Как все успевать: 10 хитрых советов |

5 выполняй сначала важные дела, а только потом срочные

Возвращаясь к разговору о приоритетах, стоит отметить, что существует два вида задач — важные и срочные. Несмотря на то, что второй тип предусматривает немедленное выполнение, мы советуем всегда сначала разбираться с важными задачами. 

Дело в том, что довольно часто в течение рабочего дня к нам прилетают просьбы и поручения с пометкой «срочно». Однако это не значит, что надо бросать все, чем ты занимался и приступать к ним. 

Иначе можно постоянно выполнять текущие поручения, так и не приступив к главным. Срочные задания, конечно, не стоит игнорировать, но и не надо бросать все на свете, жертвуя своими планами и приоритетами.

Как бы то ни было, все зависит от «срочности» того или иного дела. Если это действительно какая-то экстренная ситуация, не совсем уместно будет говорить: «Подожди, я еще не разобрался со своими делами».

. Фокусируйте внимание на том, что делаете

Так уж устроен наш ум, что мы думаем о многих вещах одновременно и в результате, практически не умеем сосредотачиваться. Если заниматься усердно чем-то одним, ни на что не отвлекаясь, это гораздо эффективнее и по времени, и по затраченным усилиям, чем если делать несколько дел, перескакивая с одного на другое. Мультизадачность не поможет вам стать более продуктивными.

. Сначала делайте самые необходимые вещи

Обычно это те вещи, которые хочется отложить “на потом”. Обязательно записывайте несколько таких в начале каждого вашего дня. И выполняйте их!

. Начинайте пораньше

Замечено, что если прийти на работу на полчаса раньше, можно успеть гораздо больше. Если правильно организовать свой день, то можно ложиться спать вместе с детьми, т.е. не позднее 10 часов вечера, и вставать в 5 утра. За 2 утренних часа, пока не встанут дети, можно успеть сделать гораздо больше, чем в вечернее время с 22 до 24, когда вы порядком устали под конец дня.

Составьте список того, что вам НЕ стоит делать

Плохие привычки, также важны как и хорошие. Может вам всё таки стоит посмотреть этот фильм в другой день?

1 начни пользоваться списками

Любое, даже самое незначительное дело начинается с плана. А если у тебя сразу несколько дел, без правильного планирования точно не обойтись. Тут на помощь приходят списки задач, которые нужны, чтобы не держать в голове кучу информации и вспоминать, что же тебе надо было сделать.

Списки задач — это очень удобная навигация в беспрерывном потоке продуктивной деятельности. Во-первых, они наглядно показывают, каким должен быть твой следующий шаг, а во-вторых, являются своеобразной таблицей маленьких достижений, рядом с которыми очень приятно ставить пометки «Сделано».

Таким образом, они не только помогают ориентироваться в насыщенной событиями повседневности, но и становятся мотиватором, который подталкивает тебя к новым ачивментам.

Твоим первым списком должен стать список дел на день. Его можно составлять перед отходом ко сну, чтобы слаще спалось, либо ранним утром. Там должны быть записаны не только основные задачи, с которыми ты планируешь разделаться, но и маленькие действия, типа «сходить в магазин» или «позвонить старому приятелю».

При этом не стоит забывать, что каждой задаче надо назначать свой приоритет, который будет влиять на ее важность и скорость выполнения.

Определитесь с целью и сосредоточьтесь на главном

Не имея четкой цели вы постоянно будете блуждать среди множества дел, которые вам не только не помогут достигнуть цели, а скорее наоборот, будут от нее отвлекать и забирать ваше ценное время.

Создавайте привычки

Выберите несколько действий, которые вы совершаете на регулярной основе и сделайте из них привычки. Например выберите конкретное время, когда вы отвечаете на электронные письма, или что после работы вы обязательно пойдёте в тренажёрный зал. Постепенно, повторяя их каждый день, эти действия станут автоматическими.

Составляем списки

Здесь Дэвид Аллен неоригинален. Он призывает ничего не держать в голове! Все систематизировать и записывать на бумаге, в текстовых редакторах, специальных приложениях для смартфонов. Итак, отвлекись на 10 минут от повседневных забот, возьми листок бумаги (ну или что тебе удобнее) и напиши все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают тебе покоя. Главное — вытащить все из головы и положить, так сказать, перед собой, чтобы было легче разбираться.

Простой пример: увидела сегодня, что порвалась на кухне скатерть. В список «Нужно сделать» добавляй пункт «Купить новую скатерть».

10 лучших книг для тех, кто хочет успевать жить

Керри Глисон «Работай меньше, успевай больше»

Джек Кэнфилд «Цельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей»

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Дэвид Аллен «Как поддерживать дела в порядке»

Стивен Р. Кови «Главное внимание главным вещам»

Марина Ярославцева «Как все успеть. Тайм-менеджмент для мам»

Ицхак Пинтосевич «Действуй! 10 заповедей успеха»

Мартин Бьяуго «Меньше, но лучше. Работать надо не 12 часов, а головой»

Эрин Доланд «Упрости себе жизнь»

Ричард Ньютон «От слов к делу! 9 шагов к воплощению вашей мечты»

. Ведите здоровый образ жизни

Избавьтесь от вредных привычек. Это добавит вам сил, энергии, здоровья и даже сэкономит вам кучу денег. А еще добавит вам как минимум пару лет жизни. Быть здоровым это здорово!

. Поддерживайте порядок

Очень много времени экономится, когда у вас порядок в вещах, на рабочем столе и в компьютере. У каждой вещи должно быть свое место, документы должны быть систематизированы, с работы нельзя уходить, пока на рабочем месте не будет идеального порядка. 5 минут на поддержание порядка сэкономят вам в итоге часы, которые могут быть потрачены на поиск нужного документа или вещи.

