РАЗДЕЛ 5 ЭТИКА И ПСИХОЛОГИЯ ДЕГОВОГО ОБЩЕНИЯ / Делопроизводство для секретаря

В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т. п.

Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.

Взаимоотношения секретарь-руководитель – это один из важнейших и наиболее частых деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Секретарь является первым помощником руководителя, он оказывает помощь в своевременном выполнении намеченных на тот или иной период мероприятий, выполняет вспомогательно-технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулирует телефонные звонки и потоки посетителей, по просьбе руководителя подает ему и его гостям чай или кофе.

Специалисты для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем рекомендуют обладать следующими качествами:[7]

1. Секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ.

2. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

3. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

4. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Для помощи руководителю секретарь не может довольствоваться сугубо служебной, деловой информацией о своем шефе. Для выполнения задач, которые ставит перед ней профессия, требуется изучение, знание его личности, циклов его настроений, подъема и спада энергии, рабочие и иные привычки. В своем понимании его характера и его дел секретарь может преуспеть настолько, что оказывается способным предвосхищать многое из того, что ему еще только будет поручено.

Помните!

Никогда не критикуйте шефа на людях и не обсуждайте его с сотрудниками.

Для успеха в работе важно уметь держать определенную дистанцию в отношениях с руководителем.

С первых рабочих дней выберите правильную манеру общения с руководителем. Обращение на «вы» и по имени-отчеству поможет вам держать дистанцию и в критической ситуации достойно выйти из положения.

Психологи выделяют несколько видов руководителей и стилей их руководства, то есть способов и методов воздействия на подчиненных. Для выработки тактики и стратегии взаимодействия с руководителем секретарь должен быть знаком с ними.

Авторитарный стиль. Для него характерно жесткое единоличное принятие руководителем всех решений («минимум демократии»), жесткий постоянный контроль за выполнением решений с угрозой наказания («максимум контроля»), отсутствие интереса к работнику как к личности. За счет постоянного контроля этот стиль управления обеспечивает вполне приемлемые результаты работы, если оценивать их непсихологическими критериями – прибыль, производительность и т. д. Но в этом стиле руководства недостатков больше, чем достоинств. К ним относится большая вероятность ошибочных решений, подавление инициативы и творчества подчиненных, замедление нововведений, застой, пассивность сотрудников, неудовлетворенность людей своей работой, своим положением в коллективе, неблагоприятный психологический климат («подхалимы», «козлы отпуения», интриги). Все это обусловливает повышенную психологически-стрессовую нагрузку, вредно для психического и физического здоровья. Подобный стиль управления целесообразен и оправдан лишь в критических ситуациях (аварии, боевые военные действия и т. п.).

Демократический (или коллегиальный) стиль управления основывается на обсуждении проблемы, учете мнений и инициатив сотрудников («максимум демократии»). Выполнение принятых решений контролируется и руководителем, и самими сотрудниками («максимум контроля»). Руководитель проявляет интерес и доброжелательное внимание к личности каждого сотрудника, учету его интересов, потребностей, особенностей. Демократический стиль является наиболее эффективным, так как он обеспечивает большую вероятность правильных взвешенных решений, высокие производственные результаты труда, проявление сотрудниками инициативы, активности, удовлетворенность людей своей работой, благоприятный психологический климат и сплоченность коллектива. Однако реализация демократического стиля возможна при высоких интеллектуальных, организаторских и психологически-коммуникативных способностях руководителя.

Либеральный (или анархический, или попустительский) стиль руководства характеризуется, с одной стороны, «максимумом демократии» (все могут высказывать свои позиции, но реального учета, согласования позиций не проводится), а с другой – «минимумом контроля» (даже принятые решения не выполняются, нет контроля за их реализацией, все пушено на «самотек»). Вследствие этого результативность труда обычно низкая. Люди не удовлетворены своей работой и руководителем. Психологический климат в коллективе неблагоприятный – нет никакого сотрудничества, нет стимула добросовестно трудиться, направления в работе складываются согласно интересам отдельных лидеров подгруппы. Возможны скрытые и явные конфликты. Идет расслоение на конфликтующие подгруппы. При таком стиле управления есть опасность, что руководитель вовсе устраняется от дел, передавая их в руки «выдвиженцев», которые от его имени управляют коллективом, применяя при этом все более и более авторитарные методы. Сам он при этом лишь делает вид, что власть находится в его руках, а на деле все больше и больше становится зависимым от своих добровольных помощников.

Непоследовательный (алогичный) стиль управления проявляется в непредсказуемом переходе руководителя от одного стиля к другому (то авторитарный, то попустительский, то демократический, то вновь авторитарный и т. п.). Такая непоследовательность руководства обусловливает крайне низкие результаты работы, рост конфликтов и проблем. Возможно несовпадение формы и содержания действий руководителя. Например, внешне используется форма демократического стиля управления (демонстрация внешнего расположения, вежливости к подчиненным, обсуждение проблем), но в действительности имеет место осуществление руководителем только единоличных решений (маскировка авторитарного руководителя под «демократического»).

На практике чаще встречаются смешанные типы руководителя, поэтому методы «борьбы» с руководителем надо использовать в зависимости от ситуации.

Д. Кэйрси была предложена классификация, в основу которой положены психологические качества руководителей. Выделенным в ней типам он присвоил имена героев древнегреческого эпоса.

«Этиметей» (брат Прометея, отличавшийся недалеким умом) пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска.

«Дионис» гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности. В то же время не способен выполнять рутинную работу, подчиняться регламентам, составлять и последовательно реализовывать планы.

«Прометей» стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми.

«Аполлон» предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен.

Типология руководителей по их отношению к окружающим дал М. Эйхбергер.

Деспот. Авторитарен, постоянно компрометирует своих подчиненных в глазах окружающих, причиной чего могут быть одиночество, неуверенность в себе или излишняя требовательность. С таким руководителем нельзя спорить без «железных» аргументов. Лучше ему подыгрывать, на словах подчеркивая его значимость, но делать по-своему или, не показывая обиды, уйти.

Патриарх. Профессионал, твердо уверен в том, что только он один знает все, и поэтому от подчиненных ожидает беспрекословного повиновения. Свои идеи ему нужно представлять как разумное развитие его мыслей, как можно чаще просить его помощи и совета. Привлечь внимание можно активностью и более высоким профессионализмом, чем того требует работа.

Несмотря на авторитарность, патриарх пользуется признанием и даже любовью в коллективе, поскольку знает проблемы сотрудников и помогает их решить.

Борец-одиночка. Отгораживается от окружающих секретаршей и непроходимыми дверями, неохотно делится информацией, даже нужной для дела, избегает контактов. Не любит длинных разговоров, особенно по поводу мелочей (поэтому деловые предложения лучше представлять в письменном виде), обсуждения своих решений и критики в собственный адрес. Его внимание можно привлечь усердной работой, просьбой оценить ее результаты и спокойным отношением к успеху.

Железная леди. Холодна, авторитарна, самоуверенна, чувствует свою силу, отвергает обсуждение проблем как неэффективный способ их решения. Не допускает неподчинения, не скупится на наказания недобросовестных работников. Привлечь внимание можно, показав наглядно свои деловые и профессиональные успехи, честолюбие, решительность, уверенность.

Старшая сестра. Практикует «женский стиль» руководства, дискуссии и коллективное творчество, ценит у сотрудников наличие командного духа, оказывает им покровительство и помощь, ожидая в ответ эффективной работы. Как сильная личность предпочитает таких же коллег, не терпит лени, интриг, перекладывания ответственности на других. Таким образом придает значение как деловой, так и социальной компетентности. Привлечь внимание можно новыми идеями и предложениями, рассказом о своем опыте.

Дилетант. Занимает место благодаря не знаниям и опыту, а связям. Его слабость как руководителя может вызвать появление неформального лидера, легко завоевывающего влияние, для подавления которого будут использованы любые возможности. Жаловаться на него бессмысленно, ибо его поддерживают наверху, а привлекать его внимание бесполезно, так как он ни в чем не разбирается.

С первого дня вашей работы в офисе установите контакт не только с руководителем, но и с сотрудниками.

После того как шеф представил вас, знакомьтесь с сотрудниками, запишите или запомните их имена-отчества. Имя человека – для него самое важное слово на свете!

Постарайтесь выяснить «кто есть кто», чтобы невольно не попасть в немилость к тому, кто имеет большое влияние на вашего начальника, хотя, может быть, и не занимает высокий пост.

Секретарь – стержневое звено «команды». У нее устанавливаются и в дальнейшем поддерживаются контакты не только с ближайшим окружением, но и с большинством служащих. Поэтому она должна служить образцом, эталоном хороших манер, а хорошие манеры служат залогом слаженной «командной игры» всего персонала офиса.

Вежливым и внимательным следует быть со всеми сотрудниками, даже теми, кто сегодня в немилости. Именно секретарю приходится сообщать сотрудникам «волеизъявление» начальника, далеко не всегда приятное. В таких ситуациях нужно быть деликатным и сохранять нейтральную позицию, доводя до сотрудников негативную информацию. Вам помогут фразы: «Мне очень жаль, но….», «К сожалению, я должна вам сообщить…»

В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, от искусства ведения деловой беседы.

Иногда возмущенный или обиженный сотрудник выплескивает весь негатив не на руководителя, а на секретаря, настаивает наличном разговоре с начальником, и немедленно. Нужно быть к этому готовым и уметь сказать «нет», но вполне корректно: «К сожалению, сейчас трудно что-либо изменить…», «Возможно, в чем-то вы правы, но…», «Очень жаль, но время упущено…».

Если коллеги по работе приходят к вам за советом по личным вопросам, значит, у вас очень хорошие отношения с ними, более того, они ценят ваше мнение и доверяют вам. Когда вам говорят о своих бедах, имейте терпение и выслушивайте коллег до конца, даже если проблема вам кажется нелепой и смешной. Ведь для того, кто к вам пришел с ней, она очень важна.

Правила деловых отношений с сослуживцами

• искренне интересуйтесь другими людьми;

• если Вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;

• указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

• говорите о том, что интересует Ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать;

• внушайте Вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

• сначала говорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев;

• добивайтесь того, чтобы люди были готовы сделать то, что Вы предложите;

• научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво, но в то же время так, чтобы было понятно – Вы оказываете им любезность

• будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязанностей и обещаниях сослуживцев.

Психологи выделяют несколько психологических типов поведения людей. Рассмотрим некоторые из них.

Рассказчик. Ему непременно нужно сообщить Вам все мельчайшие подробности того, что произошло с ним накануне. Можно просто усесться поудобнее и насладиться повествованием «рассказчика». Проявляйте сочувствие, поддержку, не осуждайте его, однако не теряйте бдительности. Ведь в беседе с другими «рассказчик» может изложить какие-то личные или служебные подробности из Вашей жизни.

Ударник. Работает «как проклятый». Отнеситесь к этому сочувственно и выразите восхищение их преданностью делу. Только не пытайтесь доискаться причин такого одностороннего взгляда на жизнь, ибо для тех, кто страшится общения с людьми и свободного времени, труд представляет собой скрытую форму защиты.

Любитель решать все с ходу. Человек этой категории, в противоположность «ломаке», должен непременно принять решение к концу встречи. Если Вы намерены и дальше иметь с ним дело, а от окончательного решения сейчас хотели бы уклониться, сделайте какой-то конкретный шаг, например, скажите: «Я позвоню в понедельник». Чтобы закрыть вопрос так или иначе. Ваш партнер может вынудить Вас ответить «да» или «нет», просто чтобы покончить с данной темой. Пусть прозвучит и то, что Вы смотрите на дело иначе: «Давайте все-таки не будем ставить сейчас последнюю точку, отложим это еще на пару дней (недель)».

Разведчик. Это тот, кто, прикрываясь вниманием и заботой о Вас, выуживает какие-то сведения, а сам ничего взамен не сообщает, а если и выдает какую-то информацию, она часто оказывается ложной или к делу не относящейся. Факты и мнения, которыми Вы делились, «разведчик» способен использовать против Вас как в Вашей организации, так и в конкурирующей. Остерегайтесь каждого, кто задает слишком много вопросов. В этом случае целесообразно просто сменить тему разговора.

Наставник. В противоположность «разведчику», «наставник» действительно заботится об успехах ближнего, часто даже в ущерб себе. Если Вам удастся распознать и приветить подобного человека в какой-либо деловой ситуации. Вы можете извлечь большую пользу для себя, потому что «наставник» сведет Вас с другими людьми, которые также сумеют помочь Вам в данной ситуации. Как же опознать «наставника»? Первый признак – слова «а вот я Вас научу» или «я Вам подскажу», или то, что человек использует ради Вас свои связи, приговаривая что-то вроде: «Давайте-ка я Вас отведу к такому-то».

Ломака. Таким людям, прежде чем принять какое-либо решение, нужно, чтобы их долго обхаживали. При первой встрече ни в коем случае не требуйте от них ответа «да» или «нет» на конкретное предложение. С такими людьми лучше встретиться несколько раз, чтобы между встречами проходило некоторое время, нежели пытаться вытянуть ответ сразу.

Хвастун. Вам придется терпеливо выслушивать рассказы обо всех победах и достижениях «хвастуна» на личном фронте и профессиональном поприще. Лучше всего дать «хвастуну» нахвастаться вволю. А когда он иссякнет, перейдите к делу, которым предстоит заниматься. Чтобы поднять заниженную самооценку «хвастуна», расточайте ему похвалы на протяжении всей встречи, но не слишком нарочито.

Везунчик. Это человек, который уже достиг чего-то такого, чего пока не удалось другому участнику (или участнице) встречи и теперь испытывает потребность всем поведать эту историю, не спрашивая, хотят ли они это слушать или нет. Люди, пересказывающие историю своего взлета, хотят во что бы то ни стало поделиться и научить других, поэтом) Вы должны спокойно слушать и. возможно, даже почерпнуть что-то полезное для себя.

Нытик. Независимо от того, как идут его дела, он всегда живет своими и чужими неприятностями. Если, общаясь с подобным субъектом, Вы будете выглядеть излишне бодрым и довольным, то это может привести его в настоящую ярость. Поэтому терпеливо слушайте и соглашайтесь, что в жизни порой приходится бороться. При этом вовсе не обязательно выглядеть столь же побитым и загнанным, как «нытик».

Доморощенный психолог. Этому надо непрерывно анализировать все, что Вы ни скажете или ни сделаете. Не подумайте, что это касается только Вас. Тем не менее такому человеку нужно подтверждение его домыслов. Поэтому подыграйте «доморощенному психолог)», сказав что-нибудь в таком духе: «До чего Вы проницательны!» или «Как тонко Вы смотрите на вещи! Да. Из Вас бы вышел настоящий психолог!»

Озабоченный. С ним надо быть особенно осторожным. Избегайте сказать ему что-нибудь такое, что он может превратно истолковать, как подтверждение своих фантазий. Старайтесь не употреблять каких бы то ни было выражений с сексуальным подтекстом, слов и фраз, связанных с половой сферой, и намеков на какие-то личные моменты. Иначе Ваш собеседник решит, что Вы одобряете его манеру поведения. Придя на встречу с Вами, он готов говорить на излюбленную тему. А Ваша обязанность – исключить ее из повестки дня.

Манипулятор. Внимательно следите за этим человеком. Ему надо во что бы то ни стало владеть ситуацией. Он способен навязать свою волю во всем, пытается манипулировать любой фразой, любой ситуацией. Сохраняйте спокойный и приветливый тон. Ведь Вы проникли в его немудреную тактику.

Знание основных причин манипулирования и понимание стратегической линии поведения «манипуляторов» позволяет не только распознавать их, но и предвидеть поступки, а следовательно, избежать участи их жертв.

