадачность в итоге заставляет вас работать медленнее, увеличивая шансы на ошибки», говорит David Meyer, ученый из Университета Мичигана. Так что, если вы хотите быть более продуктивными, то учитесь делать одно дело за один раз.

Сядьте на информационную диету

В наши дни получить информационную перегрузку так же легко, как тепловой удар в центре Сахары. И симптомы примерно схожи: потемнение в глазах, рассеянное внимание, заторможенные реакции, нарушение сна.

Тим Феррис, автор «4 часовой рабочей недели» рекомендует в этом случае сесть на диету с «низким содержанием информации».

Выделите время и место для размышлений

Люди умственного труда и творчества могут этот пункт даже не совсем правильно понять. «Зачем еще специальное время для размышлений, если я на работе только этим и занимаюсь?». В том-то и дело, что вам нужно специальное время, во время которого вы не будете думать о логотипе своего сайта или задержках поставок продукции.

Речь идет о праздных отвлеченных мыслительных процессах. О смысле жизни, о женщинах и отношениях, о вечном и сиюминутном. Найдите такое место, где вас никто не будет отвлекать и возвращать на землю, и думайте обо всем кроме работы. Вначале будет непривычно, но потом вы научитесь. Посещайте это тайное место регулярно.

Если вы дочитали до этого места, то вас наверняка распирает желание начать прямо сейчас. Не спешите хвататься за все пункты сразу. Просто выберите один совет для начала и старайтесь ему следовать на практике каждую неделю. Затем попробуйте продвинуться дальше. И самое главное, используйте освобожденное время для занятий тем, что вы любите.

А для самых терпеливых читателей, которые добрались до конца, забавная картинка в качестве приза :).

Gtd — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.

Включите музыку

Этот совет подойдет не всем. Если вас раздражают посторонние звуки, а работать вы можете только в полной тишине, – пропустите этот пункт.

Тем не менее очень многие люди легче концентрируются на важных делах, если работают под музыку. Ритмичные звуки подгоняют, а заодно повышают настроение, поэтому вы успеваете больше за меньшее время. В Духовной Экономике сказано: «Сердце радостно – светлеет лицо, а скорбное сердце сокрушает дух» (RBO, Притч. 15:13). Потому, если вы создадите обстановку, которая приносит вам радость, работать станет легче и приятнее.

А вот угнетающая обстановка негативно повлияет на продуктивность. Подготовьте список композиций на день заранее и работайте под музыку. Не забудьте наушники, чтобы не мешать другим людям, если работаете в коллективе.

Высыпайтесь

Как дом строится с фундамента, так и ваша продуктивность начинается со здоровья. Если вы чувствуете себя не совсем хорошо, вас беспокоят проблемы с самочувствием, то мысли о том, как успевать больше за меньшее время, отходят на второй план.

Даже если вы поставили перед собой грандиозные цели и намерены достичь их за короткое время, жертвовать сном – самая плохая идея. Его недостаток повлечет за собой хроническую усталость, стресс, а это чревато снижением работоспособности и проблемами со здоровьем. Поэтому первое, что нужно сделать накануне насыщенного дня, – это выспаться.

Очень важно соблюдать здоровый режим дня. От состояния вашей нервной системы зависит концентрация внимания, скорость мышления, общий тонус и работоспособность. Лучше всего нервная система восстанавливается в период с 22:00 до 02:00, а значит, в это время вы должны спать.

Делайте перерывы

Работа без перерыва приводит не к успеху, а к нервному срыву. Человек не может продуктивно работать больше нескольких часов, ему нужно переключаться на другие задачи и отдыхать. Запланируйте себе пятиминутный перерыв в конце каждого часа работы. На что его потратить, выбирайте сами. Важно, чтобы то, чем вы занимаетесь во время отдыха, заряжало вас энергией. Чем можно заняться:

  • послушать музыку;
  • поболтать с коллегами;
  • отдохнуть с закрытыми глазами;
  • освежиться в душе;
  • выйти на улицу подышать свежим воздухом;
  • сделать дыхательную гимнастику;
  • размяться.

Вариантов очень много, вы легко подберете свой. Перерывы помогут больше успевать и меньше уставать, поэтому даже в конце рабочего дня вы останетесь полны сил.