. Скажи «нет»

Исключи из своего лексикона фразы «Сделаю завтра», «Подумаю об этом потом», «Отложу на час» и… «Как же мне все успеть?!». Делай все здесь и сейчас. Главное — начать действовать. Выбрать из наших советов наиболее для себя оптимальные или придумать что-то свое.

. Избавьтесь от шаблонного мышления

Как правило, наша работа однообразна, поэтому так легко стать жертвой шаблонного мышления. Попробуйте делать свою работу по-другому, ведь привычное — не всегда самое лучшее. Возможно, вашу работу можно выполнить быстрее, если ее автоматизировать или делегировать ваши обязанности.

. Сортируйте письма

Как только вы проверили почту, обязательно разберитесь со всеми письмами: ответьте на те, которые требуют ответа, удалите спам, перенесите нужные в черновики. Организованность очень важна если вы хотите успевать больше всего.

. Брэйнсторминг

Выделите немного времени для себя и пусть ваши идеи проявят себя. У вас может появиться уйма хороших идей за сравнительно короткий промежуток времени.

. Сразу беритесь за работу

Многие люди перед тем, как приняться за работу, начинают наводить порядок в бумагах или на столе, пить кофе, читают социальные странички, а потом поражаются, куда подевалось время, отведенное на работу! Если вы знаете, что надо делать, сразу беритесь за работу, а если справитесь быстро, в виде бонуса можно и кофе попить, и в социальные сети заглянуть.

. Используйте время без остатка

Мы много времени тратим впустую, а ведь его можно было бы использовать с пользой. Например, во время поездки на работу можно слушать аудиокнигу, во время завтрака — составлять план на день, а стоя в очереди, составлять список покупок или просматривать записи, вычеркивая сделанное и добавляя новые задачи на вечер или эту неделю.

15 отключите все социальные сети

, Фэйсбук, , Одноклассники — вы не поверите сколько времени они у вас отнимают, пока не отключите их хотя бы на неделю.

. Отслеживайте потраченное время

Вы можете сберечь не один час свободного времени, если будете более разборчивыми, выбирая фильмы и телепередачи, которые вы смотрите, журналы и газеты, которые вы читаете.

. Меняйте занятия

Тело никогда не устает целиком, обычно одновременно устают лишь некоторые группы мышц. Смена занятий поможет с этим справиться. Например, если вы несколько часов подряд работали сидя, переключитесь на ту работу, где можно что-то делать стоя либо в движении. И наоборот. Попрактикуйте этот метод хотя бы неделю и вы убедитесь, насколько больше способен выдержать ваш организм.

. Притормозите

Вам не обязательно быть первым у финишной черты. Пусть у вас будет время на то, чтобы оглянуться и оценить проделанную вами работу.

. Засекайте время

(Вы опять же увидите сколько времени у вас отнимают социальные сети!) Записывайте сколько времени у вас уходит на сортировку электронных писем, чтение и т.д. Это поможет вам планировать свой день лучше.

. Не перескакивайте с одного на другое

Выделяйте на каждое определённое задание такое же определённое количество времени. Как только время выйдет, переходите к следующему.

. Работайте, когда работается

Вы наверняка замечали, что есть дни, когда работа «кипит и спорится», а есть дни, когда делать не хочется абсолютно ничего. Это нормально и нужно относиться к этому с пониманием и спокойствием. Если нет срочной работы, то вполне можно позволить себе день-другой отдыха.

. Оглянитесь назад

Каждую неделю отводите немного времени на то, чтобы проанализировать её: чего вы достигли и что вам следует подправить в расписании следующей недели.

. Установите режим дня

Мы будем гораздо больше успевать, если все будет делать вовремя и в установленное время. Режим дня позволит вашему организму работать, как часы. Для этого тщательно распланируйте свой день, включая приемы пищи и сон. Вы гораздо быстрее будете засыпать и легче просыпаться, если это будет в одно и то же время, даже на выходных.

2 научись отказывать людям

Проблема многих людей заключается в том, что они не умеют отказывать. В итоге это приводит к тому, что они постоянно занимаются чужими делами и совершенно не успевают начать свои.

Довольно часто неспособность сказать «нет» встречается у начинающих профессионалов той или иной сферы. Им кажется, что если они не будут выполнять все просьбы своих клиентов или руководства, к ним больше никогда не обратятся. 

На самом деле, это ошибочное мнение. Парадокс заключается в том, что если человек умеет говорить «нет» там, где это действительно нужно, к нему повышается доверие и уважение. Таким образом, он кажется более важным и, соответственно, успешным в своем деле.

Качественный сон

Если вы не будете получать достаточно сна, ваша продуктивность на работе может существенно снизиться. Рекомендуется спать около 7-9 часов.

Определяем следующий шаг

По Аллену, просто занести что-то в список недостаточно. Как правило, о таких абстрактных делах мы сразу забываем, придумываем кучу причин, чтобы отложить на потом, и в результате — делаем все в последний момент. Поэтому мозг нужно подстегнуть и снабдить его конкретной задачей.

Продукты для мозга
Как не дать мозгу лениться, улучшить память и внимание? Ешь правильные продукты для мозга!

Стимул и мотивация

Если работа нам нравится, то мы выполняем ее легко и быстро. Поэтому, если хотите успевать больше, находите в каждом деле стимул для себя. Например, если закончить отчет до конца рабочего дня, то вечером останется время хобби, общение с семьей или на просмотр хорошего фильма.