Работа секретаря предполагает многочисленные контакты с людьми. Умение взаимодействовать с людьми различного социально-психологического уровня – важное качество профессионального секретаря.

Секретарь является первым человеком, с которым встречается посетитель. От того, какое впечатление у него сложится от беседы с секретарем, зависит его отношение к организации в целом, в частности, станет ли он корпоративным клиентом или нет. Поэтому профессиональный секретарь должен знать правила, приемы и секреты делового общения, должен уметь устанавливать контакты.

Чтобы иметь верное представление о человеке, нужно, во-первых, уметь наблюдать, во-вторых – по возможности исключать ошибки восприятия.

На восприятие значительно влияет состояние самого человека в момент общения с партнером. Раздражение, усталость и даже радостное возбуждение – плохие помощники. Расстроенный человек видит мир через «черные» очки, радостный – через «розовые». Оценка может быть необъективной также из-за пристрастного отношения к партнеру.

Восприятие внешнего вида и поведения человека также зависит от усвоенных в детстве и юности этических, эстетических и социокультурных норм и правил, представлений о том. «что такое хорошо и что такое плохо».

И наконец, восприятие другого человека зависит от нашего представления о себе. Например, неуверенный в себе начальник активное поведение подчиненного может воспринимать как проявление вызова, угрозу своему влиянию. Таким образом, восприятие другого человека в значительной степени зависит от установок, то есть от неосознаваемой предрасположенности воспринимать и оценивать качества других людей.

Психологи различают три типа установки па восприятие другого человека: позитивная, негативная и адекватная.

Существует ряд установок, в основе которых лежат типичные искажения представлений о другом человеке. К ним относится целый ряд эффектов, описанные Круглянской Л.Я. в «Настольной книге секретаря».[8] Приведу их для ознакомления.

Эффект «ореола» – доминирующее влияние общего впечатления о человеке на восприятие и оценку отдельных свойств его личности. Если в группе (или у начальника) сложилось мнение о человеке, что он хороший, то его плохой поступок расценивается как случайность. Точно так же и хороший поступок человека, которого считают плохим, оценивается как случайность. Этот эффект мешает адекватно воспринимать людей и создает условия, при которых способные и яркие индивидуальности совершенно не могут работать в группе с установкой, подобной эффекту «ореола», ибо хорошее не замечается, а плохое утрируется. Многочисленные факты доказывают, что данный эффект основан на заблуждениях. Так. Например, человека, добившегося больших успехов в какой-то одной области, окружающие считают способным на большее и в других областях. Хотя есть множество примеров, когда люди, блестяще делающие свое дело, во всем остальном оказываются беспомощными.

Эффект «неудачника» заключается в том. Что человека, потерпевшего неудачу, окружающие считают способным на меньшее и в других делах. Психологической основой этого эффекта является краткосрочное угнетающее действие неудачи. Поэтому деловые люди охотно говорят о своих успехах и скрывают неудачи, особенно плохое финансовое положение.

Эффект «последовательности» состоит в том, что при поступлении противоречивой информации, проверить которую невозможно, люди склонны отдавать предпочтение той, которая поступила первой, а при поступлении непротиворечивой информации они отдают предпочтение той, что поступила последней. Этот эффект проявляется и в том, что на суждение о человеке наибольшее влияние оказывают сведения, полученные о нем в первую очередь. Обычно тот, кто хочет навредить коллеге, узнав о нем что-то недостойное, сообщает об этом начальнику и его ближайшему окружению, даже не проверив информацию. Оправдываться и доказывать на таком психологически неблагоприятном фоне, что все было не так, значительно труднее и практически бесперспективно.

Эффект «авансирования» предполагает, что человеку приписывают несуществующие положительные качества, а, сталкиваясь с его поведением, неадекватным представлению, разочаровываются и огорчаются.

Эффект «проекции» основан на проецировании собственных свойств на других людей. Это приводит к ожиданию от человека поведения, соответствующего нашей модели. Приятному для нас собеседнику мы склонны приписывать достоинства, а неприятному – недостатки. Этот эффект очень часто встречается при неумении людей встать на точку зрения другого человека.

Опираясь на особенности восприятия человека человеком, секретарю необходимо:

1) развивать наблюдательность, обращать внимание на все особенности внешнего облика и психологического склада человека;

2) стремиться получить полную информацию о человеке, чтобы ничего не домысливать;

3) давать по возможности полную информацию о себе, пресекая этим все слухи;

4) говорить с партнером на его языке;

5) беседовать с сотрудниками и партнерами в удобном месте, в спокойной обстановке и в спокойном состоянии;

6) не поддаваться влиянию предварительной информации о партнере;

7) пояснять свои действия; говорить другим о своих ожиданиях, чтобы предотвратить разочарования и претензии;

8) не считать свое представление о нормах поведения единственно возможным;

9) делать для других не то, что Вы считаете нужным, а то, чего бы они хотели, чтобы Вы делали для них;

10) только тогда они будут воспринимать это положительно;

11) быть таким, каким хотите, чтобы Вас видели;

12) для того, чтобы оценка человека была объективной, старайтесь наблюдать, оценивать и делать выводы беспристрастно.

Виды конфликтов

Внутриличностный конфликт вызывается различными психологическими факторами внутреннего мира личности, часто кажущимися или являющимися несовместимыми: потребностями, интересами, желаниями, чувствами, ценностями, мотивами и т. п. В зависимости от того, какие внутренние стороны личности вступают в конфликт, выделяют следующие его формы: мотивационный, нравственный, нереализованного желания, ролевой, адаптационный, неадекватной самооценки.

Межличностный конфликт – наиболее распространенная форма конфликта в организациях, когда происходит столкновения за ограниченные ресурсы: материальные средства, вакантное место, рабочую силу, время использования оборудования или одобрение проекта. Каждый при этом считает, что в ресурсах нуждается именно он, а не кто-нибудь другой. Межличностный конфликт может также проявиться в столкновении различных типов темперамента и характера. Такие черты характера, как импульсивность, вспыльчивость, стремление доминировать, бесцеремонность в обращении и др., порождают напряженность в человеческих отношениях и в конечном счете могут привести к конфликтам. Например, два начальника, имеющие холерический темперамент, будут часто конфликтовать друг с другом. Также трудно согласовывают свои действия два лидера в одной организации.

Конфликт между личностью и группой возникает, когда член группы отступает от сложившихся в группе норм поведения и труда. Другой распространенный конфликт этого типа – между группой и руководителем. Наиболее остро такие конфликты протекают при неадекватности стиля руководства уровню зрелости коллектива, из-за несоответствия компетентности руководителя и специалистов, из-за неприятия нравственного облика и характера руководителя.

Существует и другая классификация конфликтов:

по горизонтали – между рядовыми сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга;

по вертикали – между людьми, находящимися в подчинении друг к другу;

смешанные – представлены и те, и другие участники.

Функции конфликта

Конфликт – это динамическое выражение каких-либо противоречий.

Те функции конфликта, которые реализуются сами собой независимо от воли, внимания участников конфликта, называются обязательные, облигатные функции. Факультативные функции могут быть выполнены лишь при определенных условиях, в числе которых желание субъекта и его умение воспользоваться открывающимися возможностями.

К облигатным относятся две противоположные взаимодополняющие функции:

1) деструктивная, состоящая в разрушении сложившихся структур, систем отношений, моральных и материальных ценностей, в непродуктивном расходовании ресурсов, отвлечении внимания от основных проблем на второстепенные, случайные вопросы, а также в ухудшении психологического климата;

2) конструктивная, способствующая мобилизации сил, дополнительных ресурсов, укреплению существующих структур либо открывающая дорогу новому, созидательному, обеспечивающая преодоление препятствий на пути прогресса, а также благоприятствующая сплочению коллектива, росту доверия в группе, повышению уровня компетентности конфликтантов.

В отличие от облигатных факультативные функции срабатывают лишь в том случае, если среди участников конфликта или причастных к нему лиц есть хоть кто-то готовый и способный распорядиться теми возможностями, которые несет в себе конфликт.

Такова информационная, или познавательная, функция, благодаря которой конфликт превращается в источник полезных сведений, поскольку в нем в обостренной и концентрированной форме проступают многие явления и свойства, ускользающие от наблюдения при спокойном ходе событий. Известно, что природные законы не постигаются, пока что-то их не нарушает. Конфликты, нарушавшие размеренные человеческие отношения разного уровня (от войн до мелких личных ссор), дали обильный материал для постижения природы и особенностей этих отношений.

В практическом приложении информационная функция распадается на сигнальную и диагностическую. Первая из них состоит в том, что любой случайный на первый взгляд конфликт, а тем более повторяющиеся сходные конфликты являются сигналами какого-то неблагополучия в системе, с которой так или иначе связаны конфликты. В этом отношении конфликт можно сравнить с симптомом болезни. Боль, жар или, скажем, сыпь неприятны сами по себе. Их легко можно подавить, воспользовавшись широко рекламируемыми средствами, но запустив при этом болезнь. Квалифицированный же врач не спешит бороться с симптомами, а использует их совокупность для распознавания болезни, которую и будет лечить. А боль и жар, не говоря уже о сыпи, проходят в этом случае сами, без назначения болеутоляющих и жаропонижающих средств, к которым приходится прибегать лишь в особых случаях.

Суть диагностической функции состоит в том, что в конфликтных обстоятельствах значительно ярче, нагляднее и достовернее проявляются свойства личности. В коротком конфликте о человеке можно узнать столько, сколько не удается за время долгого общения с ним в спокойной, «мирной» обстановке, особенно если он заинтересован произвести выигрышное впечатление.

Но еще больше возможностей данная функция открывает для самопознания и самоусовершенствования. Однако здесь следует помнить о коварной каузальной атрибуции, которая услужливо помогает уйти от любой самокритики, разделив с партнером ответственность за неудачи, собственные срывы, ошибки, а еще лучше – целиком возложив вину на него.

Диагностическая функция конфликта смыкается с другой факультативной функцией – учебно-воспитателъной.

В процессе обучения у человека накапливаются знания и на их основе формируются умения и навыки, которые составляют «технологический» (или «технический») поведенческий потенциал индивида. Ими он сможет пользоваться по своему усмотрению в тех или иных обстоятельствах.

В процессе воспитания складывается ценностно-мотивационное ядро личности: определяются приоритетные интересы, выстраивается шкала ценностей, избирательно усваивается система моральных принципов, к которой индивид внутренне приобщается (этот же процесс можно обозначить как присвоение принципов). Присоединяющийся как обязательная составная часть воспитания процесс самовоспитания приводит к формированию того или иного уровня притязаний, к появлению потребности и способности моральной самооценки, к развитию чувства собственного достоинства.

В некоторых случаях руководитель направляет всю свою активность в русло учебного процесса. Воспитание если и происходит, то лишь через общее нецеленаправленное влияние его авторитета при условии несформировавшихся собственных позиций у подчиненных.

Следующая факультативная функция конфликта – защитная. Она состоит в том, что человек, имеющий значительное внутреннее напряжение, получает возможность для его разрядки, вступая в конфликт. Это защита от стресса и его последствий.

Еще одна факультативная функция, заслуживающая внимания, – развлекательная. И не только потому, что конфликты лежат в основе сюжета подавляющего большинства произведений искусства. В реальной жизни они рассеивают скуку, обыденность, доставляют острые ощущения (для кого-то желаемые, а для кого-то не очень).

Причины конфликта

А.Я. Анцупов и А.И. Шипилов книге «Конфликтология» дают подробную характеристику причин конфликта.[9] Рассмотрим данную классификацию.

Организационно-управленческие причины конфликтов связаны с созданием и функционированием организаций, коллективов, групп.

Структурно-организационные причины. Несоответствие структуры организации решаемым задачам (ошибки допущены припроектировании структуры организации; задачи и деятельность организации непрерывно изменяются).

Фукционалъно-организационные причины. Не отлажены функциональные связи организации с внешней средой, между структурными элементами организации, между отдельными работниками.

Личностно-функциональные причины. Неполное соответствие работника по профессиональным, нравственным и другим качествам требованиям занимаемой должности.

Ситуативно-управленческие причины. Ошибки, допускаемые руководителями и подчиненными в процессе решения управленческих и других задач.

Социально-психологические причины конфликтов обусловлены непосредственным взаимодействием людей, включением их в социальные группы.

Потери и искажение информации в процессе межличностной и групповой коммуникации. Значительная часть информации содержится на уровне бессознательного и словами вообще не выражается; часть информации теряется из-за ограниченности словарного запаса конкретного человека; часть информации утаивается говорящим и т. п.

Несбалансированное ролевое взаимодействие людей. Партнер А считает себя старшим, а партнера Б – младшим; партнер Б в свою очередь старшим считает себя, а партнера А – младшим.

Разный подход к оценке одних и тех же сложных событий. Партнеры по взаимодействию нередко подходят к проблеме с разных сторон. Люди болезненно относятся к точкам зрения, которые отличаются от их собственной.

Выбор разных способов оценки результатов деятельности. Оценивая деятельность других, люди чаще ориентируются на идеал, норму, на тех, кто выполнил аналогичную работу отлично; свои же результаты работник обычно оценивает по сделанному, сравнивая их с началом деятельности, с теми, кто выполнил подобную работу хуже.

Внутригрупповой фаворитизм. Предпочтение членов своей группы представителям других социальных групп.

Конкурентный характер взаимодействия с другими людьми.

Ограниченная способность к децентрации, т. е. к изменению собственной позиции в результате сопоставления ее с позициями других людей.

Желание получить от окружающих больше, чем отдавать им.

Стремление к власти.

Личностные причины конфликтов. Вызваны индивидуально-психологическими особенностями участников взаимодействия.

Субъективная оценка поведения партнера как недопустимого. В процессе взаимодействия у человека существует определенный диапазон вариантов ожидаемого поведения со стороны партнера – желательное, допустимое, нежелательное, недопустимое; если поведение партнера оценивается как недопустимое, возникает конфликт. В конкретной ситуации человек должен понимать или чувствовать, какое поведение с его стороны партнер может посчитать недопустимым и учитывать это в начале взаимодействия.

Низкая конфликтоустойчивость. Человек не обладает достаточной психологической устойчивостью к отрицательному воздействию на психику стрессовых факторов социального взаимодействия.

Плохо развитая способность к эмпатии, т. е. пониманию эмоционального состояния другого человека, сопереживанию и сочувствованию.

Неадекватный уровень притязаний. Завышенная самооценка обычно вызывает негативную реакцию со стороны окружающих; следствием заниженной самооценки являются повышенная тревожность, неуверенность в своих силах, стремление избежать ответственности и т. д.

Некоторые психологические особенности характера личности. Агрессивность; некоммуникабельность; демонстративность, т. е. стремление быть в центре внимания; раздражительность; пренебрежение интересами окружающих и др.

Несмотря на специфику и многообразие, конфликты имеют в целом общие стадии протекания. Лавриненко В.Н. выделяет 5 стадий протекания конфликта:[10]

1) потенциальное формирование противоречивых интересов, ценностей, норм;

2) переход потенциального конфликта в реальный или стадию осознания участниками конфликта своих верно или ложно понятых интересов;

3) конфликтные действия;

4) снятие или разрешение конфликта;

5) послеконфликтную ситуацию, которая может быть функциональной (конструктивной) и дисфункциональной (разрушающей).

Каждый конфликт имеет четко выраженную структуру. В любом конфликте присутствует объект конфликтной ситуации, связанный либо с организационными и технологическими трудностями, особенностями оплаты труда, либо со спецификой деловых и личных отношений конфликтующих сторон.

Следующий элемент конфликта – цели, субъективные мотивы его участников, обусловленные их взглядами и убеждениями, материальными и духовными интересами.

Конфликт предполагает наличие оппонентов, конкретных лиц, являющихся его участниками.