Если в течение дня вы чувствуете, как падает концентрация внимания, а работы впереди много, прервитесь на 10–15 минут и выполните короткую тренировку. Физические упражнения приводят тело и разум в тонус, поэтому разминка подарит вам дополнительный заряд энергии и бодрости.

Доверьтесь технологиям

Облегчить рутинные дела помогут современные технологии. Ваш смартфон – это кладезь полезных приложений, которые существенно облегчают жизнь. Какие функции облегчат жизнь и помогут успевать делать больше:

  • планировщик задач;
  • приложения для концентрации на задаче;
  • оповещения;
  • заметки.

Вы можете даже установить специальное приложение для контроля питания, питья и физической активности. Оно напомнит вам, когда пора выпить стакан воды, а когда – размяться или пообедать.

В целом будильники и напоминания – очень полезный инструмент для личной продуктивности.

Дополнительные усилия не всегда нужны

Один мой школьный лучший друг тратил на учёбу меньше времени, чем я, а оценки у него были лучше. В чём секрет? Когда учитель просил его что‑то сделать, он делал именно то, о чём его просили, и не более того. Я же шёл дальше: читал больше, чем задавали; искал больше информации, чем требовалось.

Я так старался перевыполнить программу, что на саму программу сил не оставалось. Одно дело — прилагать дополнительные усилия в крайне важных делах (например, после хирургической операции проделать лишнюю процедуру, чтобы не внести в рану инфекцию). И совсем другое — добавлять ненужные, искусственные штрихи.

Я вывел для себя правило: если вас просят сделать x, то это недостаточно веская причина, чтобы делать y. Скажем, если вас попросили составить презентацию, то это недостаточно веская причина для того, чтобы создавать ещё и слайды с видео, забавной графикой и тоннами информации.

Как часто вам приходилось смотреть презентации с чересчур большим количеством слайдов или слишком большим количеством слов на каждом слайде? А может, в ней вообще слишком много всего? Вы и правда хотите, чтобы кто‑то оказался на вашем месте?

Более разумный подход демонстрирует маленький, но ключевой момент при радикальной смене курса компании IBM. Лу Герстнер, только что вступивший на пост СЕО, предложил топ‑менеджеру Нику Донофрио выступить на общем совещании.

Герстнер вспоминает: «В то время стандартный формат любого важного совещания в IBM подразумевал презентацию с использованием высокотехнологичных проекторов и графики. Ник как раз перешёл ко второму слайду, когда я подошёл и выключил проектор, постаравшись сделать это как можно вежливее в такой ситуации. После продолжительной неловкой паузы я сказал: „Давайте просто поговорим о ваших делах“».

Предполагается, что смысл большинства презентаций как раз и заключается в том, чтобы просто «поговорить о делах». Словом, когда в следующий раз вам придётся писать отчёт, готовить презентацию или придумывать маркетинговый трюк, гоните прочь искушение вставить ненужные дополнения.

Необходимость прилагать дополнительные усилия, помимо тех, что требуются для выполнения основной задачи, возникает крайне редко. Лучше провести только обязательную программу, чем не сделать вообще ничего.

Избавься от лишних пожирателей времени

Когда катастрофически не хватает времени, то это самый важный пункт. Есть много вещей, которые пожирают твое время зря. Это социальные сети, сериалы, интернет, лень и бесцельное времяпровождение. Хватит уделять им так много времени. Не проверяй почту и социальные сети каждые 5 минут. Если ты сократишь до минимума информационный шум, то у тебя появится больше свободного времени на 20 – 100 %.

Используй однозадачность

Полководец Гай Юлий Цезарь мог делать много дел одновременно, но погиб от предательства близкого окружения. Многозадачность не позволяет делать дела быстрее, как думают многие. Делай одну работу и задачу в один момент времени. Так ты лучше и быстрее выполнишь дело, чтобы скорее приступить к следующему. Однозадачность сокращает время на работу на 10 – 20 %.

Как успевать больше: 7 элементарных способов

Если вы стремитесь к первому варианту, то вам могут пригодиться ритуалы – постоянные действия, которые нужно повторять изо дня в день. Это также можно назвать «настройкой на день». Мы просыпаемся на один час раньше, чем все близкие, и наслаждаемся тишиной наедине с собой. Не торопясь, принимаем душ, делаем зарядку (для любителей прогулок это могут быть упражнения на улице), читаем новую главу книги, проверяем план на день и, наконец, с удовольствием съедаем вкусный завтрак в тишине.