. Будьте внимательны

Если вы хотите сэкономить время, внимательно слушайте, записывайте указания и сведения, и уточняйте, если необходимо. Это поможет вам избежать недоразумений, повторений и переделок.

. Избавьтесь от «пожирателей» времени

К счастью или сожалению, в сутках всего 24 часа. И что бы вы не делали, их не будет . Поэтому, если вы действительно хотите успевать сделать многое в течение дня, вам нужно избавиться от тех занятий, на которые тратиться впустую ваше драгоценное время.

. Напоминайте себе

Оставляйте записки и заметки о тех вещах, которые вам нужно сделать. Кладите счета и книги (которые вы хотите прочитать) на видные места. Наклеивайте записки на холодильник!

. Питайтесь хорошо

Обед не просто утоляет голод. Такие продукты как лосось, миндаль и морковь повышают уровень энергии. Как что следите за тем, что вы едите.

. Сядьте на информационную диету

В наше время мы все время подвержена информационным атакам, наш мозг практически не отдыхает: новости по телевизору, сплетни коллег, рабочие моменты, домашние разговоры и т.д. В результате, мы ощущаем, что наша голова опухает от переизбытка информации, мы становимся рассеяннее и заторможеннее. Тим Феррис, автор «4 часовой рабочей недели», предлагает нам сесть на диету с “низким содержанием информации”.

. Оптимизируйте работу

Подумайте, что забирает у вас много времени. Например, готовка. Сейчас есть мультиварки, которые прекрасно справятся с приготовлением еды практически без вашего участия. Или возьмем покупки. Учитесь заказывать и покупать вещи через интернет. Так вы сэкономите много времени, сил и денег.

Покупая продукты через интернет, вы, во-первых, не купите ничего лишнего, а только то, что есть в вашем списке, во-вторых, вы не будете тратить время на поход в супермаркет, стояние в очереди, в-третьих, вам все занесут в дом, зачем вам лишний раз напрягаться.

. Всего три задачи в день

Хотите успевать больше? Съешьте лягушку на завтрак — так говорят западные специалисты по тайм-менеджменту. Съесть лягушку означает сделать что-то не самое приятное, но очень важное с самого утра. Когда это дело будет сделано, остальные задачи покажутся пустяковыми по сравнению с утренней.

. Скажите “нет”

Не пытайтесь сделать всё для всех. Научитесь говорить твёрдое “нет” и вы останетесь сфокусированными на своей задаче.

. Разделите большую работу на мелкие задачи

Всегда страшно приступать к серьезной работе или разбирать накопившиеся завалы. Гораздо проще решать мелкие задачи, которые являются часть чего-то большего. Большая цель становится достижимой благодаря маленьким действиям, которые вы совершаете каждый день.

. Сделайте перерыв

Выделите немного времени для себя, для отдыха, для расслабления. Отдохнув, вы сможете с новыми силами вернуться к работе. Если же работать без перерыва долгое время эффективность значительно снижается.

3 избавься от максимального количество отвлекающих факторов

Ты даже не представляешь, как сильно отвлекающие факторы отнимают у нас время. К их числу относится очень много обстоятельств — от шумных разговоров коллег в опенспейсе и постоянных уведомлений на смартфоне до проверки электронной почты и новостях в социальных сетях.

Постарайся во время выполнения важных задач, требующих концентрации, не отвлекаться на все подряд. Отключи уведомления на смартфоне, закрой дверь своего кабинета, запасись закусками и напитками или просто поставь себе дедлайн. В таком случае ты удивишься, насколько быстро можно было выполнить ту работу, которую ты обычно растягивал на несколько часов.

Действуем!

Когда у тебя перед глазами список задач и конкретных шагов по их решению, в голове все само собой выстраивается в четкую линию. Мозгу дана программа, алгоритм действий, которые можно выполнять без раздумий. Все размышления должны быть только на предыдущем этапе.

Используйте правило 80/20

Не важно, как много у вас есть времени, но важно, как и на что вы его расходуете. Есть замечательный принцип Паретто, который гласит, что 20% усилий приносит 80% результата, и наоборот 80% ваших усилий приводят всего к 20% результата. Мы эффективно работаем не более 20% своего рабочего дня.

Поэтому важно сначала делать важное, а потом заниматься остальными делами. В быту также работает закон Паретто: 80% вещей, которые находятся у нас дома или в машине, практически не используются (вещи, которые мы не носим, книги, которые мы не читаем, посуда, которую мы не используем и т.д.). Избавляйтесь от лишнего, освобождая пространство и энергию.

Просыпайтесь раньше

Если вы можете получать достаточно сна и при этом ещё и вставать раньше, то это просто замечательно. В этот дополнительный утренний час у вас меньше забот, которые могут вас отвлечь, поэтому используйте его с умом.

4 не забывай про свое здоровье

Нельзя оставаться продуктивным и все успевать, если ты чувствуешь себя скверно. Это касается как физических аспектов твоего здоровья, так и ментальных (они, кстати, взаимосвязаны). 

Именно поэтому ты должен как минимум следить за качеством своего сна, которое нередко страдает у людей, старающихся успеть всегда и везде. Лучше всего ложиться в кровать в одно и то же время и уделять сну по крайней мере семь часов.

При этом старайся откладывать телефон или ноутбук хотя бы за час до сна. Лучше послушай расслабляющую музыку или пообщайся с близкими людьми. 

Кроме сна, очень важно следить за своим рационом. Он должен быть комплексным и, желательно, состоять из полезных продуктов. Естественно, все мы любим фастфуд, но нельзя завтракать, обедать и ужинать в ресторанах быстрого питания. 