И, наконец, в любом конфликте важно отличить непосредственный повод столкновения от подлинных его причин, зачастую скрываемых.

Урегулирование конфликта

Стратегия управления конфликтом описана Д.Г. Скотт и состоит из нескольких шагов:

1. Охлаждение эмоций. Важно дать участникам выговориться и направлять эмоциональную энергию в конструктивное русло для того, чтобы люди проговорили, чего им хотелось бы, и чего они стремятся избежать.

2. Выявление скрытых причин. Выход эмоций заканчивается постановкой вопроса: «Чего на самом деле хотят люди?» Выявление скрытых причин происходит на сознательном или интуитивном уровне.

3. Анализ (самоанализ). Каковы цели, желания и ожидания?

4. Преодоление непонимания. После положительного ответа на вопрос: «Есть ли непонимание?» для его преодоления необходимо включить использование техник, улучшающих общение.

5. Сотрудничество. Учет личностных особенностей участников. Сотрудничество – желание и способность обеих сторон выразить суть своих интересов.

6. Компромисс. Совместная разработка и реализация альтернатив.

7. Разделение зон ответственности. Примирение».

Конфликт может быть урегулирован и завершиться восстановлением контакта, сотрудничеством, примирением, – взаимным выигрышем. Для того чтобы это произошло, необходимы три основные предпосылки для восстановления отношений сотрудничества: время, желание, ресурсы. Осознание взаимозависимости, корректное общение и стремление сторон разрешить ситуацию поможет вывести переговоры из тупика.

Велика также роль посредника в урегулировании конфликта.

Стресс

Стресс – неспецифический ответ организма на любое предъявленное ему требование, представляющее собой напряжение организма, направленное на преодоление возникающих трудностей и приспособление к возросшим требованиям. Термин был введен в научный оборот Гансом Селье.

В динамике стрессового реагирования Г. Селье выделяет три фазы:

1) реакцию тревоги, проявляющуюся в срочной мобилизации защитных сил и ресурсов организма;

2) фазу сопротивления, позволяющую организму успешно справляться с вызвавшими стресс воздействиями;

3) фазу истощения, если слишком затянувшаяся и чересчур интенсивная борьба приводит к снижению адаптационных возможностей организма и его способности сопротивляться разнообразным заболеваниям.

Существует огромный перечень причин стрессов, но все из них можно отнести к определенным факторам, таким как организационные, организационно-личностые, организационно-производственные.

Мескон М. выделяет следующие организационные факторы, способные вызвать стресс:[11]

• перегрузка или слишком малая рабочая нагрузка;

• конфликт ролей (возникает, если работнику предъявляют противоречивые требования);

• неопределенность ролей (работник не уверен в том, что от него ожидают);

• неинтересная работа (обследование 2000 рабочих-мужчин 23-х профессий показало, что те, кто имеет более интересную работу, проявляют меньше беспокойства и менее подвержены физическим недомоганиям, чем занимающиеся неинтересной для них работой);

• плохие физические условия (шум, холод и пр.);

• неправильное соотношение между полномочиями и ответственностью;

• плохие каналы обмена информацией в организации и др.

К организационно-личностным факторам относятся:

• страх не справиться с работой;

• страх допустить ошибку;

• страх быть обойденным другими;

• страх потерять работу;

• страх потерять собственное Я.

К вышеперечисленным стрессорам добавляются еще и организационно-производственного характера: проблемы личной жизни человека: неблагополучие в семье, проблемы со здоровьем, «кризис среднего возраста» и прочие подобные раздражители обычно остро переживаются человеком и наносят существенный урон его стрессоустойчивости.

В учебнике по психологии и этике делового общения под редакцией В.Н. Лавриненко в разделе профилактика стресса даны рекомендации для руководителя и подчиненного как избежать стрессовых ситуаций.[12] Они могут стать настольной книгой по борьбе со стессами.

Антистрессовое руководство

1. Почаще задумывайтесь над точностью оценки способностей и склонностей ваших работников. Соответствие этим качествам объема и сложности поручаемых заданий – важное условие профилактики стрессов среди подчиненных.

2. Не пренебрегайте «бюрократией», то есть четким определением функций, полномочий и пределов ответственности работников. Этим вы предотвратите массу мелких конфликтов и взаимных обид.

3. Не раздражайтесь, если работник отказывается от полученного задания, лучше обсудите с ним основательность отказа.

4. Как можно чаще демонстрируйте свое доверие и поддержку подчиненным. (По данным одного из американских исследований, сотрудники, испытывавшие значительный стресс, ко чувствовавшие поддержку начальника, в два раза меньше болели в течение года, чем те, кто такой поддержки не замечал.)

5. Используйте стиль руководства, соответствующий конкретной производственной ситуации и особенностям состава сотрудников.

6. При неудачах сотрудников оценивайте в первую очередь обстоятельства, в которых действовал человек, а не его личные качества.

7. Не исключайте из арсенала средств общения с подчиненными компромиссы, уступки, извинения.

8. Запретите себе использовать сарказм, иронию, юмор, направленные на подчиненного.

9. Если возникла необходимость кого-то покритиковать, не упускайте из виду правил конструктивной и этичной критики.

10. Периодически задумывайтесь о способах снятия уже накопленных подчиненными стрессов. Держите в поле зрения проблемы отдыха сотрудников, возможности их эмоциональной разрядки, развлечений и т. д.

Антистрессовое подчинение

Если вас не устраивают условия и содержание труда, заработная плата, возможности продвижения по службе и прочие организационные факторы, постарайтесь тщательно проанализировать, насколько реальны возможности вашей организации по улучшению этих параметров (то есть для начала выясните, есть ли за что бороться).

Обсудите ваши проблемы с коллегами, с руководством. Позаботьтесь при этом, чтобы не выглядеть обвинителем или жалующимся – вы просто хотите решить рабочую проблему, которая, возможно, касается не только вас.

Постарайтесь наладить эффективные деловые отношения с вашим руководителем. Оцените масштаб его проблем и помогите ему разобраться в ваших. Руководители, как правило, нуждаются в «обратной связи», но не всегда в состоянии ее наладить.

Если вы чувствуете, что объем поручаемой вам работы явно превышает ваши возможности, найдите в себе силы сказать «нет». Позаботьтесь при этом о взвешенном и тщательном обосновании своего отказа. Но не «захлопывайте двери»: объясните, что вы совсем не против новых заданий… если только вам позволят освободиться от части старых.

Не стесняйтесь требовать от руководства и коллег полной ясности и определенности в сути поручаемых вам заданий.

Если возникает производственный «конфликт ролей», то есть заведомая противоречивость предъявляемых требований (вам, к примеру, поручили составить важный отчет, но не сняли обязанности отвечать на беспрестанные телефонные звонки клиентов), не доводите дело до печального финала, когда придется оправдываться в невыполнении того или другого задания. Ставьте на обсуждение проблему несовместимости порученных вам дел сразу, фокусируя внимание руководства на том, что в итоге пострадает дело, а не вы лично. При напряженной работе ищите возможность для кратковременного отключения и отдыха. Опыт свидетельствует, что двух 10–15 минутных периодов расслабления в день вполне достаточно, чтобы сохранить высокую степень работоспособности.

Полезно также помнить о том, что неудачи в работе редко бывают фатальными. При анализе их причин лучше сравнивать себя не с канатоходцем, не имеющим права на ошибку, а, допустим, с футбольным форвардом, у которого из десятков попыток обыграть защитников удачными оказываются от силы одна-две, ко и такого их числа порой бывает достаточно. Набираться опыта на собственных ошибках – ваше естественное право (хоть и не записанное в Конституции).

Обязательно разряжайте свои отрицательные эмоции, но в общественно-приемлемых формах. Социально одобряемое управление своими эмоциями заключается не в подавлении их, а в умении находить подходящие каналы для их отвода или выпуска. Находясь в сильном раздражении, не хлопайте дверью и не кричите на коллег, а найдите способы выплеснуть свой гнев на что-нибудь нейтральное: сломайте пару карандашей или начните рвать старые бумаги, имеющиеся, как правило, в любой организации в немалом количестве. Дождитесь, наконец, вечера или выходных и дайте себе любую физическую нагрузку – лучше такую, где надо по чему-нибудь бить (футбол, волейбол, теннис, на худой конец и выбивание ковров подойдет).

Старайтесь не смешивать личные и служебные отношения и т. д.

Конфликтная ли вы личность?

Если вы выберете ответ «а», то запишите себе 4 очка, за «б» – 2, на «в»– 0.

1. Представьте, что в общественном транспорте начинается спор. Что вы предпринимаете?:

а) избегаете вмешиваться в ссору;

б) можете вмешаться, встать на сторону потерпевшего, кто прав;

в) всегда вмешиваетесь и до конца отстаиваете свою точку зрения.

2. На собрании вы критикуете руководство за допущенные ошибки:

а) нет;

б) да, но в зависимости от вашего личного отношения к нему;

в) всегда критикуете за ошибки.

3. Ваш непосредственный начальник излагает план работы, который вам кажется нерациональным. Предложите ли вы свой план, который кажется вам лучше:

а) если другие вас поддержат, то да;

б) разумеется, вы будете поддерживать свой план;

в) боитесь, что за критику вас могут лишить премиальных.

4. Любите ли вы спорить со своими коллегами, друзьями:

а) только с теми, кто не обижается, и когда споры не портят ваши отношения;

б) да, но только по принципиальным, важным вопросам;

в) вы спорите со всеми по любому поводу.

5. Кто-то пытается пролезть вперёд вас без очереди:

а) считая, что и вы не хуже него, попытаетесь обойти очередь;

б) возмущаетесь, но про себя;

в) открыто высказываете своё негодование.

6. Представьте себе, что рассматривается рационализаторское предложение, экспериментальная работа вашего коллеги, в которой есть смелые идеи, но есть и ошибки. Вы знаете, что ваше мнение будет решающим. Как вы поступите:

а) выскажетесь и о положительных и об отрицательных сторонах этого проекта;

б) выделите положительные стороны в его работе и предложите предоставить возможность продолжить её;

в) станете критиковать её, чтобы быть новатором, нельзя допускать ошибки.

7. Представьте: свекровь (тёща) постоянно говорит вам о необходимости экономия и бережливости, о вашей расточительности, а сама то и дело покупает дорогие вещи. Она хочет знать ваше мнение о своей покупке. Что вы скажете:

а) что, одобряете покупку, если она доставила ей удовольствие;

б) говорите, что эта вещь безвкусна;

в) постоянно ругаетесь, ссоритесь с ней из-за этого.

8. Вы встретили подростков, которые курят. Как вы реагируете:

а) думаете: «Зачем мне портить себе настроение из-за чужих, плохо воспитанных озорников?»

б) делаете им замечание;

в) если бы это было в общественном месте, то вы бы их отчитали.

9. В ресторане вы замечаете, что официант обсчитал вас:

а) в таком случае вы не даёте ему чаевые, которые заранее приготовили;

б) попросите, чтобы он ещё раз при вас подсчитал сумму;

в) это будет поводом для скандала.

10. Вы в доме отдыха. Администратор занимается посторонними делами, сам развлекается, вместо того, чтобы выполнять свои обязанности: не следит за уборной в комнате, разнообразием меню. Возмущает ли вас это:

а) да, но если вы даже и выскажете ему какие-то претензии, это вряд ли что-то изменит;

б) вы находите способ жаловаться на него, пусть его накажут или даже уволят с работы;

в) вы вымещаете недовольство на младшем персонале: уборщицах и официантках.

11. Вы спорите с вашим сыном-подростком и убеждаетесь, что он прав. Признаете ли вы свою ошибку:

а) нет;

б) разумеется, признаю;

в) какой же у вас авторитет, если вы признаетесь, что были не правы?

От 30 до 44 очков. Вы тактичны. Не любите конфликтов, даже если и можете их сгладить, легко избегаете критические ситуации. Когда же вам приходится вступать в спор, то вы учитываете, нам это отразится на вашем служебном положении или приятельских отношениях. Вы стремитесь быть приятным для окружающих, но когда им требуется помощь, вы не всегда решаетесь её оказать, не думаете ли вы, что тем самым вы теряете уважение к себе в глазах других?

От 15 до 29 очков. О вас говорят, что вы конфликтная личность. Вы настойчиво отстаиваете своё мнение, невзирая на то, как это повлияет на ваши служебные или личные отношения. И за это вас уважают.

От 10 до 14 очков. Вы ищете поводов для споров, большая часть которых излишни мелочны. Любите критиковать, но только когда это выгодно вам. Вы навязываете своё мнение, даже если не правы. Вы не обидитесь, если вас будут считать, любителем поскандалить? Подумайте, не скрывается ли за вашим поведением комплекс неполноценности?

Ваш способ реагирования в конфликте (Кеннег У., Томас К.)

Тест помогает определить основные способы вашей реакции на конфликтные ситуации.

Ученые по 12 суждениям из 30 пар выявляют пять возможных вариантов поведения человека в той или иной конфликтной ситуации: соперничество, сотрудничество, компромисс, избежание, приспособление. Выберите то суждение, которое наиболее типично для вашего поведения (пусть вас не смущает, что некоторые варианты поведения будут повторяться в других сочетаниях).

1. а) Иногда позволяю другим взять на себя ответственность за решение спорного вопроса.

б) Чем обсуждать то, в чем мы расходимся, я стараюсь обратить внимание на то, в чем мы оба согласны.

2. а) Стараюсь найти компромиссное решение.

б) Пытаюсь уладить дело с учетом интересов другого человека и моих собственных.

3. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Иногда жертвую своими собственными интересами ради интересов другого человека.

4. а) Стараюсь найти компромиссное решение.

б) Стараюсь не задеть чувств другого человека.

5. а) Улаживая спорную ситуацию, все время пытаюсь найти поддержку у другого человека.

б) Стараюсь делать все, чтобы избежать бесполезной напряженности.

6. а) Пытаюсь избежать неприятностей для себя,

б) Стараюсь добиться своего.

7. а) Стараюсь отложить решение спорного вопроса, с тем чтобы со временем решить его окончательно.

б) Считаю возможным в чем-то уступить, чтобы добиться в другом.

8. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Первым делом стараюсь определить то, в чем состоят все затронутые интересы и спорные вопросы.

9. а) Думаю, что не всегда стоит волноваться из-за каких-то возникших разногласий.

б) Предпринимаю усилия, чтобы добиться своего.

10. а) Твердо стремлюсь добиться своего.

б) Пытаюсь найти компромиссное решение.

11. а) Первым делом стараюсь ясно определить то, в чем состоят все затронутые вопросы и интересы.

б) Стараюсь успокоить другого и главным образом сохранить наши отношения.

12. а) Зачастую избегаю занимать позицию, которая может вызвать споры.

б) Даю возможность другому в чем-то остаться при своем мнении, если он также идет навстречу.

13. а) Предлагаю среднюю позицию.

б) Настаиваю, чтобы все было сделано по-моему.

14. а) Сообщаю другому свою точку зрения и спрашиваю о его взглядах.

б) Пытаюсь доказать другому логику и преимущество моих взглядов.

15. а) Стараюсь успокоить другого и сохранить наши отношения.

б) Стараюсь сделать все необходимое, чтобы избежать напряжения.

16. а) Стараюсь не задеть чувств другого.

б) Обычно пытаюсь убедить другого в преимуществах моей позиции.

17. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Стараюсь сделать все, чтобы избежать бесполезной напряженности.

18. а) Если это сделает другого счастливым, я дам ему возможность настоять на своем.

б) Дам возможность другому остаться при своем мнении, если он идет мне навстречу.

19. а) Первым делом пытаюсь определить то, в чем состоят все затронутые интересы и спорные вопросы.