Как успевать всё

Чтобы успевать больше в жизни, вы должны сначала точно определить свои цели и желания. Спланировать рабочий день намного проще, чем спланировать жизнь. Чтобы знать, на что и как лучше потратить силы, составьте свой жизненный план. В нем ответьте себе на такие вопросы:

  • Чего я хочу добиться в профессиональной деятельности?
  • Что для меня значит самореализация?
  • Как я хочу проводить свободное время?
  • Как я хочу отдыхать?
  • Что я хочу улучшить в отношениях?
  • Что я хочу изменить в себе?
  • Какие навыки и знания мне нужны?

Список можно продолжить, вопросы должны охватить все сферы вашей жизни. Ответьте себе на них честно и подумайте, как вы можете добиться желаемого.

Сформулировав цели, распишите шаги для их достижения, а затем впишите в свой ежедневный распорядок дня хотя бы по одному шагу для разных целей. Это позволит вам всегда держать цель в фокусе внимания, и вы сможете ежедневно успевать больше.

Если вам еще кажется, что вы не успеваете сделать всё, а жизнь идет не по вашему сценарию, как бы вы ни старались, обратите внимание на курс «Программирование реальности». На курсе вы узнаете, как запрограммировать реальность на то, чтобы ваша жизнь стала мечтой, а мечта – явью. Благодаря этой технике вы раскроете свой безграничный потенциал и построите свою идеальную жизнь.

Метод бенджамина франклина

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Как быть Леди:  Психодрама. Что и как? //Психологическая газета

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.

В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.

Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

  • генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
  • долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
  • краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
  • планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Метод глеба архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

  • «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
  • «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
  • «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Метод стивена кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

  1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
  2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
  3. Быть проактивным.
  4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
  5. Начинать, представляя конечную цель.
  6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
  7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

  1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
  2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
  3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
  4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Метод тима феррисса

Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

  1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
  2. Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать.

Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Метод франческо чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.

На вашем рабочем месте должен царить идеальный порядок, чтобы глазу не за что было зацепиться. Наличие лишних вещей на столе рассеивает внимание. Фотографии в рамке, статуэтки, яркая канцелярия и прочие декоративные элементы, может, и делают рабочее место уютнее, но оттягивают на себя значительную часть вашего внимания, поэтому вы чаще отвлекаетесь и работаете медленнее.

Позаботьтесь о том, чтобы на рабочем столе компьютера не было лишних ярлыков и отвлекающих элементов. Рассортируйте рабочие файлы, как вам удобно.

Не забудьте про смартфон: неожиданные оповещения способны сбить с мысли кого угодно. Лучше отключить звук, если вам нужно оставаться сосредоточенным, или хотя бы на время заблокировать уведомления от сторонних приложений.

Начните планировать с вечера

Кому подойдёт: людям, которые привыкли жить одним днём.

Вы король утренней импровизации? Экстренные сборы и планирование задач на день по дороге в метро ещё ни разу вас не подводили? Значит, беспокоиться, в общем‑то, не о чем. Однако, если досадные проколы всё же случаются, научитесь готовиться к новому дню с вечера.

  • Заранее продумайте, что наденете с утра. Достаньте вещи, подберите аксессуары и обувь, чтобы не тратить драгоценные утренние минуты на поиск чистых носков.
  • Сложите сумку. Не забудьте про обед и форму на вечернюю тренировку. Поставьте нужные гаджеты на зарядку. Проконтролируйте, чтобы все члены семьи тоже были собраны.
  • Составьте список задач на день. Не стоит вдаваться в детали. Напишите в общих чертах, что вы хотите успеть, например «составить отчёт», «созвониться с партнёрами», «купить подарок на юбилей тёщи». Такой план можно легко скорректировать с утра.
  • Продумывайте дела, которыми займётесь на выходных и в пятницу вечером. Даже если вы решите провести расслабленный домашний уик‑энд, это нужно запланировать. Так предварительное планирование постепенно войдёт в привычку.

Обозначьте сроки для личных дел

Кому подойдёт: тем, кто не может жить без жёстких дедлайнов.