Ну, и не забывай про физические упражнения. Если у тебя есть возможность, выходи на пробежки или вовсе запишись в спортивный зал. Спорт не только заряжает энергией и поднимает настроение, но и укрепляет иммунитет. 

Организуем пространство

Рабочее место, как контрольный пункт, с которого отдаются все команды. Чем лучше оно организовано — тем эффективнее идут дела. И здесь даже не важно, кто ты: крутая бизнес-леди или простая домохозяйка. Рабочее место — понятие символическое.

Это и стол, и кухня, и полки, и доски для записок, и дверца холодильника с различными напоминалками на ней. А вот дальше интереснее! Раньше тайм-менеджмент говорил об идеальном порядке на рабочем месте. Ведь, во-первых, лишние предметы отвлекают, во-вторых, ты тратишь время на то, чтобы найти в этих завалах что-то нужное, в-третьих, беспорядок расхолаживает и так ты не сможешь понять, как все успевать.

Мастер-класс: доска для записей
Есть такое правило: хочешь ничего не забыть — держи перед глазами! А мы расскажем, как оформить доску-«напоминалку».

Отключите все отвлечения

Сложно не среагировать, когда что-то пиликает под ухом. Поэтому отключаем: звук телефона, любое оповещение из социальных сетей, автоматическую проверку почты. А чтобы не пропустить действительно что-то важное, поставьте автоответчик на телефон и электронную почту, в котором укажите, когда с вами снова можно будет связаться.

Перестаньте постоянно проверять почту

Выберите для себя время, когда вы будете проверять свой электронный ящик. Неожиданные письма с просьбами и заданиями могут надолго отвлечь вас от вашей основной работы.

«Съешь на завтрак лягушку»

Что это значит? С самыми трудными и неприятными делами (противными «лягушками») разбирайся утром. Тогда всю оставшуюся часть дня ты сможешь спокойно выполнять простую работу, не вызывающую негативных эмоций. А вот если бережешь «лягушку» на потом, она будет противно «квакать», напоминать о себе и вызывать желание оттянуть выполнение неприятного задания. Зачем тебе портить весь свой день такими тревожными мыслями?

Будьте решительны

Если вы что-то сделали/сказали/решили, то не стоит терять время на бессмысленные размышления о правильности принятого вами решения. Что сделано, то сделано, сделайте выводы и двигайтесь дальше. Не совершает ошибок лишь тот, кто ничего не делает.

Составляйте ежедневные списки задач

Держитесь подальше от этих огромных списков. Вместо них составляйте небольшие с такими задачами, которые вы реально можете выполнить за день, например погладить вещи, записаться к врачу, или оплатить счёт за газ.

Разбивайте большие задания на более мелкие. Вместо того, чтобы идти качаться вы можете всерьёз задуматься над тем, чтобы записаться на уроки йоги. Или вместо того, чтобы за один вечер писать курсовую, вы можете настроиться чтобы писать по листу в день. Маленькие достижения сложатся в большую победу.

6 попробуй поработать под музыку

Иногда лучше сконцентрироваться помогает грамотно подобранный музыкальный плейлист. Причем желательно, чтобы он состоял из инструментальных композиций без вокала.

Дело в том, что музыка со словами несет в себе конкретные смыслы, заставляя тебя задумываться над ними. Ее даже можно отнести к отвлекающим факторам, мешающим работать. Однако хорошая инструментальная музыка создает атмосферу, дополняя твое настроение и заряжая на поток продуктивности.

Самое главное — разобраться с жанром, который подходит именно тебе. Кто-то идеально работает под классическую музыку, другой предпочитает техно, а некоторые и вовсе включают мантру, вводя себя в состояние некой медитации.

Тут все индивидуально.

Научитесь говорить «нет»

Если вы хотите успевать многое в течение дня, научитесь отказывать. Люди любят перекладывать свои дела и обязанности на других. Помогать — не значит делать чью-то работу.

7 делай перерывы

Очень важно во время рабочего дня делать регулярные перерывы, которые помогают быстро перезагрузиться и приступить к работе с новыми силами. Это нужно, поскольку наш мозг имеет свойство терять концентрацию при обилии информации. 

Наверняка ты замечал, что мы перестаем чувствовать резкие запахи (например, запах рыбы) спустя некоторое время. Это происходит из-за того, что мозгу начинает казаться этот запах неважным, и он перестает обращать на него внимание.

То же самое происходит и с различного типа задачами. В какой-то момент наш мозг теряет фокус, и концентрация на одном деле пропадает. В таком случае надо встать со стула, немного походить, размяться и вновь приступать к выполнению важной задачи.

Итак, если ты сможешь применить все вышеописанные советы, мы уверены, что у тебя больше не останется вопросов по поводу того, как успевать делать строчные дела и никуда не опаздывать. Пользуйся.

Доводите дела до конца

Многие любят откладывать дела на не определенный срок и не доводить начатое до конца. Список таких дел имеет свойство накапливаться и груз невыполненного и осознание, сколько вам еще предстоит сделать, давит на вас ежедневно. Если возьмете за привычку не начинать новое дело, пока не закончено старое, это не только будет вас стимулировать побыстрее закончить начатое, но и научит вас не оставлять дела на потом.

Не топчись на месте!

Есть одна очень плохая привычка, которая мешает жить прежде всего его обладателю. Называется она перфекционизм. Люди, страдающие им, могут доводить себя до истерики в поисках только им понятного совершенства. На это они тратят уйму времени вместо того, что продвигаться вперед.