б) Стараюсь отложить спорные вопросы, с тем чтобы со временем решить их окончательно.

20. а) Пытаюсь немедленно преодолеть наши разногласия.

б) Стараюсь найти наилучшее сочетание выгод и потерь для нас обоих.

21. а) Во время переговоров стараюсь быть внимательным к другому.

б) Всегда склоняюсь к прямому обсуждению проблемы.

22. а) Пытаюсь найти позицию, которая находится посередине между моей и позицией другого человека.

б) Отстаиваю свою позицию.

23. а) Как правило, я озабочен тем, чтобы удовлетворить желание каждого из нас.

б) Иногда предоставляю другим взять на себя ответственность за решение спорного вопроса.

24. а) Если позиция другого кажется ему очень важной, я стараюсь ему идти навстречу.

б) Стараюсь убедить другого пойти на компромисс.

25. а) Пытаюсь убедить другого в своей правоте.

б) Ведя переговоры, стараюсь быть внимательным к аргументам другого.

26. а) Обычно я предлагаю в споре среднюю позицию.

б) Почти всегда стремлюсь удовлетворить интересы каждого из нас.

27. а) Зачастую стремлюсь избежать споров.

б) Если это сделает другого человека счастливым, я дам ему возможность настоять на своем.

28. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Улаживая ситуацию, обычно стремлюсь найти поддержку у другого.

29. а) Предлагаю среднюю позицию.

б) Думаю, что не всегда стоит волноваться из-за возникающих разногласий.

30. а) Стараюсь не задеть чувств другого.

б) Всегда занимаю такую позицию в споре, чтобы мы совместно могли добиться успеха.

Оценка результатов.

Соперничество: 3а, 6б, 8а, 9б, 10а, 13б,14б, 17а, 22б, 25а, 28а.

Сотрудничество: 2б, 5а, 8б, 11а, 14а, 19а, 20а, 21б, 23а, 26б, 28б, 30б.

Компромисс: 2а, 4а, 7б, 10б, 12б, 13а, 18б, 20б, 22а, 24б, 26б, 29а.

Избегание: la, 5б, 7а, 9а, 12а, 15б, 17б, 19б, 21а, 23б, 27а, 29б.

Приспособление: 1б, 3б, 4б, 6а, 11б,15а, 16а, 18а, 24а, 25б, 27б, 30а.

Полученные количественные оценки сравниваются между собой для выявления наиболее предпочитаемой формы социального поведения человека в ситуации конфликта, тенденций его взаимоотношений в сложных условиях.

Описывая слагаемые человеческого обаяния, В. М. Шепель в этот список включает следующие:

• внешняя привлекательность;

• склонность к общению и лидерству;

• легкая адаптация к новым условиям;

• умение сохранить уверенность в кругу незнакомых людей;

• терпимость к инакомыслию;

• психологическая андрогиния (наличие у человека психологических качеств, присущих противоположному полу).[13]

Исследователи политического имиджа считают, что его составляющими являются следующие характеристики:

• персональные;

• социальные;

• символические.

К персональным характеристикам относятся физические, психофизиологические особенности, характер человека, тип личности, его индивидуальный стиль принятия решений и т. д.

По мнению В.М. Шепеля, обаяние человека складывается из следующих факторов:

• хорошего вкуса;

• явной одухотворенности;

• видимого всем благородства.

Качества личного обаяния можно разделить на три блока:

1. Природные качества:

• коммуникабельность;

• эмпатичность – способность к сопереживанию;

• рефлексивность – способность понять другого;

• красноречивость – способность воздействовать словом.

Как подтверждает практика, обладание данными способностями и постоянные упражнения в их развитии – залог успешного создания личного привлекательного имиджа.

2. Качества, привитые образованием и воспитанием:

• нравственные ценности;

• психологическое здоровье;

• владение набором психологических умений – поддерживать беседу, произносить спичи, избегать конфликтов и т. д.

3. Качества, обретенные в жизненном и профессиональном опытах.

В отечественной литературе специалистами выделяются три возможных подхода к имиджу:

1) функциональный (имиджи классифицируют по их функционированию);

2) контекстуальный (имиджи подразделяют в зависимости от контекста);

3) сопоставительный (в основу положено сравнение близких имиджей).

При функциональном подходе различают следующие Имиджи:

• зеркальный – имидж, соответствующий нашему представлению о себе: мы как бы смотримся в зеркало и рассуждаем, каковы же мы. При этом мы чаще всего видим в себе, особенно в молодости, больше плюсов, чем минусов.

• текущий – наш имидж на взгляд со стороны. Необходимо помнить, что непонимание и предубеждение формируют мнение о нас в не меньшей степени, чем наши реальные поступки;

• желаемый – имидж, который мы стремимся себе создать;

• корпоративный – имидж организации в целом, а не ее отдельных подразделений. Это и репутация организации, и ее успехи, и степень стабильности;

• множественный – имидж, который образуется из ряда имиджей независимых структур. К хорошему имиджу стремятся, например, авиакомпании, использующие собственную символику, униформу и т. д.;

• отрицательный – наш имидж, создаваемый оппонентом, соперником, противником.

При контекстуальном подходе имидж классифицируется по социальному контексту, в который вписана личность (имидж политика, имидж бизнесмена, имидж поп-звезды и т. п.).

Сопоставительный подход заключается в сравнении имиджевых характеристик, например, двух лидеров. Их можно сопоставлять по степени компетентности, интеллигентности, готовности к силовому решению и т. д.

Чаще всего выделяют идеальный, первичный и вторичный имиджи.

Идеальный имидж – усредненное представление людей о качествах желаемого лидера. Идеальный имидж никогда не может быть создан.

Первичный имидж – представление о конкретном человеке, личности, субъекте деятельности, сформированное по результатам первичного знакомства с ним.

Вторичный имидж – отражение в сознании электората компромисса между стремлением обрести лидера, образ которого зеркально повторяет идеал, и желанием избежать лидера, образ которого в наибольшей степени противоречит идеальному представлению. Вторичный имидж возникает только в процессе конкурентной борьбы. Сохраняя базовые черты первичного имиджа, он получает новые, так называемые «поверхностные» черты, обретенные в изменившейся обстановке.

Обратите внимание на одежду более высокого качества, а значит, и более дорогую. Это окупается! «Я не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи», – говорят англичане.

Костюм

Ваша цель – одежда и манера поведения должны соответствовать месту работы и требованиям того общества, в котором вы находитесь.

Каждой женщине необходим костюм, который придает ей респектабельный вид. Цвет? На ум сразу приходит темно-синий, темно-серый, оливковый или темно-вишневый. Такой костюм выглядит солидно и традиционно. Если вам хочется свой облик несколько смягчить, попробуйте сочетать жакет с юбками контрастных цветов или с узорчатыми.

Вы будете элегантно выглядеть в костюме с белой блузкой, хотя пастельная блузка более женственна и, вероятно, больше вам подойдет. Эффект костюма возрастает, если вы украсите его подходящей брошью и наденете модные серьги.

Носите блузки с рукавами, которые хотя бы немного закрывают плечи. Никогда не надевайте на работу блузки без рукавов или же не снимайте жакета. Несмотря на красивую форму и загорелую кожу, открытые плечи – не дозволительны.

С жакетом без отворотов удачно выглядят блузки с высокими воротниками, а к ним – любое простое украшение. К такому жакету можно надеть блузку с V-образным вырезом и дополнить ее для разнообразия красивым набивным платком.

Жакет должен соответствовать вашему размеру и быть удобным. Он всегда должен быть застегнут, поэтому проверьте, не слишком ли натягиваются отвороты, на месте ли пуговицы и не расходятся ли разрезы. Самая лучшая длина – не ниже бедер. Правильно, если рукав достигает конца запястья.

Для весны и лета необходим светлый костюм. Рекомендуемые цвета: слоновой кости, серовато-бежевый, серовато-коричневый. Чем костюм светлее, тем более качественного пошива он должен быть.

Любая женщина независимо от своих природных данных может носить серовато-бежевый или серовато-коричневый костюм.

В гардеробе каждой работающей женщины должен быть и красный костюм (или хотя бы жакет такого цвета как дополнение к юбкам). Если вы в красном, то будете привлекать к себе всеобщее внимание. В сером вы можете слиться с окружающими вас людьми, если того пожелаете.

Великолепный нейтральный цвет – пурпуровый, причем темных сочных оттенков, например, фиолетовых тонов.

Платье

На легкое платье из шелка, вискозы или джерси всегда надевайте жакет. Иначе вы будете отвлекать от работы окружающих вас мужчин.

С помощью красивой косынки или иных дополнений легко превратить простое платье в вечернее.

Если юбка или платье без подкладки, носите нижнюю юбку, которая сохраняет форму верхней одежды и препятствует тому, чтобы во время ходьбы одежда прилипала к ногам или задиралась вверх. Если вы носите юбки разной длины, купите одну нижнюю под короткие юбки, а другую – под длинные.

Никогда не отправляйтесь на работу в новой одежде, не примерив ее как следует дома. Наденьте все вместе, чтобы увериться, что фасоны и материалы гармонируют друг с другом.

Юбка-брюки и шорты

Редкая женщина элегантно выглядит в шортах даже из самого дорогого материала. Вид же мятых шорт совсем не привлекателен. Юбка-брюки – одна из моделей, к которым мужчины относятся не очень положительно. Да и вообще, юбка-брюки и шорты – недостаточно солидная визитная карточка деловой женщины.

Пояса

Пояс должен выглядеть частью костюма, а не ненужным придатком. Выбирайте пояса нейтральных цветов и такой ширины, которая подошла бы вашей фигуре. Не ошибетесь, если приобретете пояс под цвет туфель.

Если ваши туфли теплых тонов, например, коричневые, попробуйте к платью или юбке надеть пояс оливкового или желтого цвета. Иногда можно сочетать цвет пояса с одним из цветов на юбке, с цветом блузки или косынки. Помните: юбка без пояса обычно выглядит «незаконченной».

Пояса с броскими пряжками или иными украшениями надевайте лишь в том случае, если у вас стройная фигура.

Косынки

Они могут изменить вид почти любой одежды. Носить их следует с простыми платьями и жакетами. Ничто так хорошо не освежает новый костюм или пальто, как косынка.

Чулки

Следует покупать качественные чулки нужного размера с лайкрой. Что касается цвета чулок, то не стремитесь достигнуть контраста с одеждой, но сочетайте их с юбкой, платьем или туфлями.

С юбками и туфлями теплых тонов хорошо смотрятся бежевые чулки. К темно-синим подходят тонкие темно-синие или голубовато-серые. Никогда не пытайтесь создать впечатление загара тем, что наденете бронзовые чулки. Выглядит это плохо и испортит любой наряд. Узорчатым чулкам также не место в рабочем гардеробе.

Если ноги полные, то следует носить темные чулки. Для худых ног больше всего подходят светлые тона, которые оптически увеличивают их объем.

Туфли

Следует иметь несколько пар туфель разного стиля, которые должны подходить к любой одежде. Для работы рекомендуются туфли из натуральной кожи. Поношенные или дешевые туфли сводят на нет любой имидж.

Летом не поддавайтесь желанию приобрести туфли с открытым большим пальцем (открытые пятки допустимы, пальцы – нет). Если вы на работу ходите пешком, то надевайте крепкие и удобные туфли, но на работе не забудьте переобуться в более элегантные.

Обувь храните в шкафу или гардеробе на колодках, чтобы она не потеряла формы. Два-три дня отдыха для кожи очень полезны, и туфли прослужат вам дольше.

Модные ботинки со шнуровкой и сапоги носите лишь из практических соображений: зимой – для защиты от холода и снега, осенью – от сильного дождя. У вас всегда должна быть на работе сменная обувь.

Что касается цвета, то зимой наиболее приемлемы темно-синий, черный, коричневый. Летом туфли носят под цвет одежды, но всегда популярны пурпуровый и светло-серый.

Особое внимание следует уделить модным дополнениям, которые повсюду высоко ценятся. Женщинам с золотисто-белыми, каштановыми или рыжими волосами рекомендуется носить золотые украшения. Брюнетки, особенно с седыми волосами, гораздо привлекательнее смотрятся в серебряных украшениях. Остальные могут носить и золото, и серебро как отдельно, так и в различных сочетаниях.

Серьги

Серьги для женщины так же важны, как и галстук для мужчины. Их следует носить каждый день. При выборе серег следует руководствоваться цветом волос, формой лица, вашей фигурой и тем обликом, какой вы хотите создать. Никогда не копируйте стиль своей подруги или коллеги по работе, каким бы удачным он ни был. Некоторые серьги могут просто испортить ваш внешний вид! Поэтому, прежде всего, убедитесь, идет ли вам этот стиль, и чувствуете ли вы себя при этом свободно и уверенно.

Следите за тем, чтобы форма серег была вам к лицу. Если у вас узкий подбородок, лучше выбрать круглые серьги. Женщины с широким подбородком лучше выглядят в плоских и длинных серьгах. Они должны быть выразительными, но не доминировать на лице. Центром внимания все же должны быть ваши глаза, а не ушные мочки. Крупным женщинам более подходят массивные серьги.

Ожерелья, колье, цепочки

Ожерелье или нитка жемчуга гораздо эффектнее дополняет вырез, чем нарядная косынка или воротник. Женщины с нормальной длиной шеи прекрасно выглядят в широких колье, столь эффектных с жакетом без воротника. Если шея короткая, то лучше не подчеркивать этого и надеть длинную золотую цепочку или нитку жемчуга, которые создадут вертикальную линию и оптически удлинят вашу шею. Хрупким женщинам рекомендуется носить бусы театральной длины, т. е. на 10–12 см ниже ключицы. Более длинные «пригибают к земле». Полная шея будет выглядеть стройнее, если надеть длинную цепочку. К худой шее больше идут короткие колье, в том числе и не очень широкие «ошейники», ибо они оптически расширяют ее.

Броши и булавки

Броши и булавки – это те дополнения, которые выражают вашу индивидуальность и положение в обществе. Следите за тем, чтобы своим качеством они соответствовали вашему образу и не были слишком броскими и декоративными. Можно приколоть интересную, абстрактную по форме булавку, золотую либо жемчужную брошку. Избегайте постоянно носить комплект серег и брошки, ибо это указывает на то, что вы не способны по-своему сочетать вещи. Если вам какой-то комплект серег и брошки очень нравится, купите его, но время от времени носите каждую вещь в отдельности.

Бриллиантовые колье, броши, серьги или батистовый белый воротничок скрадывают морщины на шее, подбородке, щеках.

Браслеты – сократите их до минимума.

Часы

Часы являются самой значительной вещью, относящейся к аксессуарам. Женщины, не носящие часов, дают окружающим понять, что не имеют даже смутного представления о том, какова цена времени.

Что касается стиля, то выбирайте классику – она еще никогда и никого не подводила. Женщинам не следует носить мужские часы.

Ручки

При себе следует иметь хорошую перьевую ручку. Она необходима при подписывании деловых бумаг. Шариковой ручкой пользуйтесь только за своим рабочим столом, а на совещаниях или переговорах, если вы делаете пометки или что-то подписываете в присутствии других людей, делайте это только элегантной дорогой ручкой. Подберите форму, размер и цвет такими, чтобы она соответствовала вашему стилю и ее было удобно держать в руке.

Портфели, сумки, папки

Работающие женщины склонны носить с собой большое количество ненужных вещей. Постарайтесь этого не делать. Деловые бумаги следует носить в папке, а личные вещи: пудра, помада, щетка для волос и т. п. должны находиться в небольшой косметичке в портфеле или сумочке вместе с записной книжкой и ключами. Выбирая портфельчик или сумку, купите самый лучший, по возможности – кожаный. Отдавайте предпочтение стилю, который функционален и одновременно производит надлежащее впечатление.