На работе вы необычайно эффективны, а вот личные дела складываются не так удачно? Так часто бывает, когда одна из сфер жизни, чаще всего профессиональная, начинает доминировать. Вы устаёте и упускаете из виду дела, которые не требуют максимальной концентрации и вовлечения в данную минуту.

  • Составьте список долгосрочных целей, которых станут мотивацией в ближайшее время. Это может быть ремонт в квартире или обучение.
  • Для каждой из целей распишите детальный план реализации с чёткими сроками. Тот же ремонт, как правило, не случается стихийно. Встречи с дизайнерами, утверждение макетов, покупка стройматериалов — все этапы можно обводить в календаре красным кружком.
  • Хвалите и поощряйте себя всякий раз, когда удалось уложиться в сроки. А если что‑то не получается, не драматизируйте и давайте себе отдохнуть. Важно сильно не отклоняться от графика и двигаться поэтапно.

Овладейте техникой маленьких шагов

Кому подойдёт: рассеянным мечтателям.

Если вам тяжело сосредоточиться на глобальной задаче, разбейте её на несколько составляющих. «Сделать проект» — звучит слишком фундаментально и сложно. «Собрать данные», «выбрать подрядчика», «подготовить бумаги», «определиться с дизайном» — уже намного проще.

Как быть Леди:  Быков о графомании - Будь собой. Остальные роли уже заняты — LiveJournal

Ориентируйся на закон парето

20 % дел дает 80 % результата, а 80 % дел только 20 %. Анализируй эффективность своих дел, чтобы избавиться от лишней суеты. Концентрируйся на том, что действительно принесет пользу, а не трать силы на маловажные дела.

Отводи ограниченное время на каждое дело

Можно целый день делать одно дело, постоянно совершенствуя его, отвлекаясь на другие вещи и оттачивая до совершенства. Хватит страдать перфекционизмом. Установи четкие сроки, когда дело будет выполнено, а затем сделай ровно в срок. Это ограничит траты и позволить сэкономить 15 – 20 % времени.

Отложите дела на завтра (да!)

Кому подойдёт: любителям планировать на год вперёд.

Люди, привыкшие мыслить глобально и планировать свою жизнь до пенсии, нередко сталкиваются с разочарованием. Ведь учесть все обстоятельства, которые могут помешать выполнению стратегических целей, просто невозможно. Сегодня вы планируете съездить в долгожданное путешествие, а завтра внезапно наступает мировой локдаун.

  • Составляйте закрытые списки дел на день. Все новые задачи, которые не требуют моментального решения, должны автоматически уходить на следующий день.
  • Выполняйте дела из списка в том порядке, в котором захотите. Он закрытый, поэтому вам так или иначе придётся сделать их все.
  • Выполняйте задачи эффективно, но без фанатизма. Если у вас случился завал — уберите его с глаз долой. Любая накопившаяся работа вызывает раздражение и желание немедленно с ней разобраться. Ваша задача — фокусироваться на сегодняшнем дне.

Переосмыслите чувство времени

Кому подойдёт: людям, которые вечно опаздывают.

Пунктуальность, возможно, самый противоречивый пункт в вашем резюме. Вам и хотелось бы приходить вовремя, но обстоятельства почему‑то всегда складываются против: не услышал будильник, застрял в лифте, попал в пробку. Иногда хронические опоздания — это признак психологических проблем, и разбираться с ними нужно вместе со специалистом.

  • Откажитесь от привычки ставить несколько будильников. Заставляйте себя вставать по первому звонку, как бы ни было трудно. Пресловутые «5 минуточек» в полусонном состоянии невероятно расслабляют, и вы начинаете переоценивать оставшееся время до выхода из дома.
  • Посчитайте, сколько минут у вас занимают утренние ритуалы: душ, завтрак, сборы. На первых порах полезно пользоваться таймером. Так вы не замечтаетесь за чашкой кофе и не пропустите момент, когда пора выходить.
  • Для встреч в течение дня используйте напоминания в смартфоне. Приучите себя ставить сразу несколько звонков в тот же момент, когда договорились с друзьями или, например, записались к стоматологу.