И, как правило, буквально хоронят себя на работе и не знают, как все успевать. Постарайся осознать, что не стоит тратить массу сил на достижение идеального результата. Ставь реальные цели, отделяй важные сферы жизни от второстепенных, где не стоит бороться за лучший результат. Наш совет: почаще вспоминай принцип Парето. Про то, что лишь 20% усилий дают 80% результата.

Выключите телефон

Когда дело доходит до выполнения каких-то конкретно поставленных задач, тишина — залог успеха. Выключите свой телефон на время, если вы кому-либо понадобитесь, они вам оставят голосовое сообщение (или просто напишут смс, которое вы получите позже).

Не бери больше, чем сможешь тащить

У каждого из нас есть предел возможностей: у кого-то он совсем маленький, у кого-то — весьма впечатляющий. Здесь важно определить свой. К примеру, твоя коллега Таня может за день приготовить две большие презентации, а ты только одну, как ни старайся. Не беда: лучше сделать одну презентацию, но вовремя и качественно (с красивыми картинками и графиками, чтобы все ахнули).

Кроме того, если в твоем подчинении есть сотрудники, делегируй часть полномочий им. Не надо бояться, что они провалят все дело. Может получится как раз наоборот. Тоже самое с элементарной просьбой о помощи. Лучше уж высыпаться, чем лелеять свою гордость.

Список дел

Составьте список дел, которые нужно закончить и начните вычеркивать из него то, что сделано. Когда закончите со старыми делами, возьмите себе за привычку составлять список дел на сегодня, завтра, неделю и т.д. Это поможет вам быть организованней.

В первую очередь выполняйте важные дела

Сделайте таблицу, как показано ниже, и запишите все ваши дела, разделив их на 4 группы: Срочные и важные дела, Не срочные, но важные, Срочные, но не важные, Не срочные и не важные дела. Конечно же, в первую очередь выполняйте дела из первой группы, а делами из последней группы можно заняться, если есть свободное время.

Занимайтесь спортом днём

Если вы можете себе позволить, то выделяйте небольшой перерыв в течение дня для занятий физическими упражнениями. Как выяснилось физическая активность очень хорошо активирует продуктивность.

Изобретай креативный подход

Лень — двигатель прогресса. Как бы это смешно не звучало! Многие изобретения появились на свет только благодаря тому, что их создатель хотел облегчить себе жизнь. Но мы не призываем быть ленивой. Мы советуем стать креативной. Работать не 24 часа в сутки, а головой.

Вместо традиционных инструментов — используй гаджеты, различные мобильные приложения и прочие достижения нашего века. Не бойся осваивать неизведанное, не стесняйся предлагать начальству нестандартные решения. В креативном подходе есть и другой плюс: он разгоняет монотонность будней, вносит в надоевшую работу нотку новизны.

Don’t work hard, work smart

Все, наверное, знают фразу «не работай 24/7, работай головой». Когда ради идеально выполненных задач рабочий стол становится спальным местом, стоит остановиться, выспаться и спросить себя, для чего все это?

Ведь зачастую перед вами не стоит цели «убиться» на работе, но есть цель сделать задачу качественно и в согласованные сроки. 

Вечер доброго дня: хитрости организации домашних дел

На утро все приготовлено, теперь потратьте 15 минут на уборку там, где это необходимо. Грязную одежду сразу же отправьте в корзину для белья (высший хозяйственный пилотаж — отдельно складировать светлое и цветное). Если вещей накопилось достаточно — можно, не дожидаясь следующего дня, запустить стирку.

И наконец, финальный «бытовой» аккорд — протрите все поверхности на кухне, включая плиту с раковиной, и плесните немного дезинфицирующей жидкости в унитаз — за ночь все отчистится само собой. Итак, в доме чисто, дети спят, сытый супруг мирно смотрит телевизор — самое время устроить себе ароматную ванну с пеной.

Хитрим: если вы «на лету» проходитесь по сантехнике и плите хотя бы раз в два дня, они вообще не нуждаются в приложениях серьезных усилий.

Вечером трудного дня

Помните свой детский стульчик у кровати, на который мама учила вас складывать все, что понадобится с утра? Воспользуйтесь этим педагогическим ноу-хау. Приготовьте малышу одежду с вечера, и теть он сам соберет рюкзачок с игрушками для садика «на завтра.

Себе тоже заведите такой «стульчик» — чтобы не искать поутру, как Бриджит Джонс, целые колготки и блузку без пятна на груди. Соберите сумку вечером, чтобы утром можно было просто взять ее и пойти. Если вы постоянно теряете ключи — организуйте специально для них симпатичный крючок или полочку на видном месте в прихожей.

Во время аврала включайте дополнительные резервы

Если работа «накрывает с головой», можно придумывать дополнительные способы сэкономить время, например, в пути. Во время сдачи проекта можно поехать на работу на такси, а не в метро или на личном транспорте – это может дать час-полтора дополнительного рабочего времени в комфортной и тихой машине: я на это время назначаю собеседования, совершаю не очень важные звонки.

Но главный совет – любить свою работу. Ведь здесь мы проводим существенную часть времени, получаем в офисе эмоции и необходимую человеку реализацию. Очень сложно достичь продуктивности, если в профессии ничего не приносит удовольствие. 

Время

Теперь, попугав вас немного тем, что наше время и силы ограничены, я предлагаю провести эксперимент. В течение недели вам необходимо вести дневник с описанием повседневных дел и указанием, что даёт и что забирает у вас энергию. Например, в такой форме:

Это поможет вам понять, какой ресурс времени и энергии есть для тех дел, которые вы запланировали.