Длинные волосы

Немного поговорим о возможных укладках длинных волос. Если вы хотите придать большой объем своим волосам, то накрутите их на мелкие бигуди, затем подсушите струей теплого воздуха из фена. Когда волосы остынут, можете их укладывать в высокую прическу.

Если вы хотите уложить волосы так, чтобы получились пышная челка и локоны, разделите мокрые волосы на тонкие прядки, приподнимайте их, фиксируя при этом с помощью металлических зажимов. Затем направьте на волосы струю теплого воздуха из фена, подсушите их. Снимите зажимы и уложите волосы в прическу.

Чтобы уложить волосы пружинистыми волнами, разделите их на тонкие прядки и закрутите назад. Полученные «барашки» зафиксируйте зажимами для волос. Подсушите волосы феном, снимите зажимы и расправьте все волны.

Уход за волосами

Постоянные стрессы ослабляют волосы, они становятся ломкими, слабыми, быстро теряют свой блеск. Кроме того, далеко не всегда на пользу волосам идут разнообразные химические воздействия, то есть частое окрашивание, мелирование, завивка. Тогда придется уделить своей прическе дополнительное время. Не жалейте его – волосы очень быстро восстановятся и вновь обретут былую красоту.

Исследования показали, что на голове у нас бывает примерно от 50 до 140 тысяч волос. Каково строение волос? Стержень – это, собственно, сам волос, расположенный над поверхностью кожи головы. В коже находится волосяной мешочек, называемый также фолликулой. В волосяном мешочке расположен корень волоса. Утолщенная часть корня – это луковица, находящаяся на самом дне волосяного мешочка. С луковицей соединяются кровеносные сосуды и нервные волокна.

У здорового человека каждый месяц волосы вырастают примерно на 1 см. У каждого волоса существует свой жизненный цикл – после определенного срока волос выпадает, а на его месте вырастает новый. Срок жизни одного волоса – 3–4 года. Обычно у человека ежедневно выпадает примерно 40–60 волос. Это считается нормой и не должно вызывать опасения. Но бывает, что из-за каких-то причин выпадение волос резко увеличивается. Разумеется, в этом случае нужно принимать меры.

Врачи-косметологи установили, что на состояние волос влияет как наш рацион, так и все наши привычки. То есть если вы привыкли выкуривать по пачке сигарет в день, то не ждите, что на волосах это никак не отразится. Количество выкуренных сигарет желательно по возможности уменьшить. Это пойдет на пользу не только волосам, но и всему организму.

Основа волоса – это кератин, значит, ваш организм должен получать его в нужных количествах. Для этого желательно почаще употреблять в пищу растительное и сливочное масла, зерновой хлеб, блюда из цельного зерна. Не забывайте о продуктах, содержащих белки, то есть рыбе, молоке и молочных продуктах, мясе, орехах.

Иными словами, ваш рацион должен быть богат и разнообразен. Так что если вы привыкли ограничиваться питанием всухомятку или, в крайнем случае, продуктами быстрого приготовления, лучше всего было бы изменить свои привычки. Не нужно забывать и о том, что овощи и фрукты также помогут вашим волосам хорошо выглядеть. В зимнее и весеннее время волосам просто необходимы витамины, поэтому употребляйте в пищу как можно больше свежих соков. А иногда бывает необходимо поддержать свой организм поливитаминами.

Все мы знаем, что волосы подразделяются на сухие, жирные и нормальные. Еще несколько лет назад в журналах можно было встретить советы о том, что жирные волосы следует мыть примерно раз в неделю, а сухие и того реже. Теперь, к счастью, современные шампуни настолько мягко обращаются с волосами, что мыть голову можно практически ежедневно.

Но если ваши волосы сухие, можно выбрать специальный бальзам-ополаскиватель для защиты поверхности волоса от повреждения. Если у вас сухие и тонкие волосы, разумно сделать короткую стрижку и примерно раз в месяц подстригать секущиеся концы. Дело в том, что если кончики волос секутся, восстановить их уже не удается, приходится прибегать к помощи ножниц.

Если ваши волосы жирные, то шампуни со специальными добавками помогут решить эту проблему. Мы, конечно, понимаем, что у вас очень мало времени, чтобы использовать старинные рецепты наших бабушек. Но все же рискнем предложить некоторые способы лечения волос. Например, ополаскивание отваром из полыни очень помогает при излишней жирности волос. А если у вас по причине стрессов и нерегулярного питания стали плохо расти волосы, попробуйте применять отвар из крапивы.

Женщине, большей частью выбирающей для себя строгий и элегантный стиль, следует быть особенно осторожной с окрашиванием волос. Как бы вам ни хотелось сменить облик и стать немного другой, вряд ли стоит экспериментировать с яркими и необычными цветами. Согласитесь, что дама в строгом костюме и с ярко-оранжевыми или изумрудными волосами будет смотреться, мягко говоря, странно.

Это, конечно, совсем не значит, что вы не имеете права попробовать что-то необычное. Нет, в кругу своих близких друзей или на новогодней вечеринке вы вполне можете рискнуть и удивить окружающих голубовато-зелеными локонами. Для этого есть великолепные средства, например тушь для волос, которая смывается при первом соприкосновении с водой, или краска, которую также очень легко смыть. В таком случае на следующий день вы легко сможете избавиться от экстравагантного цвета.

Но некоторые цвета будут очень даже к лицу любой женщине. Поговорим немного о том, как, используя естественные цветовые эффекты, придать что-то новое вашему облику.

Окрашивание волос

Например, можно окрасить пряди в разные тона. Конечно, все оттенки цветов будут максимально приближены к естественной палитре. Можно при этом выбрать три или пять оттенков и по очереди нанести их на волосы. В результате такого окрашивания вы сможете добиться очень интересного результата. Будет создаваться впечатление, что на волосах играют солнечные блики, что, без сомнения, подчеркнет изысканность и элегантность вашей прически. Так что если вы предпочитаете традиционное окрашивание волос в тот или иной цвет, можете несколько разнообразить цветовую гамму прически указанным способом.

Короткие стрижки

В этом случае вы легко сможете привести себя в порядок, сохранив время, которое для вас, как все мы понимаем, деньги, и немалые. Не думайте, что короткая стрижка не позволит вам при желании видоизменять прическу.

Совсем нет, напротив, стрижку, выполненную у хорошего мастера, всегда можно уложить по-новому, тем самым придав своему облику новые штрихи. К тому же психологи подметили, что женщине с аккуратной и элегантной стрижкой гораздо проще делать карьеру и продвигаться по служебной лестнице. Прошли те времена, когда в фаворе были длинноволосые дивы в мини-юбках. Теперь стиль деловой леди – строгий костюм и элегантная стрижка.

Еще один довод в пользу выбора короткой стрижки – стилисты рекомендуют женщинам после тридцати пяти не увлекаться длинными волосами. Дело в том, что длинные локоны больше подходят юной девушке или совсем молоденькой женщине. А для респектабельной дамы такой романтичный облик может быть неуместен.

Рассмотрим несколько вариантов прически на основе коротких стрижек. Например, короткие бахромчатые стрижки. В этом случае волосы на висках коротко подстрижены, а на затылке все пряди также короткие и примерно одной длины. Из такой стрижки можно сделать несколько вариантов укладки.

1. Волосы слегка подсушите с помощью фена. При этом фен нужно поворачивать во все стороны, стараясь создать необходимый объем. Затем с помощью расчески поднимите несколько прядей надо лбом и подсушите их теплой струей из фена.

2. Подсушите волосы феном, при этом пальцами поправляйте волосы у корней. Челку направьте вперед, но уложите ее таким образом, чтобы она не прилипала ко лбу. Некоторые прядки надо лбом можно слегка подкрутить. А саму прическу лучше всего закрепить с помощью воска или геля.

3. Волосы подсушите феном, а потом уложите назад с помощью плоской щетки. При этом на волосы надо направить струю теплого воздуха из фена. Таким образом вы получите нужный объем. Затем закрепите прическу, используя гель или пенку для укладки волос.

Очень красивые и элегантные прически получаются на основе ступенчатой стрижки, называемой также «боб».

1. Слегка подсушите волосы феном, используя насадку в виде круглой щетки. При этом предварительно лучше всего втереть в волосы специальную пенку для придания объема. Чтобы у вас получился не ровный, а так называемый «плетеный» пробор, слева и справа отделяйте по одной прядке волос и укладывайте их попеременно то на одну, то на другую сторону.

2. С помощью щипцов уложите волосы таким образом, чтобы концы были направлены наружу. Затем направьте их вперед с помощью сильной струи теплого воздуха из фена. Волосы разделите на косой пробор и покройте лаком.

3. На мокрые волосы нанесите фиксатор для завивки. Затем разделите волосы на тонкие прядки и накрутите на мелкие бигуди. Если у вас есть время, пусть локоны высохнут без применения фена. Затем снимите бигуди, но не расчесывайте волосы, а покройте их лаком или гелем и расправьте, чтобы получилась элегантная и красивая прическа.

Если ваши волосы очень тонкие и их никак нельзя назвать густыми, в этом случае оптимальны стрижки с так называемыми «перистыми» контурами. Такую стрижку легко уложить и при этом можно получить очень элегантные прически.

Укладка волос

Теперь поговорим о современных средствах для укладки. Их можно использовать, совершенно не боясь повредить волосы. Наоборот, постоянное использование гелей, муссов и пенок позволит сохранить ваши волосы красивыми и здоровыми, поскольку они питают как корни, так и сами волосы и значительно облегчают ежедневную укладку.

Если вы хотите уложить волосы красивыми волнами или просто подчеркнуть какие-то отдельные прядки, вам следует использовать мусс-спрей. Такие муссы, помимо всего прочего помогут создать увлажняющий эффект.

Если вам нужно создать пышность прически, при этом смоделировав нужную форму, нужно использовать воски. Они сделаны таким образом, что их мягкая и эластичная структура создаст нужную прическу, не утяжеляя при этом волосы.

С помощью моделирующего крема вам удастся придать блеск своим волосам и закрепить форму прически. Крем следует наносить на сухие волосы.

Пенка для укладки волос – это идеальный фиксатор, который сохранит пышность и внешний вид вашей прически в течение всего дня.

Гель вы можете нанести на сухие или влажные волосы. При этом с его помощью вам удастся как смоделировать нужный вариант укладки, так и способствовать увлажнению ваших волос.

Многие женщины при создании своей прически используют разнообразные заколки. Но при этом нужно обязательно следить, чтобы она не была совершенно лишней и чуждой деталью в вашем облике. Конечно, многое зависит от ситуации и от одежды, которая на вас в данный момент. Например, на работе, разумеется, следует избегать неуместных ярких или пестрых заколок.

Впрочем, иногда, на отдыхе или в какой-то другой непринужденной обстановке, вы вполне можете себе позволить такую дополнительную деталь, как элегантная заколочка.

Макияж секретаря должен быть легким и практически незаметным. Только тогда он кажется естественным и говорит о том, что женщина обладает прекрасным вкусом.

Люди с идеально правильными чертами лица практически не встречаются. Но каждая женщина обладает индивидуальными чертами, что делает ее неповторимой. Правильно выполненный макияж поможет вам скрыть недостатки и подчеркнуть достоинства. Использование декоративной косметики поможет вам выглядеть привлекательно. Ведущие косметические фирмы предлагают прекрасные образцы декоративной косметики, которыми вы можете воспользоваться, для того чтобы безупречно выглядеть.

При нанесении декоративной косметики помните, что на те участки лица, которые вы хотите выделить, следует нанести светлый тон, а те, что хотите скрыть, затушевать темным. При этом можно пользоваться не тональными кремами, а пудрой. Тональный крем через некоторое время после нанесения на лицо имеет склонность скапливаться на некоторых участках и подчеркивать морщины. Рассыпчатая пудра убережет вас от этой неприятности.

Лучше всего, чтобы цвет волос был естественным. Но если вы хотите покрасить волосы, подбирайте краску, которая придаст вашим волосам естественный цвет или будет на один-два тона светлее. Если же у вас седые волосы, периодически подкрашивайте их или сделайте мелирование. Цвет бровей не должен быть темнее цвета волос, так как это выглядит некрасиво. Тени и губная помада должны подходить к цвету волос и глаз, а также обязательно гармонировать с цветом одежды.

Пудра

Если у вас белая кожа и светлые белые (золотистые) волосы, вам следует воспользоваться светло-розовой или розовой пудрой. Для белой кожи и русых волос подойдет светло-персиковая или нежно-бежевая пудра. Белокожим женщинам с рыжими волосами стоит обратить свое внимание на светло-персиковую или белую пудру. У шатенок, как правило, кожа бывает смугловатой. Поэтому лучше всего воспользоваться бежевой, персиковой или темно-розовой пудрой. У натуральных брюнеток смугловатая кожа, поэтому им подойдет темно-персиковая или бежевая.

Тени для век лучше всего использовать:

• блондинкам – зеленоватые, коричневато-золотистые;

• русоволосым – серовато-жемчужные, светло-голубые, светло-бежевые;

• рыжим – зеленоватые, бежевые, светло-коричневые, розовато-коричневые;

• шатенкам – светло-коричневые, темно-серые;

• брюнеткам – зеленовато-серые, голубовато-серые.

Карандаш, для того чтобы править контур бровей, лучше всего использовать:

• блондинкам – светло-коричневый, коричневый, темно-бежевый;

• русоволосым – серый, серый с коричневым оттенком, серовато-черный;

• рыжим – бежевый, коричневый, коричнево-каштановый, кирпично-коричневый, гранатовый;

• шатенкам – коричневый, темно-серый, серо-черный;

• брюнеткам – темно-серый, свинцово-серый, черный.

Помада

Не менее важным является и умение подобрать помаду. Больше всего подходит:

• блондинкам – ярко-красная, кармин, шоколадно-красная, бордо, красновато-вишневая;

• русоволосым – розовая, темно-розовая, нежно-малиновая, светло-коричневая;

• рыжим – коричневая, коричневато-красная, оранжевато-красная;

• шатенкам – светло-карминовая, коричневато-оранжевая, коричневая;

• брюнеткам – темно-красная, темно-коричневая, коричнево-красная.

Предложенные варианты являются наиболее подходящими, но возможно, что у вас выработался собственный стиль и вы уже определились с выбором цвета косметики. Если он удачный, то придерживайтесь выбранной цветовой гаммы.

Но помимо выбора цвета помады и теней, очень часто появляется необходимость немного подкорректировать лицо с помощью косметических средств, чтобы скрыть некоторые недостатки. Если вы считаете, что длинный нос портит вашу внешность, то нанесите на спинку носа светлый тон, а переносицу и кончик носа затушуйте темным тональным кремом. В этом случае нос не будет казаться очень длинным. Помните также, что очень некрасиво, если нос начинает блестеть. Не забывайте в этом случае пользоваться пудрой. И если обычно для лица вы выбираете светлую пудру, то для носа можно подобрать на тон темнее. Наносить ее нужно только на те участки, которые лоснятся.

Если же вы считаете, что нос у вас очень короткий, то светлый тон необходимо нанести на спинку и перегородку носа. Темный же тон следует наложить на крылья носа. В том случае, если нос широкий, на спинку носа нужно нанести темный тон, а на крылья носа – более светлый. Таким образом вы легко исправите недостатки неправильной формы носа.

Если вы считаете, что у вас слишком высокий лоб, этот недостаток легко можно исправить с помощью соответствующей прически, а также темного тона крема или пудры. Низкий лоб также можно зрительно увеличить, если зачесать волосы гладко назад и нанести на лоб светлый тон.

В том случае, если вас сильно беспокоит двойной подбородок, воспользуйтесь корригирующим тоном. Нанесите его на нижнюю часть лица и растушуйте в направлении шеи. Вам также следует подобрать соответствующую одежду, чтобы скрыть этот недостаток.