Планируйте

Планы, записанные на бумаге, отлично мотивируют. Момент, когда вы вычеркиваете из списка выполненный пункт, воспринимается как небольшая победа. Соответственно, настроение улучшается, появляется воодушевление, вы работаете еще продуктивнее.

Кроме того, четкое планирование дел позволяет успевать больше за меньшее время. Вам не приходится судорожно перебирать в памяти все запланированные дела и вспоминать, не забыли ли вы что-то. Списки и планы – это рабочие инструменты успешных людей. Возьмите себе в привычку начинать день с составления планов и следовать им.

Позаботьтесь о комфортном рабочем месте

Вас ничто не должно отвлекать. Убедитесь, что помещение достаточно нагрето, достаточно проветрено, а на рабочем столе нет пыли. Такие мелочи, как почти незаметный сквозняк или мерцающая лампа на потолке, способны сильно снизить продуктивность, в то время как вы можете даже не подозревать, что это является источником раздражения.

С массовым переводом работников на удаленную работу очень остро встал вопрос личной продуктивности, потому что в домашней обстановке многое отвлекает. Тем, кто работает дома, а не в офисе, нужно четко разграничить зону отдыха и работы. Если вы работаете в спальне, лежа на кровати, ваша продуктивность сильно падает.

Попробуйте сочетать дела

Вы сможете успевать сделать больше, если будете выполнять несколько дел одновременно. Однако к этому вопросу нужно подойти серьезно и выбирать только те занятия, которые между собой сочетаются, иначе ваша продуктивность может пострадать.

Допустим, в вашем распорядке дня указаны такие дела:

  • отвезти ребенка в садик или школу;
  • работа;
  • изучение иностранного языка;
  • приготовление ужина;
  • саморазвитие;
  • занятие творчеством;
  • общение с семьей.

Можно поступить следующим образом. Пока вы едете с ребенком в школу, попробуйте вместе с ним выучить несколько новых иностранных слов. Можно это сделать в игровой форме, если ребенок маленький. Так вы принесете пользу и себе, и ему, а заодно укрепите отношения и больше времени будете общаться с ребенком перед началом рабочего дня.

В то время, пока вы готовите ужин, просмотрите обучающий видеоурок или прослушайте интересную вам лекцию. Книги по саморазвитию можно слушать в аудиоформате и сочетать с домашней работой. В Духовной Экономике есть такие слова: ««Мудрость начинается с твоего решения познать ее, поэтому используй всё, что имеешь, чтобы обрести мудрость» (WBTC, Притч. 4:7). Это как раз о том, что желающий стать мудрее всегда найдет способ получить нужные ему знания.

Если вы хотите усваивать новую информацию быстрее, обратите внимание на курс «Как учиться в 2 раза быстрее».

Занятия творчеством можно совместить с вечером в кругу семьи. Для этого предложите родным к вам присоединиться, расскажите о своем творческом хобби и научите их, если в этом есть необходимость. Совместные занятия творчеством отлично сближают.

Поставь четкие жизненные цели

Если не знаешь куда двигаешься, то невозможно туда попасть. Определи то, что ты хочешь в жизни, о чем мечтаешь и к чему стремишься. Ясность целей поможет сконцентрироваться на важном. Понимание своих задач поможет игнорировать второстепенные и лишние дела.

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

Работай по технике «помидора»

Установи приложение или используй обычный таймер. Работай эффективно и не отвлекаясь 30 — 45 минут. После отдыхай 5-15 минут. Такие промежутки работоспособности и отдыха позволят быть максимально продуктивным. С помощью такой техники можно поднять свою продуктивность на 30 – 50 %.

Разбивайте задачи

Каждый день начинайте с анализа предстоящей работы. Самое сложное и объемное делайте в первой половине дня. В Духовной Экономике есть такие слова: «Утром каждый собирал, сколько ему было нужно, а когда пригревало солнце, оно таяло» (WBTC, Исх. 16:21).

Составляй правильный порядок дел

Делай самые важные дела в первую очередь. Расстановка приоритетов позволит быстрее решить все кардинально значимые дела, игнорировав менее значительные.

Уделяйте задаче хотя бы 5 минут

Кому подойдёт: уставшим прокрастинаторам.

Вы устали и хотите лежать под пледом, а надо как‑то продолжать жить эту жизнь? Не пугайтесь. Все проходят подобные периоды. Если у вас нет возможности взять перерыв и полностью отдаться искусству ничегонеделания, попробуйте принцип «хотя бы 5 минут».