Далее выполните следующее упражнение. Возьмите лист бумаги и напишите все дела, которые вы хотели бы переделать. Напротив каждого пункта укажите время, необходимое на его выполнение. Но не по принципу «Если сильно захочу, то сделаю это за… минут / часов», а по принципу «При средней скорости в спокойном состоянии я сделаю это за… минут / часов».

Посчитайте, сколько времени у вас должно уйти на выполнение всех этих дел.

Ответьте себе на вопрос: у вас есть это время? Внимательно посмотрите на своё расписание на прошлой неделе и вспомните, что при распределении дел должно оставаться 30% свободного времени на непредвиденные ситуации.

Если у вас это время есть, то переходите к пункту о физиологических потребностях и энергии.

Если у вас этого времени нет, получается, вы хотите невозможного. А если вы хотите невозможного и корите себя за то, что это невозможное не выполняете, то вы к себе крайне несправедливы. И у вас есть несколько вариантов:

1. Продолжать мучить себя за то, что не выполняете невыполнимое.
2. Смириться с тем, что вы не всемогущи, и сделать следующее:

Выходные

Детям нравится цирк. А еще зоопарк, кино, музеи и кормление уток в парке. И конечно, субботу и воскресенье лучше проводить с ребенком, а не со швабрами, тряпками и пылесосами. Маленькие шаги в течение всей недели — и вот уже в выходные нет такой разрухи, на разгребание которой требуется потратить кучу времени.

А если уж уборки не избежать, привлеките к ней ребенка по мере его сил — разложить игрушки, протереть пыль и пропылесосить свою комнату 5-летний человек вполне в состоянии. Муж отлынивает? Вспомните: у больших мальчиков — серьезные игры.

Пусть загрузит посудомойку (дорогой, я боюсь эту штуку!) и решит сложнейшую задачу на оптимизацию «покупки всего списка необходимых продуктов, так чтобы осталось на напитки с маркировкой «для взрослых». Итог — на домашние хлопоты у вас уйдет не больше двух часов, остальное время можно целиком посвятить семье.

Глажка

У вас нет проблем с этим пунктом, если вы любите гладить. А если нет? Просто перестаньте этим заниматься — большинство вещей в утюге почти не нуждаются.

Не можете смотреть на пятилетнюю дочь в мятых джинсах и мучаетесь от бессонницы на неглаженой простыне? Попробуйте гладить каждый день буквально по 15 минут, пока смотрите телевизор, тогда процесс покажется не таким безнадежным и изматывающим.

Хитрим: современные стиральные отжимают белье так сильно, что оно получается слишком мятым. Воспользуйтесь режимом «без складок» или задайте меньшую мощность отжима. После этого одежду нужно тщательно расправить на сушилке так, что гладить потом и вовсе не придется. В случае, если вы сушите вещи в машине, вынимайте их немного влажными — рубашки лучше гладить именно в таком состоянии.

Убирайте свежеотутюженное же, пока дети не успели поскакать на нем, раскидать или залить соком.

Готовка

Если вы действительно ничего не успеваете, уборку, стирку и глажку можно отложить, утром проспать, а вечером — не протереть поверхности в кухне. Вы даже можете остаться голодной, если живете одна. Мужчин какое-то время можно продержать на готовых пельменях, хотя они от этого чахнут, сохнут и неудержимо рвутся «налево».

Как же втиснуть приготовление вкусной и здоровой пищи в свой напряженный график?

1. Составляйте примерное меню на неделю и в выходные отправляйте мужа за продуктами — это экономит время и деньги: мужчины покупают строго по списку и никогда не зарятся на «вон ту вазочку со скидкой». Даже хлебом можно закупиться на семь дней вперед — закладывайте батоны в морозилку и доставайте по мере надобности.
2. Мясо, птицу, рыбу сразу разделайте на порционные куски и заморозьте отдельно — это для супа, это на гуляш, это жарить. Если в планах котлеты, можно сразу сделать фарш, сформовать его, а потом заморозить.
3. Каша из хлопьев готовится очень быстро, а порой вообще не нуждается в варке: достаточно залить все кипятком или молоком и дать немного постоять. Завтрак готов буквально за три минуты — и дети сыты, и время сэкономлено.
4. Идеальные матери готовят малышам разноцветную еду в форме зверушек и художественно расписывают морковкой картофельное пюре. Купите разноцветные макароны и не мучайтесь от того, что не успеваете лепить съедобных зайчиков трижды в день. Простой выход есть даже в том случае, если вы все-таки жаждете подвига и эксклюзивной еды для малыша: в один из выходных вместе с мужем и ребенком налепите маленьких пельмешек (шпинат или немного свекольного сока окрасят тесто). Разноцветные собственноручно слепленные пельмени — прекрасный ужин.
5. Самое долгое при варке супа — сделать бульон. Для экономии времени большую кастрюлю хорошего бульона можно разлить по нескольким емкостям и заморозить впрок, а потом в течение недели только заправлять суп на один раз.
6. Существует практика заморозки готовых блюд в отдельных контейнерах — пюре с котлетой, суп, фрикадельки с гречкой. Попробуйте, возможно, иногда эти заготовки вас выручат.

Хитрим: в морозилку ставят только стывшие продукты, в плотно закрытых контейнерах. Размораживать такую еду легко — просто переставьте на ночь нужные коробочки в холодильник (быстрое «оттаивание» в микроволновке может изменить их вкус).

Все, что может сделаться «само», пусть делается «само»: курица, кусок свинины или рыба в духовке требуют гораздо меньше внимания, чем эти же продукты на сковороде. Суп в скороварке не нуждается в постоянных помешиваниях. То, что тушится, имеет меньше шансов пригореть, чем то, что жарится.