Форма лица

Очень часто форма лица вызывает у его обладательницы недовольство. Воспользовавшись косметическими средствами, вы сможете исправить форму лица.

Если лицо худое и удлиненное, то, выбрав основной тон, его следует нанести на середину лица. Корригирующий тон растушевывается по подбородочной области. В центр щек нужно нанести светлые румяна и растушевать их круговыми движениями.

Лицо также может иметь треугольную форму – острый подбородок и широкий низкий лоб. В этом случае нужно нанести светлые румяна на скулы и растушевать их от висков до выступающей части скул. Корригирующий тон следует нанести на подбородок и тщательно растушевать плавными движениями. Также темный тон необходимо нанести на виски и растушевать его по линии роста волос.

Имея подобный тип лица, следует отметить форму губ. Если губы очень тонкие, их необходимо немного зрительно увеличить. Если же, напротив, губы пухловатые, то нужно нанести немного корригирующего тона возле губ, чтобы зрительно их уменьшить.

Если лицо круглое, с помощью декоративной косметики ему можно придать правильную форму. В этом случае нанесите корригирующий тон на скулы и растушуйте его. Если у вас маленькие глаза, то с помощью карандаша для глаз и теней их можно немного зрительно увеличить. Для этого необходимо темный тоном подкрасить нижнее и верхнее веко. Если же глаза очень большие, можно воспользоваться светлым карандашом, для того чтобы зрительно уменьшить их.

Губы

Для увеличения или уменьшения величины губ воспользуйтесь косметическими карандашами для губ разного цвета. Переход светлого тона в темный должен быть незаметным. Слишком пухлые губы могут выглядеть не очень привлекательно. Воспользуйтесь корректирующими карандашами для губ и придайте им нужную форму. Также не следует пользоваться очень яркой и насыщенной помадой.

Как вы убедились, скрыть недостатки лица с помощью декоративной косметики совсем не сложно. Но помните, что косметики не должно быть слишком много. Только в этом случае макияж будет выглядеть естественно, а вы – привлекательно.

Прежде чем пользоваться косметикой, тщательно вымойте лицо. Наносить косметику можно только на чистую кожу. Сначала нанесите увлажняющий крем-основу. Затем с помощью корректирующего карандаша обработайте участки кожи, чтобы скрыть какие-то дефекты. После этого воспользуйтесь тональным кремом и тщательно его растушуйте.

Кожа лица подготовлена к нанесению макияжа. Прежде всего уделите внимание глазам. Нанесите на веки тени светлых пастельных тонов. На участок кожи, что находится под бровями, наложите светлые тени, а ближе к краю века – более темный тон. Тени не должны ложиться слишком густо. Косметики должно быть немного, и она должна привлекать внимание не своей интенсивностью, а техникой выполнения. Карандашом подведите контуры глаз и подкрасьте ресницы.

Необязательно красить ресницы тушью каждый день. Можно окрашивать ресницы в косметическом салоне. Но если вы предпочитаете подкрашивать их ежедневно, туши наносить следует немного, чтобы она была чуть заметна.

Воспользовавшись контурным карандашом, придайте губам нужную форму, а затем нанесите помаду.

Румянами пользуйтесь только в случае необходимости, и никакого блеска или блесток. Вы сдержанны и корректны. Это подчеркивает ваш макияж.

С парфюмерией, как и с макияжем, важно не переусердствовать. Запах ваших духов не должен чувствоваться на расстоянии большем, чем 45 см.

Секретарям рекомендуется пользоваться французской парфюмерией солидных фирм. Обладательниц таких духов деловые партнеры-мужчины считают дамами умными и привлекательными.

Укреплению авторитета способствует едва уловимые цветочные ароматы.

Манеры делового человека – это манеры воспитанного человека, естественным образом придерживающегося правил культуры поведения и делового этикета.

Благоприятное впечатление производит человек, выглядящий гармонично и естественно, с манерой поведения, как известно, отражающей характер, темперамент, воспитание. Причем все это должно соответствовать его манере одеваться. В этом случае говорят об определенном стиле, характеризующем человека.

Действие фактора преимущества – человек, превосходящий нас по какому-то качеству, важному с нашей точки зрения, кажется превосходящим нас и по всем остальным качествам. В результате партнеру приписываются несуществующие достоинства. И наоборот, если партнер уступает нам в чем-то, мы даем ему заниженную оценку и в целом.

Действие фактора привлекательности – человек, который кажется нам привлекательным, вызывает наше расположение и доверие. Мы склонны считать привлекательными людей с приветливым выражением лица, тех, кто в манере одеваться, причесываться, вести себя умело подчеркивает свою индивидуальность, ориентируясь в большей степени на свою фигуру и стиль, чем на моду. Привлекательна также простая, непринужденная манера поведения.

Действие фактора отношения к нам – человек, который доброжелательно к нам относится, кажется нам хорошим и вызывает у нас желание пойти ему навстречу. Доброжелательность проявляется в том. что партнер не замечает наших мелких промахов в общении, приветливо смотрит и улыбается, часто обращается к нам по имени, разговаривает обходительно и учтиво.

Деловая женщина должна строго выполнять следующие правила.

Никогда НЕ:

• надевать на одну руку (на разные пальцы или на один) золотые и серебряные кольца;

• приходить на работу в брюках и кофточке: это домашняя одежда;

• являться в офис в платье с глубоким декольте, без рукавов или в майке и без чулок. Такие варианты возможны только в нерабочее время;

• носить подследники с босоножками, так как подследники служат только для того, чтобы надевать их в туфля вместо чулок (но не в официальном учреждении);

• приходить на работу в легинсах или лосинах. Это одежда для спорта, загородных прогулок, выходов в магазин и т. п.;

• держать носовой платок в рукаве платья или кофточки. Для этого существует сумочка или карман.

Цветовой тип одежды и макияжЗимний тип

Общий вид: источает силу. Яркий и контрастный.

Волосы: темные от коричневого до синевато-черного (черный, темно-каштановый, темно-русый, с проседью, каштановые или насыщенно седые).

Глаза: карие или цвета ореха, стальные голубые, зеленые, ярко ореховые или насыщенно карие.

Оттенок кожи: фарфоровый, цвета слоновой кости, яркий желтовато-бежевый, сочно-бежевый, темно-оливковый, бронзовый.

Принципы создания гардероба

Темные нейтральные цвета: черный, угольный или темно-синий всегда дополняйте яркими цветами: королевский голубой, красный, ярко желтый и бирюзовый. Носите светлое с темным, но избегайте гармонирующих монохроматических тонов. Допустимы сочетания белого с каким-либо оттенком (светло-розовый, голубой и лимонный). Светлые цвета, однако, лучше использовать для блузок или спортивной одежды, но не для платья или иной основной одежды, надеваемой на работу. Цвета красного дерева, пурпурный, оливковый и сосново-зеленый – основные и чистые. Черное платье смягчит светло-желтая косынка или жакет. Светлые тона близ лица. Темно-синий в сочетании с очень резким розовым выглядит более женственно. Темно-серый и оловянный могут оживить ваш летний гардероб, однако они не сочетаются со светлыми цветами. Пользуйтесь светлыми и темными цветами вперемешку или же одним выразительным самостоятельным цветом. Итак, чтобы вам выразить ваши природные цветовые данные – надо быть яркой.

Макияж

Грунтовка: светлая, почти белая бежевая, по возможности тонкая и прозрачная, так как плотная портит даже породистый темный тип. Прозрачная пудра – вечером почти белая – подчеркнет эффект Белоснежки.

Румяна: мало. Холодно-розовые, нанесенные как дуновение. Ни в коем случае нельзя допускать отчетливых границ румян.

Губы: все красные тона, которые не склоняются к желтому. Розовое во всех отчетливых нюансах. Также подойдет фиолетовое.

Тени: дымчато-серые, серо-коричневые или светлые, едва заметные тона – достаточно сдержанные. Голубой, зеленый, фиолетовый в холодных, темных нюансах могут комбинироваться только с розовым или фиолетовым.

Кайал: черный, белый (по внутреннему краю века).

Ресницы и брови: Классический цвет маскары – черный. Можно применять: зеленую, синюю, фиолетовую тушь в холодных нюансах (в комбинации с голубоватыми тонами губной помады). Брови, как правило, темные и не нуждаются в подкраске.

Весенний тип

Общий вид: нежная, светлая кожа с золотисто-желтой подсветкой. Впечатление – мягкое и прозрачное.

Волосы: белокурые или светло-русые, склонные к золотистой желтизне.

Глаза: голубые, серовато-голубые, водянистые, светло-зеленые.

Принципы создания гардероба

Нейтральные цвета одежды варьируются от цвета верблюжьей шерсти, серовато-бежевого и темно-серого до нежного серовато-голубого и светлого морского голубого. Избегайте темных цветов, например, черного или угольного. Ваш белый – это цвет слоновой кости, но когда вы хотите воспользоваться более сильными цветами, например, морским голубым, лучше предпочесть что-то из нежных пастельных тонов, например, персиковый, желтовато-коричневый, лимонный, розовый или лазурно-голубой. Можете позволить себе и яркие цвета, но не слишком электрические. Вместо сильного королевского голубого попробуйте чистый средне голубой. Сочный пурпуровый может убить вас, если вы смешаете его с голубым вплоть до барвинково-голубого. Светлые типы женщин отлично выглядят в голубовато-зеленых тонах. Из красных оттенков вам более всего пойдут чистые цвета, например цвет манго или лососево-розовый, когда захотите новым жакетом оживить юбку или брюки основного тона.

Макияж

Грунтовка: жидкая и очень прозрачная, цвета слоновой кости или желтоватый беж – в зависимости от натурального цвета кожи. Летом на полтона темнее, поскольку весенний тип, несмотря на свою нежную кожу часто хорошо загорает.

Румяна: цвета лосося, летом добавляется также бронзовая пудра теплых коричневых тонов.

Тени для век: поскольку у весеннего типа преимущественно светлые глаза, цвет которых варьируется от голубого до бирюзового и от серо-зеленого до золотисто-карего, им лучше идут пастельные тона. Цвета недостаточно нежные нужно приглушить бесцветной пудрой или светло-серыми тенями.

Карандаш для век (кайал): самое темное – серый или коричневый, лучше – голубой или зеленый. Белый кайал хорош для нижнего века, можно смешанный с каким-либо цветным.

Ресницы и брови: черное исключено. Для бровей – нежный коричневый; можно подчеркнуть среди волосков золотым небольшие штрихи. Тушь теплого голубого или зеленого тона будет вам к лицу.

Осенний тип

Оттенок кожи: светлая кожа с золотистым подкожным свечением – либо очень прозрачная и с веснушками, либо интенсивного персикового или бежевого тона.

Волосы: ягодно-светлые, рыжие или каштановые, в светлых и коричневых всегда поблескивает золото.

Глаза: цвета топаза, ореха, тепло-зеленые, зеленовато-голубые.

Принципы создания гардероба

Воспользуйтесь золотисто-коричневыми, оливковыми цветами, цветом верблюжьей шерсти и рыжеватыми оттенками – они для вас чрезвычайно удачны и как нельзя лучше подчеркнут ваши природные краски. Ищите желтые, красные или зеленые приглушенные тона ваших цветов. Избегайте белого. Носите вещи кремового или желтовато-коричневого, кирпично-красного цвета. Голубые цвета больше пойдут вашей внешности, если вы «отеплите» их зеленым. Комбинируете золотистые тона, например, мшисто-зеленый, горчичный, терракотовый с теплыми коричневыми тонами. Черный – подальше от вашего лица – для юбок или брюк.

Макияж

Грунтовка: прозрачная и только бежевых тонов. Веснушки не закрашивать, но припудривать. Летом – терракотовая пудра, возможен тонированный дневной крем.

Румяна: не голубоватых оттенков, можно румяна заменить на терракотовую пудру.

Губная помада: теплый красный, ржавый, оранжевый, медный. Из пастельных – насыщенный цвет лосося. Вместо перламутра применять золотое мерцание.

Тени: все теплые землистые, темные тона, очень нежно. Цвета, имеющие ледяное мерцание, не годятся. Ржаво-красный, оранжевый или яично-желтый, голубой с красноватым оттенком.

Кайал: коричневый, теплый зеленый, насыщенный синий или лиловый, но не черный.

Ресницы и брови: коричневые. Черные с синей, зеленой, лиловой тушью на кончиках.

Летний тип

Общий вид: гармоничный и мягкий.

Волосы: пепельно-каштановые, пепельно-белокурые или седые средне-русые, средне– или «мышино»-каштановые.

Глаза: голубые, голубовато-зеленые, серовато-голубые, карие.

Оттенок кожи: розоватый, розовато-коричневый, бежевый, средне оливковый, цвета слоновой кости, розовато-бежевый или светло-бежевый, светло-оливковый.

Принципы создания гардероба

Ваши цвета должны быть сдержанными и гармоничными. Более изысканно вы будете выглядеть в одежде монохроматических цветов, то есть в светлых и темных оттенках одного цвета. Можете попробовать комбинировать цвет слоновой кости, темно-серый, оловянный и бронзовый. Что-то строгое, например, черный и белый, может подавить ваши мягкие, нежные природные краски. Ваши естественные краски будут выглядеть свежими в сочетаниях с голубой и розовой цветовой гаммой. Нейтральные цвета – синий и угольный, строгое впечатление от которых попробуйте смягчить белым или комбинацией с лиловым, пастельно-голубым, розовым или нежным фуксиновым цветом. Пастельные цвета отлично подходят для блузок, платьев и жакетов. Однако они не достаточно сильны для рабочей одежды в целом, поэтому не годятся для цельного костюма. Ваш красный цвет должен быть голубого оттенка. Бургундский может подойти вам, но сначала проверьте, не слишком ли он вас старит.

Этика – учение о морали, нравственности. Термин «этика» впервые употребил Аристотель (384–322 до н. э.) для обозначения практической философии, которая должна дать ответ на вопрос, что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки.

Мораль – это система этических ценностей, которые признаются человеком. Мораль – важнейший способ нормативной регуляции общественных отношений, общения и поведения людей в самых различных сферах общественной жизни – в семье, быту, политике, науке, труде и т. д.

Важнейшими категориями этики являются: «добро», «зло», «справедливость», «благо», «ответственность», «долг», «совесть» и т. д.

Внутренний конфликт между возвышенным идеалом и практическим расчетом, нравственным долгом и непосредственным желанием существует всегда и во всех сферах жизни. Но особенно напряженно он проявляется в этике делового общения, потому что именно в этом виде общения основной предмет, по поводу которого оно образуется, является внешним для индивидов.

Этику делового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их производственной деятельности. Она представляет собой частный случай этики вообще и содержит в себе ее основные характеристики.

В социально-философском плане этика делового общения определяется общественно-экономическим строем общества, структурой его социальной организации и господствующим типом общественного сознания. В традиционном обществе основным механизмом делового общения являются ритуал, традиция и обычай. Им соответствуют нормы, ценности и стандарты этики делового общения.

Секретарь находится в постоянном общении: в непосредственном диалоге (с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном (телефон, факс, электронная почта).

Самое главное и трудное в речевом этикете – это умение слушать других людей. Нельзя перебивать собеседника, следует дослушать его до конца, особенно если он чем-то раздражен. «Дайте партнеру возможность выговориться» – это один из методов, помогающих погасить конфликт или не допустить его.

Умение слушать – важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. Зачастую люди не умеют слушать другого и, даже сосредоточившись на предмете, многое упускают. Происходит это оттого, что человек очень быстро переключается на собственные мысли.