  • Составьте to‑do list. Впишите в него только самое важное. Вы не в том состоянии, чтобы тратить ресурсы на несрочные задачи.
  • 5 минут — условное время. Определите сами, сколько вы готовы потратить на конкретный таск из списка. Допустим, для работы вам нужно подтянуть английский, но ни сил, ни желания на это нет. Полчаса, проведённые в интерактивных обучающих приложениях вместо бесцельного залипания в соцсетях, приблизят вас к цели.
  • Заставляйте себя заниматься регулярно. Постепенно практика уделять конкретным задачам хотя бы 5 минут в день войдёт в привычку и вам будет намного проще справиться с прокрастинацией.

Установите таск‑менеджер

Кому подойдёт: фанатам гаджетов и приложений.

Многие до сих пор записывают свои планы в ежедневник. Если же вы окончательно распрощались с письменными принадлежностями и не носите с собой ничего тяжелее смартфона, начните вести заметки в мобильных планировщиках, например Things, Todoist, Wunderlist, Trello или OmniFocus.

  • Выберите приложение с удобным и понятным вам интерфейсом. Он должен нравиться примерно как тетрадка с Человеком‑пауком в пятом классе. Если вам будет приятно заходить в таск‑менеджер, то и задачи начнут решаться быстро.
  • Вносите всё, что нужно сделать за день: от офисных дел до списка покупок и календаря дней рождений. Кроме ежедневного планирования фиксируйте задачи на недели или месяцы, чтобы постепенно их корректировать.
  • Не выключайте уведомления. Современный планировщик может напомнить о вещах, которые вы давно запланировали, но не успеваете сделать.

Планируйте встречи с друзьями, прогулки с семьёй, митапы и совещания, ведь теперь доставка из Яндекс.Маркета приедет именно тогда, когда нужно вам. Доставку 17 миллионов товаров — от смартфонов до детских игрушек — можно заказать к определённому часу. Покупайте как обычно — маркетплейс сам предложит вам выбрать день и время. Для тех, кто точно не знает, как сложится его день, доступна доставка по клику. Товар заранее приезжает в Яндекс.Лавку или пункт выдачи заказов неподалёку от вас, а вы вызываете курьера, когда вам удобно. Посылку привезут в течение 20–30 минут после вызова.

Попробовать доставку

Чек‑лист по планированию, который подойдёт всем

  1. Записывайте дела. Не важно куда. Карточки, ежедневник, мобильное приложение, крестик на руке. Мысль, облечённая в форму, не забудется и не потеряется.
  2. Выработайте удобный для себя способ оценки эффективности. В конце дня, недели, месяца сверяйте внутренний компас — всё ли удалось успеть. Если вы будете видеть, что справляетесь с поставленными задачами, значит ваш метод планирования работает.
  3. Формулируйте цели чётко. «Стать успешным на работе» — это направление, «Записаться на курс повышения квалификации в начале сентября» — цель.
  4. Делегируйте. Когда вы замыкаете все задачи на себе, тяжело придерживаться выбранной стратегии планирования. Внезапная работа может прилетать и дома, и в офисе. Старайтесь перепоручать дела, чтобы прийти к результату, а не приползти.
  5. Будьте аккуратны. Наведите порядок на рабочем месте, в шкафу, в почте и кошельке. Хаос и неразбериха вряд ли поспособствуют экономии времени и быстрым решениям.
  6. Отдыхайте от любого планирования. Хотя бы иногда стоит отпускать контроль и позволить жизни идти своим чередом. Передышки помогают перезагрузиться и наметить новые цели.

Читайте художественную литературу

Мозгу нужно переключаться на другие задачи, а чтение художественной литературы – один из самых полезных способов разгрузки. Так вы не просто отвлечетесь, но и хорошо проведете время, следя за хитросплетениями сюжета.

Кроме того, чтение помогает бороться со стрессом и освобождает память от рутинных задач. Если вы долго не можете решить какой-то рабочий вопрос, проведите полчаса за чтением. Вот увидите, после этого решение само к вам придет, а всё потому, что вы разгрузили ум.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

Оцените статью
Ты Леди!
Добавить комментарий