Делегируйте правильным людям

Если вы руководитель, то ваш ключ к успеху — уметь видеть сильные и слабые стороны своих сотрудников и распределять задачи исходя из этого. Кто-то хорошо делает презентации, кто-то – считает в Excel, кто-то – выступает или проводит встречи с бизнесом. Обращая внимания на эти особенности и учитывая их во время делегирования, можно увеличить эффективность работы в разы.

Например, полтора года назад я взяла на работу девушку-интерна, изначально под задачи одного конкретного проекта. Но она так хорошо себя проявила, что я отдала ей часть своих менеджерских задач: подготовку презентаций, расчеты.

Работая таким образом, мы ощутимо экономим время – я занимаюсь подготовкой контента, который она пока не может предоставить в силу отсутствия опыта, а она, благодаря своим аналитическим способностям, красиво подает и упаковывает эту информацию. 

Используйте возможности технологий

Найдите приложения, которые максимально упрощают жизнь лично вам. Например, мне помогает OneNote, синхронизированный с телефоном и с гаджетами моих сотрудников, которые работают на проекте. Это очень упрощает работу и избавляет от необходимости постоянно выяснять статус задач.

Например, в WhatsApp не самый удобный поиск по переписке – это ужасно раздражало и отнимало время. Выяснилось, что эту проблему можно решить двумя способами: 

• сохранить все важное в избранные сообщения,
• экспортировать чат для чтения с любой платформы. 

Обе техники экономят мне время каждый день.

Как доводить все дела до конца

Как достичь максимума: книги по теме

• Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»;
• Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха»;
• Лора Вандеркам, «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете»;
• Шерил Сэндберг, «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству»;
• Эрик Бертран Ларсен, «На пределе. Неделя без жалости к себе»;
• Сергей Бехтерев, «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт».

Лучше вовремя, чем быстро

Еще один хороший метод – помнить, что зачастую лучше сделать задачу не идеально, но вовремя.

Однако необходимо ранжировать: если речь идет о важной презентации для международного форума – все должно быть выверено. Но если это всего лишь статус, который дальше никуда не пойдет, то нет большой разницы, тратить время на красивую визуализацию или просто вставить в таблицу. Поэтому смело выбирайте менее ресурсозатратный способ.

Многозадачности не существует (ну, почти)

Мы все знаем о том, что наш мозг – не компьютер и не умеет с одинаковой эффективностью параллельно делать несколько вещей. Поэтому лучше всего брать задачу и концентрироваться на ней, не отвлекаясь ни на что. Отключите уведомления в мессенджерах: так вы перестанете тратить время на переключение между задачами, и сделаете все быстрее.

Но иногда совмещение дел может сыграть нам на руку: когда одна из задач неизбежна, но может выполняться в «фоновом режиме».

В моей практике бывают совещания, на которых обязательно присутствовать, но не обязательно быть 100% включенной в диалог. Во время таких встреч можно выполнять короткие и несложные задачи, например, просматривать несрочные письма или формулировать задачи команде, отвлекаясь на конкретные вопросы.

Не отвлекайтесь

Если Вы делаете любую креативную или умственную работу, то нужно обязательно выделить время, когда вы точно знаете, что вас не прервут.

Вам нужен промежуток времени (2-3 часа минимум) без проверки почты, чатов, веб-сайтов, телефонных звонков, посетителей, коллег и т.д. и т.п.

Одно только знание, что никто Вас не прервет, делает намного проще процесс вхождения в рабочий поток, где Вы можете сделать намного больше, чем обычно. Каждый раз, когда вас отвлекает что-то на пару минут или больше, вы должны знать, что возвращение в рабочий поток займет как минимум 15 минут.

Когда я работаю над проектом или пишу статью, то я не проверяю почту. Если звонит телефон, то я не беру трубку. Я закрываюсь в своем кабинете и вешаю стикер на дверь: «Пишущий Тролль – Уходите!»

Я должен отключиться от всего мира и создать такие условия, где ничего больше не существует кроме темы, о которой я пишу. Когда я попадаю в поток, то написание статьи не вызывает никаких усилий. Я обычно даже не осознаю, что мои пальцы печатают.

Вы устанавливаете свои собственные границы сами, поэтому даже не думайте обвинять окружающих в вашей недостаточной продуктивности. Если другие люди не уважают Ваше время, Вам стоит признать, что это происходит с вашего молчаливого согласия…Если Вы будете использовать свое рабочее время правильно, то у вас появится намного больше свободного времени для личной жизни.

Необычная система

Сегодня существуют десятки методик по эффективному управлению временем, но особую популярность завоевала система Getting Things Done (GTD), разработанная и описанная в одноименной книге американцем Дэвидом Алленом. В примерном переводе с русского название системы — «Как доводить дела до завершения».

Отличие ее от всех остальных методик в том, что автор не требует «глубо копать», определять смысл и цели всей жизни. Аллен убежден: нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных мелочах здесь и сейчас. Многим методика GTM кажется достаточно сложной, состоящей из массы деталей и схем. Но мы попробуем взять на вооружение главные принципы, ну и добавить парочку своих лайфхаков.

Одежда и игрушки — уборка

Сколько времени вы тратите на то, чтобы:

• аккуратно разложить в шкафу детские вещи, из которых ребенок уже вырос?
• собрать в ящик игрушки, давно уже не актуальные для малыша?

Сдается, что за пять минут вы вряд ли в состоянии управиться с этими задачами. Выход прост — надо оперативно избавиться от хлама: меньше вещей — меньше проблем. Переберите детскую одежду, перестирайте все, что не по сезону, и упакуйте в специальные коробки.