В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и свое поведение соотносить с его характеристиками. Это поможет подобрать интересную тему для беседы, выбрать нужный тон, вести себя непринужденно или сохранять дистанцию.

Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выражения, используемый не к месту профессиональный сленг, заимствования из иностранных языков.

Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть культурой речи, которая определяется объемом активного словаря, дикцией, а также владением речью.

Если человек никак не может подобрать нужно слово, закончить фразу, не следует делать это за него, подчеркивая, что вы более сообразительны.

Иногда голос секретаря может решить многое. Американцы, например, считают, что от интонации первой произнесенной по телефону фразы зависит то, как пройдет разговор.

Не говорите слишком громко (как громкоговоритель), иначе у партнера сложится впечатление, что ему навязывают определенное мнение. Если вы говорите слишком тихо или невнятно, это также мешает ходу общения: партнер вынужден задавать встречные вопросы, чтобы убедиться, что понял вас правильно, кроме того, тихая речь создает убежденность в неуверенности и слабости позиций. Эти две крайности свидетельствуют о том, что вы должным образом не «настроились» на общение с партнером. Если беседа проводится в небольшом помещении, рекомендуется пользоваться «камерным стилем» (т. е. говорить тихо и ясно).

Не говорите слишком быстро: особенно при сообщении новой информации, необходимо какое-то время для ее переработки. Если вы чересчур торопливо излагаете мысли, у партнера может возникнуть впечатление, что вы просто хотите уговорить его. Поэтому «риторический галоп» здесь нежелателен. Если же, наоборот, вы изъясняетесь слишком медленно, партнер может прийти к выводу, что вы тянете время.

Большое значение имеет умение заинтересовать собой и заинтересоваться тем, с кем общаешься. Для этого также существуют некоторые правила: выбор общеинтересной темы, использование шуток и острот, не обидных для участников диалога, замена односложных ответов «да – нет» на обороты: «К сожалению, это невозможно».

Говорить следует правильно, т. е. в соответствии с нормами литературного языка.

Речь должна быть точной. Важно, чтобы слушатели (или посетители) поняли именно то, что вы хотели сказать.

Речь должна быть и выразительной.

Соблюдение норм речевого этикета – необходимое условие ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет вежливость, которая в обязательном порядке предполагает прежде всего приветствие.

Основные правила приветствия:

1) общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим;

2) приветствуя женщину на улице, мужчина снимает шляпу и перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает легкий поклон и прикасается рукой к шляпе или слегка ее приподнимает. На иные головные уборы – зимнюю шапку, лыжную шапочку, кепку или берет – это правило не распространяется;

3) в момент приветствия во рту не должно быть сигареты, нельзя также держать руку в кармане.

4) женщины слегка наклоняют голову и отвечают на приветствие улыбкой, они могут не вынимать руки из карманов пальто, жакета;

5) обмениваться рукопожатиями при встрече мужчинам рекомендуется всегда, женщинам – по обоюдному согласию.

6) женщине в знак приветствия никогда не целуют руку на улице, это делают только в помещении;

7) при рукопожатиях не нужно слишком крепко жать руку приветствуемого лица;

8) инициатором рукопожатия почти всегда должна быть женщина.

Основные правила обращения к собеседнику:

1) обращение «вы» свидетельствует о культуре того, кто обращается, подчеркивает уважение к партнеру или коллеге;

2) деловым партнерам, которые хорошо знакомы, а также к своим коллегам предпочтительно обращаться по имени и отчеству или по фамилии с добавлением слов «господин»;

3) не следует злоупотреблять обращением только по имени, да еще на американский манер в сокращенном варианте;

4) к незнакомому человеку можно обратиться со словами: «гражданин», «господин», «сударь» или «сударыня», «девушка», «молодой человек»;

5) во время ведения делового разговора очень важно учитывать расстояние между собеседниками и объем пространства общения. Здесь существует следующий неписаный закон: расстояние до одного метра считается интимным Расстояние от одного до двух с половиной метров считается официальным.

Основные правила представления:

1) принято представлять младшего по возрасту старшему, холостого – женатому, низшего по иерархии высшему, мужчину – женщине, более молодую женщину – старшей и т. д.;

2) когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка кланяется, сидящая женщина в таких случаях не встает. Представляя ближайшего родственника, говорят: «Моя мать», «Мой брат Сергей», опуская фамилию;

3) если возникла необходимость быть представленным, а вокруг нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, то следует просто подать руку и четко назвать себя.

Визитные карточки – это неотъемлемая часть этикета. Их широко используют бизнесмены, политические деятели, журналисты и другие лица деловых и общественных кругов при установлении и поддержании деловых и личных контактов.

Визитная карточка как бы заочно «представляет» своего владельца и «действует» от его имени.

Ушли в прошлое те времена, когда при знакомстве деловые партнеры доставали свои записные книжки и вносили туда необходимые сведения друг о друге: фамилию, имя, отчество, контактные телефоны и названия фирмы, где они работают.

Обычно, представившись, партнеры обмениваются визитными карточками. И сегодня трудно найти организацию, руководители и представители которой не имели визитных карточек. Они уже давно стали не прихотью организации, а жизненно необходимым атрибутом цивилизованной деловой жизни.

По этикету обмен визитными карточками начинается с самых высокопоставленных членов делегации. Первыми вручают визитки хозяева. Передавать их надо так, чтобы партнер сразу смог прочитать текст.

Для визитных карточек используется плотная бумага высокого качества. Размер, цвет и шрифт визитных карточек строго не регламентируются, и они обычно зависят от местной практики и вкуса владельца. Некоторые предпочитают иметь визитную карточку большого формата, другие, наоборот – небольшого.

Визитная карточка женщины (жены) обычно несколько меньше визитной карточки мужчины (мужа).

Наиболее распространенный размер визитной карточки для мужчин – 90×50 мм; для женщины – 80×40 мм.

Визитная карточка представляет ее обладателя, поэтому не следует пренебрегать такими «деталями», как шрифт, расположение текста на карточке, ее цвет.

Не помещайте на визитной карточке лишней информации.

Обилие различных телефонных номеров зачастую усложняет попытки дозвониться.

Визитки бывают разного назначения.

Деловая стандартная карточка содержит все необходимые реквизиты для продолжения контактов: фамилию, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс, электронную почту.

Представительская карточка содержит фамилию, имя, отчество, название фирмы и должность, но на ней не указывается телефон и адрес. Такая карточка облегчает общение, но не означает намерения продолжать контакты с новым знакомым.

Карточка фирмы, организации, предприятия или отдела с указанием телефона, телефакса также применяется для представительских целей и используется на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении сувениров и подарков.

Полученные визитные карточки необходимо систематизировать по отраслям деятельности или алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды.

Практика применения визитных карточек.

После состоявшегося знакомства первым оставляет свою карточку тот, чей ранг (чин, должность) ниже. При прочих равных условиях при оставлении карточки во внимание принимается возраст. Когда возникает сомнение, первым оставляет карточку тот, кто окажется более вежливым.

Визитная карточка может быть использована для заочного представления ее владельца. Визитной карточкой можно поздравить с тем или иным событием – днем рождения, праздником, продвижением по службе, передать благодарность. С визитной карточкой удобно послать цветы, подарок, книгу и т. д.

При посылке визитной карточки, в зависимости от конкретного случая, в ее левом нижнем углу пишутся (большей частью карандашом) следующие буквы латинского алфавита:

•p.f. – выражение поздравления (по любому поводу);

•р.г. – выражение благодарности;

•р.с. – выражение соболезнования;

•p.p. – заочное представление (вместо личного визита);

•р.р.с. – выражение прощания в связи с отъездом (вместо личного прощального визита).

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитной карточке, вместо приведенных выше условных букв, пишется обязательно в третьем лице:

• с наилучшими пожеланиями поздравляет с праздником весны;

• благодарит за внимание (в качестве ответа за присланный сувенир);

• выражает соболезнование по случаю;

• благодарит за поздравление и приглашение;

• с наилучшими пожеланиями посылает фотоальбом на память.

В зависимости от конкретного случая возможны и другие надписи.

Рекомендуется по возможности написать несколько слов на карточке, чтобы не допустить возможности использования ее позднее каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях.

Если карточка оставляется лично, на конверте можно сделать надпись карандашом.

Если посылается по почте, то надпись делается чернилами.

Во Франции визитная карточка вручается лицу, занимающему более высокое положение. Французы придают большое значение образованию собеседника, поэтому рекомендуется на визитной карточке обязательно указать название оконченного высшего учебного заведения, особенно если оно пользуется хорошей репутацией. Также нужно проследить за правильным переводом текста карточки на французский язык.

Визитные карточки в Италии. В итальянской практике считается вполне нормальной ситуация, когда в результате кадровых перестановок вы заняли новое место и можете для завязывания полезных деловых связей воспользоваться накопленным вашим предшественником каталогом визитных карточек.

Подарки – это давний способ оказания внимания, расположения, принятый и в деловой среде. Однако следует понимать, что традиции, связанные с подарками, особенно различаются в других странах.

Считается хорошим тоном, когда организация имеет сувениры с фирменной символикой. Многие солидные организации создают у себя специальный подарочный фонд, который постоянно пополняется. Это поможет и при неожиданном визите.

Во многих фирмах такой рекламно-сувенирной продукцией для выставок или рекламных акций по продвижению товаров, как правило, занимаются рекламные отделы, и секретарь к ним отношения не имеет.

Но если возникает необходимость подарить что-нибудь к юбилею, празднику или ко дню рождения, тут необходимо участие секретаря. Выбор подарка – дело серьезное. По подарку судят фирме, о вас, вашем вкусе, респектабельности, значительности. Поэтому, конечно, надо хорошо понимать, когда можно ограничиться календариком с логотипом, а когда преподнести что-то более значительное. Причем не обязательно дорогое, можно просто оригинальное.

Так как к руководителю могут регулярно заглядывать гости и ли партнеры, секретарю нужно иметь запас подарков, а также фирменной или просто красивой бумаги, ленты, скотч, пакеты.

Уже для первой встречи с иностранными или иногородними партнерами в офисе секретарь готовит сувениры.

Необязательно, чтобы это были дорогие подарки (ручки, часы и т. п.). Подойдут хорошо изданные календари, книги о городе, где находится фирма, красивые фирменные папки с вложенными буклетами и блокнотами, национальные сувениры.

В любом случае секретарь должен подготовить руководителю ответный подарок для партнера.

Правила, определяющие уместность того или иного подарка, сильно зависят от традиций страны, а те в свою очередь – от ее местоположения. В деловых кругах выработан определенный ритуал дарения, определен круг товаров, рассматриваемых не как взятки, а как подарки. К ним относятся календари, записные книжки, зажигалки, фирменные авторучки, а на Рождество – алкогольные напитки.

Со спиртными напитками надо быть осторожными. Прежде всего вам следует выяснить, пьет ли вообще то лицо, которому вы преподносите спиртное, и что пьет.

Надо не просто дарить то, что он пьет; ваш напиток должен обязательно относиться к числу его любимых. Если дарите спиртные напитки, то они обязательно должны быть в упаковке.

Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой эмблемы вашей фирмы либо инициалов того, кому предназначается подарок.

Подарок – это демонстрация не богатства и щедрости, а понимания интересов того, кому его преподносят.

Подарки в сфере деловых отношений бывают:

• сувенирные;

• рекламные;

• ценные.

В качестве сувениров обычно используют: ежедневник, календарь, записную книжку, ручку, брелок, зажигалку, почтовый набор, пепельницу, визитницу и другие предметы, необходимые в деловой жизни.

Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую выпускает данная фирма.

Ценные подарки делятся на два вида:

• подарок организации;

• подарок главе организации.

Случаи вручения подарков:

• юбилейная дата в деловой жизни руководителей организации;

• юбилейные и другие значительные даты в жизни самой организации;

• государственные праздники (8 Марта. 23 Февраля);

• международные праздники (Рождество и Новый год);

• профессиональные праздники:

значимые этапы и события в личной жизни и деятельности человека.

Случаи вручения сувениров:

• презентация продукции;

• представление продукции на выставке;

• проведение семинаров и конференций;

• деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами;

• профессиональные праздники;

как благодарность клиентам и партнерам.

Деловой уровень сувениров и бизнес-подарков:

• VIP – для особо важных персон;

• Business – для бизнесменов;

• Promotion – при продвижении по службе;

• имиджевые подарки – для повышения деловой репутации.

Не рекомендуется:

• дарить очень дорогие вещи, так как это может поставить человека в неловкое положение. Исключение составляют подарки близким родственникам.

• дарить очень дешевые подарки, потому что это уже рассматривается как скупость и пренебрежение к получателю.

• дарить вещи, которые могут быть истолкованы как некий нелицеприятный намек, приобретающие в данном, конкретном случае двусмысленное значение: ну, скажем, вручать картину «Неравный брак» молодоженам;

• дарить то, что вряд ли может пригодиться, даже если это вещь хорошая и дорогая. Например, не стоит дарить спиннинг человеку, не зная, как он относится к рыбалке. Нельзя дарить вещи исключительно по той простой причине, что они вам самим не нужны. Не стоит дарить и то, что вам очень нравится, но к чему другой совершенно равнодушен – например, дарить щенка только потому, что у вас в квартире есть собака, попугайчики в клетке и рыбки в аквариуме, и вы не представляете, как это люди могут жить без общества братьев наших меньших.

• дарить мужчине сладости и цветы, если он не празднует юбилей. Предметы туалета дарят только близким родственникам;

• дарить женщинам зажигалки, пепельницы – в общем, любые предметы, связанные с курением – независимо от того, курит она или нет;

• дарить женщинам крепкие напитки, в том числе крепленые вина;

• дарить женщине ко дню рождения, 8 марта кастрюлю, мясорубку – любые вещи для стряпни, стирки или уборки.

• пытаться уладить ссору с помощью подарка. Сначала все-таки следует попросить прощения, наладить взаимоотношения, а лишь потом закреплять их подарком. Иначе подарок может стать причиной скандала;

• вручая подарок, расписывать какая это дорогая и редкая вещь, каких трудов стоило ее купить;

• дарить чисто декоративные, непрактичные вещи на новоселье или свадьбу;

• критиковать вручаемый подарок, заведомо принижая его достоинства;

• допытываться, как понравился ваш подарок;

• срывать с подарка этикетку с указанием цены. Многие считают, что оставлять ценник неприлично, потому что это может быть расценено как намек: вон как мы раскошелились ради тебя! И все-таки специалисты по этикету рекомендуют оставлять этикетку. Во-первых, определить приблизительную или даже точную цену вещи можно и без этикетки. А во-вторых, этикетка – это свидетельство того, что вещь новая, своего рода элемент упаковки. Однако прилагать кассовый чек не рекомендуется.

• надписывать книги. Это исключительное право автора, поэтому, напишите слова поздравления на открытке (или визитке) и вложите ее в книгу.

Дарите вещи красиво упакованными. Хорошо бы приложить к подарку открытку с соответствующим изображением: к Новому году – новогоднюю и т. д.

Цветы

Цветы являются почти универсальным подарком. Их дарят родственникам к любому празднику, деловым партнерам по случаю какого-либо знаменательного события, в знак приветствия или благодарности за участие в совместном мероприятии и т. д.

Во многих случаях букет может выступать в качестве самостоятельного подарка. Цветы могут служить и дополнением к другому подарку.

В особо торжественных случаях дарят большие букеты или даже корзины цветов. Вовсе не обязательно всегда стремиться преподнести как можно больший букет. Во-первых, цветы, как и любой другой подарок, – не демонстрация щедрости, а лишь знак внимания. А во-вторых, стоит прислушаться к мнению японцев, которые говорят: «Один цветок лучше, чем сто, передает великолепие цветка».

Выбирая цветы, помните, что ярко-красные, особенно розы, по традиции являются знаком страстной любви. Поэтому дарить их пожилым людям и замужним женщинам не рекомендуется. Белые цветы – символ чистоты и невинности, – принято вручать невестам. Желтые раньше считались символом разлуки и измены, но едва ли стоит обращать внимание на это устаревшее представление: желтый – жизнеутверждающий цвет, и яркие желтые цветы – прекрасный подарок.

Букет выглядит лучше, если составлен из цветов одного тона. Не принято сочетание полевых и садовых цветов. Желтый гармонирует с фиолетовым, а оранжевый с голубым. Красные цветы хорошо сочетаются с зеленью. Неплохими сочетаниями также считаются желтый и красный, желтый и синий, фиолетовый и оранжевый. Белые цветы можно сочетать с любыми другими.

Живые цветы – приятный подарок, но лишь в том случае, если они не утратили свежести. Чтобы сохранить их, рекомендуется обрезать стебли наискосок. Но ни в коем случае не ножницами или тупым ножом – это закупорит каналы, по которым вода поступает к цветку.

Цветки в букете не должны быть прижаты друг к другу. Форма вазы должна соответствовать форме букета. Раскидистый, невысокий букет лучше выглядит в низкой и широкой вазе, цветы с длинными, прямыми стеблями – в высокой и узкой.

Высокие, большие вазы ставят прямо на пол. Приземистую можно поставить на высоко расположенную полку, шкаф и т. п., но ближе к потолку стоит помещать такие букеты, из которых растения свешиваются в стороны и вниз. Лучше всего ставить вазы с цветами на специальную подставку, тумбочку или стол. Чтобы букет хорошо смотрелся, следует ставить вазу на фоне однотонной поверхности сочетающегося с букетом цвета. Идеальный вариант – белая стена.

На прием, который проходит в ресторане, не рекомендуется приносить в качестве подарка цветы. В этом случае виновник торжества не сможет позаботиться о его сохранении.

Насколько Вы деловиты?

Некоторые считают, что деловитость как черта складывается из чего-то особого и малодоступного. Но если внимательно приглядеться к людям, то можно заметить наиболее типичные проявления как деловитости, так и неделовитости.

В этом и стоит назначение теста, предлагаемого доктором экономических наук Е. Комаровым.[14]

После прочтения каждого вопроса нужно выбрать один вариант ответа. Затем по предлагаемому ключу найдите оценку в баллах и полученную сумму соотнесите с результатами, которые вы найдете в конце теста.

1. Сегодня довольно часто говорят о деловых людях, их умении делать практическое дело. Какое у вас общее представление о деловой женщине?

A. Это женщина, погруженная во множество самых разнообразных дел – и служебных, и домашних.

Б. Она не только «вся в делах», но и умеет каким-то образом делать их. Быть деловой трудно, и поэтому нужно постоянно улучшать условия для работающих женщин.

B. Считаю, что женщина не должна быть деловой, за исключением домашнего очага.

Г. У меня такое впечатление, что женщину «втянули» в производственную деятельность и назвали деловой. А теперь не могут ее оттуда «вытянуть» и назвать просто женщиной.

2. Предположим, вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещанное затруднительно. Как вы поступите?

A. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное.

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежду на обещанное.

B. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, а если нет, объясню причины невыполнения.

Г. Никогда не обещаю что-либо, если не уверена в обстоятельствах. Но в том случае, если они все же изменились, ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.

3. Дома и на работе вас окружают различные вещи, которыми вы часто пользуетесь. Каковы ваши правила их месторасположения?

A. Каждая вещь лежит, где ей хочется.

Б. Стараюсь придерживаться правила: каждой вещи – свое место.

B. Периодически сама навожу порядок в расположении вещей, предметов. Затем кладу их куда придется, чтобы не загружать голову. Спустя какое-то время опять навожу порядок и т. д.

Г. Из-за нехватки времени обычно прошу кого-нибудь навести порядок в тех вещах, которые находятся в «кругообороте».

Д. Считаю, что данный вопрос не имеет отношения к деловитости.

4. Какую систему фиксации поручений, заданий, просьб и дел вы используете?

A. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку.

Б. Фиксирую наиболее важные дела в своем еженедельнике. «Мелочь» пытаюсь запоминать. Если забываю о «мелочи», тоже считаю это недостатком.

B. Стараюсь запоминать поручения, задания, просьбы и дела, так как это тренирует память.

Г. Довольно часто пользуюсь «списком дел» на день на неделю.

Д. Придерживаюсь принципа «обратной памяти»: пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает.

5. Какова точность вашего прихода на деловые встречи, собрания, совещания, заседания и т. д.?

A. Прихожу обычно заранее или чуть раньше.

Б. Прихожу вовремя, т. е. к началу проведения мероприятия.

B. Как правило, опаздываю.

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя.

6. Как Вы ведете свою телефонную записную книжку?

А. Без системы телефонов, фамилий, имен. Если понадобится номер, обязательно найду его.

Б. Часто меняю записные книжки, так как нещадно их эксплуатирую. При переписке телефонов стараюсь все сделать «по науке», однако при дальнейшем пользовании, пополнении записей вновь сбиваюсь на «вольный стиль».

В. Записи веду «почерком настроения». Считаю, что был бы записан телефон, а на какой странице, прямо или криво – не имеет значения.

Г. Использую общепринятую систему в соответствии с алфавитом. Записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и некоторые дополнительные данные.

7. Придаете ли вы значение своевременному выполнению заданий, поручений?

А. Считаю своевременность важным проявлением деловитости. Не хочу никого подводить.

Б. Своевременно выполнить что-либо – это верный шанс получить новое задание или поручение.

В. Женщина в работе должна быть исполнительной, но не обязательно своевременной. Ведь ей постоянно что-то мешает соблюсти срок. И за это ее не надо судить слишком строго.

Г. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения к установленному времени.

Д. Интереснее и веселее живется, когда женщина становится «несвоевременной».

8. Как вы относитесь к своему и «чужому» рабочему времени и результатам работы?

A. Очень жалко, когда время тратится на словопрения и говорильню. Ценю практический результат.

Б. Женщины любят излить друг другу душу. Но главное, чтобы при этом не страдало дело.

B. Честно говоря, отношусь ко времени так: день прошел, ничего неприятного не произошло – вот и хорошо.

Г. По-моему, время можно использовать гораздо результативнее, если практически учитывать, что женщине приходится трудиться и на работе, и дома.

Д. Считаю, что многое в нас самих и в окружающих способствует тому, чтобы относиться ко времени расточительно, небережливо.

Ключ к ответам на вопросы теста

Результаты теста:

Вы набрали от 50 до 80 баллов. Вы – деловая женщина в самом лучшем и наиболее ценимом значении этого понятия. Вы умеете держать свое слово, рационально организуете себя, цените свое и чужое время.

Вы набрали от 30 до 49 баллов. Вы относитесь к той разновидности женщин, которых иногда называют полуделовыми, т. е. подлинная деловитость то проявляется у вас, то пропадает.

Вы набрали меньше 30 баллов. Вам нравится быть просто женщиной, и вы не считаете деловитость привлекательной чертой.

Главная |
Контакты |
Прислать материал |
Добавить в избранное |
Сообщить об ошибке

Секретариат — очень важное подразделение в организации. Перефразируя известное высказывание о театре, который начинаегся с вешалки, можно сказать, что организация начинается с секретариата (приемной). Секретариат — лицо организации.

Сотрудники секретариата освобождают руководителя (шефа) от многих работ административного характера, способствуют той организации труда, которая наиболее приемлема для него, т.е. освобождают его от работы рутинного или организационного характера, тем самым дают возможность сосредоточиться на основных направлениях деятельности.

Сотрудники секретариата отвечают на телефонные звонки, принимают и отправляют сообщения по факсу, устанавливают телефонную и прочие виды связи для шефа, подбирают нужную информацию, оформляют документы для служебных командировок, активно участвуют в подготовке и проведении приема посетителей, принимают от посетителей документы на подпись шефу и т.п.

Границы деятельности и ответственности секретариата весьма различны: они зависят от масштаба организации, особенностей характера функционирования организации, от личностных черт того менеджера, которого данный секретариат обслуживает, и т.п. Секретариат может состоять из одного человека — секретаря, а может быть разветвленной и многочисленной службой.

Работа секретариата во многом определяет эффективность деятельности того менеджера, которого он обслуживает.

Теперь укажем на требования делового этикета по отношению к секретарю. Для удобства изложения материала будем говорить об одном секретаре, хотя набор секретарских обязанностей может быть весьма обширен и требовать большего числа сотрудников.

Один сакраментальный вопрос: «секретарь» или «секретарша»? Дело в том, что во французском, итальянском и некоторых других языках есть равноправные термины: «секретарь» (муж. рода) и «секретарша» (жен. рода). В русском языке нет этого термина в женском роде. «Генеральша» и подобные словесные конструкции обозначали в прежние, дореволюционные времена не формальную должность, а ту особу, которая являлась женой человека, имеющего должностной статус генерала. Сейчас термин «генеральша» исчез из обихода, будучи замененным словосочетанием «жена генерала». Кстати, такие слова, как «учительша», «майорша», до сих пор употребляются малообразованной или вообще необразованной частью,, населения, безотносительно к тому, имеет ли данное лицо должность учителя и является при этом женщиной («учительница») или имеет статус жены уч ител я- мужч и н ы.

Исходя из сказанного, можно сделать вывод: поскольку в русском языке нет грамматической конструкции для женщины-секретаря, не следует занимать место отсутствующей грамматической формы ошибочной формой «секретарша». Независимо от пола лица, занимающего эту должность, следует использовать грамматическую форму «секретарь».

Профессиональный секретарь должен иметь высокий уровень личной культуры, знания, требуемые для выполнения должностных обязанностей, и уметь использовать их на практике в повседневной деятельности.

Работа секретаря в большей степени, чем других сотрудников, требует знаний правил делового этикета, а также определенных природных качеств — доброжелательности, оптимизма, уравновешенности, сдержанности, чувства собственного достоинства.

Секретарь — одна из важнейших должностей организации, так как он контролирует прохождение и правильное оформление документов, полученных от своего руководителя.

Если какое-либо третье лицо формирует и печатает тот или иной документ, секретарь держит этот процесс под контролем.

Секретарь своевременно должен напомнить о предстоящих деловых встречах и помочь менеджеру к ним приготовиться. От секретаря также требуется тактично, мягко, но одновременно решительно избавлять своего руководителя от нежелательных или излишних контактов с посетителями. Такая задача возникает в течение даже одного дня многократно.

В тандеме «руководитель-секретарь» обязанности есть не только у секретаря, но и у второй партнерской стороны. Менеджер в совою очередь должен информировать секретаря о своем местопребывании (если он уходит из кабинета), о своих деловых намерениях на ближайшее время и т.п , поскольку секретарь просто не имеет права ответить на вопросы: «Когда придет г-н N?», «Получил ли г-н N мои документы?» и т.п. — словами: «Не знаю».

Зарубежные бизнесмены — в частных разговорах, а иногда в деловых письмах, выражают недоумение и недовольство тем, что секретари российских бизнесменов далеко не всегда располагают нужной информацией о том, когда, где и при каких условиях можно увидеться с их шефом, и не могут ответить на довольно примитивные вопросы в рамках сферы своей предполагаемой компетенции.

Укажем на основные обязанности секретаря и соответствующие требования делового этикета.

Работа с почтой. Секретарь вскрывает почту, приходящую на имя руководителя, сортирует ее. С разрешения своего руководителя секретарь может сам ответить на некоторые несложные письма. В некоторых случаях секретарь может принять решение о передаче деловых писем другим сотрудникам, если, например, руководитель в отпуске или отсутствует достаточно долго по другим причинам.

Существует также следующая практика работы с почтой. Менеджер, просматривая деловые письма и прочую деловую корреспонденцию, коротко сообщает секретарю, что и как нужно ответить на то или иное письмо, а секретарь потом самостоятельно пишет ответы, завершая письмо соответствующими «формулами вежливости», печатает письмо (или организует печатание) и передает его на подпись. Для самостоятельного написания делового письма нужна высокая квалификация секретаря, знание деловой корреспонденции, принципов се составления и оформления.

Недопустимо для секретаря накапливать нераспечатанную, неразобранную почту, долго не давать ответа на полученные деловые письма.

Телефонные разговоры. Они должны быть предельно вежливыми, информацию следует передавать кратко, отвечать на вопросы полно, чтобы нс вызывать поток новых вопросов. Форма ответа на телефонный звонок «Алло» в деловой обстановке недопустима, так как это неофициальный ответ. Отвечая на звонок, следует назвать организацию (или ее отдел, если организация достаточно большая) или должность лица, секретарем которого является тот, кто снял трубку (например, «Приемная ректора М»), затем сказать: «Слушаю Вас».

Текущая работа. Ежедневно в начале рабочего дня секретарь должен рассмотреть свои прежние записи о делах, намеченных на данный день, выделить среди них главные и неотложные и приступить к их исполнению. Документы следует хранить в папках, каждая из которых имеет специальное назначение.

Деловые встречи. Секретарь напоминает своему шефу о деловых встречах, готовит к ним необходимую документацию, оформляет материалы результатов встречи, контролирует сроки выполнения решений, принятых в ходе деловой встречи.

Секретарь также выполняет ряд других работ по указанию своего руководителя.

Внешний вил и манеры секретаря также определяются требованиями этикета. Это связано с тем, что секретарь является «лицом» организации, в которой он работает. Оценка партнерами руководителя организации во многом зависит от умения секретаря вести деловые переговоры, а также от его манеры поведения и внешнего вида. Если секретарь — женщина, то согласно правилам этике, ее макияж не должен отличаться излишней яркостью, а украшения и аксессуары должны быть подобраны с учетом корпоративной этики. Например, желательно отказаться от ношения большого количества колец в рабочее время.

Предпочтительная одежда для секретаря такая же, как и для любой деловой женщины, — костюм или строгое платье. Исключены джинсы я другая одежда из джинсовой ткани, лосины, брючки в обтяжку; шорты, майки и т.д. Нельзя находиться на работе в босоножках, спортивной обуви, без чулок.

Секретарь выполняет, кроме других, и представительскую функции в организации, поэтому у него должен быть ухоженный вид, одежда требуется элегантная, модная, но в ее умеренном проявлении (например, длина юбки допускается по моде — до колен но не выше).

Секретарь имеет личные контакты с большим количеством людей: его и сотрудники организации (однако если организация большая то секретарь лично знаком далеко не со всеми); это и посторонние посетители, также нс всегда знакомые. О необходимости соблюдать вежливость, такт, любезность при таких контактах уже говорилось выше.

Можно утверждать, что этика деловых отношений особенно требовательна к секретарю, хотя именно работа секретаря дает повод, чтобы не сказать «соблазн», больше чем на других должностях, отступить от истины, т.с. нарушить этические принципы.

В качестве подтверждения приведем цитату из одного источника рекомендаций по деловому этикету (однако тактично не будем указывать автора и название источника): «Шеф использует также свое рабочее время для … занятий, посвященных главным проблемам учреждения, которым он руководит: готовит доклады или подготавливает переговоры с зарубежными клиентами. Это требует тишины и покоя. Секретарша (-»ша»!) в данном случае охраняет шефа от нежелательных визитов сотрудников и посетителей. Одним говорит, что шефа нет, а другим — что у него посетитель, третьим — что он готовится к важному разговору».

Остается только посочувствовать тем читателям, которые с усердием будут изучать рекомендации, подобные последней, потому что такие указания можно назвать «рекомендациями по неэтичному поведению секретаря».

В заключение можно еще раз сослаться на известную истину: внутренняя личная культура — основа этичного поведения и следования нормам делового этикета.