Избавьтесь от того, что стало мало: если рука не поднимается выбросить, раздайте вещи знакомым, чьи дети младше ваших, дайте объявления на форумах и в сообществах вроде «отдам даром». Поинтересуйтесь в приходе ближайшей церкви, берут ли там одежду для раздачи тем, кто в этом нуждается.

То, что сохранило товарный вид, попробуйте продать через Интернет. Если же подсознание бомбардирует вас аргументами вроде «а может, родим еще одного» или «а если лет через пять ребенок появится у сестры?», вещички, конечно, можно оставить, но в любом случае их необходимо убрать с полок с «текущей» детской одеждой.

Хитрим: одежда, упакованная в вакуумные пакеты, занимает в разы меньше места!

Что касается игрушек, то если прямо сейчас вы раздадите по друзьям все, что ребенку уже надоело, выкинете то, что давно сломано, и спрячете подальше половину оставшегося, в детской станет куда свободнее! Через месяц-другой вы выдадите отпрыску «давно забытое старое» и отправите на заслуженный отдых те машинки и пупсиков, которые в обороте сейчас…

Надо оперативно избавиться от хлама. Меньше вещей — меньше проблем.

Хитрим: большие корзины для игрушек крайне неудобны — чтобы найти какую-то мелочь на дне, ребенок неизбежно вывалит на пол все содержимое. Неглубокие (идеально — с прозрачными стенками) ящики гораздо практичнее. Красивые наклейки на каждом из них помогут малышу разобраться, куда класть кукол, куда — зверей, а куда только части конструктора или железной дороги.

Избавившись от хлама в детской, самое главное — не копить его снова. Всякий раз, порываясь облагодетельствовать наследника подарком, спросите себя — действительно ли ему так необходима эта вещь. От излишнего захламления спасает одно простое правило: сколько прибыло — столько и убыло. Принесли в дом новую игрушку? Уберите подальше одну из старых!

Отдайте домашнюю рутину на аутсорс

Если приготовление еды приносит удовольствие, готовьте самостоятельно. А вот то, что радости не приносит, можно смело делегировать.

Например, зачем тратить время на очереди в магазине, если удобнее заказать на дом одежду, продукты и прочее (и сэкономить массу времени). Аналогично с уборкой дома. 

Перестаньте заниматься микроменеджментом

Работы много всегда, и сделать все самостоятельно – невозможно. Поэтому важно эффективно использовать ресурс – личный, своей команды и внешних исполнителей. Однако всегда возникает желание доделать, переделать и поправить все самостоятельно. Именно этого и нужно избегать.

Беда в том, что править самому проще, чем учить. Но это путь в никуда: вы не только обрекаете себя на постоянную доработку, но и оказываете «медвежью услугу» своим сотрудникам. Найдите время и объясните коллегам, как стоит выполнить поставленную задачу, и (самое важное) почему именно так.

Планируйте личное время

Безусловно, иногда в жизни случаются такие периоды, когда рабочие задачи «перетекают» на нерабочее время. Например, если это запуск нового продукта или системы, к которому готовились целый год. Но часто мы не чувствуем момент, когда переходим грань и начинаем выгорать, отдавая приоритет исключительно работе.

Это состояние стало обыденной частью нашей жизни: по статистике Gallup, 44% сотрудников периодически сталкиваются с такой проблемой, а 23% – всегда или очень часто чувствуют выгорание. Получается, что около двух третей работников, занятых полный рабочий день, выгорают на работе. Что же делать в этой ситуации и как понять, что стоит выкраивать больше времени для отдыха?

Поможет планирование личного времени. Наш календарь должен представлять собой полный список всех дел.

Вот одно из моих правил, помогающих контролировать баланс работы и личной жизни, – когда вы вышли из офиса, все дела остаются до завтрашнего утра – возвращаться к ним дома не стоит. 

Ранжируйте задачи

Мы в компании выделили несколько методов, которые помогают увеличивать эффективность выполнения задач. В первую очередь стоит помнить о принципе Парето – 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата.

Руководствуясь этим методом, удобно поступать следующим образом: в начале недели понять, какие задачи нужно обязательно сделать, чтобы продвинуться в выполнении важных и глобальных дел. И уже затем четко ставить цель на неделю, отметая ненужные встречи или не очень срочные дела.

Стирка детских вещей

Некоторые родители утверждают, что в природе существуют дети, которые никогда не сажают на одежду пятен, не падают в лужи и не рвут штаны о ветки деревьев. Говорят про таких детей много, но еще никто и никогда их не видел. Если вы регулярно имеете дело с пятнами от красок, фломастеров, фруктов и супа, поздравляем — вы мама нормального живого ребенка!

Хитрим: не экономьте на товарах для детского творчества! Росчерки китайских фломастеров отстирываются с детской одежды хуже, чем следы от фирменных водорастворимых. Дешевый пластилин доставляет в уборке больше хлопот и оставляет мерзкие жирные пятна на одежде, полу и мебели. Гуашь отстирывается очень плохо, поэтому, прежде чем выдавать краски, стоит снять с юного художника фирменную футболку.

Утро доброго дня: готовимся с вечера

Если все готово с вечера, то вам больше не нужно закладывать в свой график энное количество минут на утренние суету и нервотрепку. Поделите освободившееся время пополам — на себя любимую и на уборку. Казалось бы, мелочь, но если тратить на порядок 10-15 минут каждое утро, в доме всегда будет чисто.

В конце концов, протирать пыль можно и с косметической маской на лице. Теперь спокойно будите наследника — пора умываться и отправляться в садик. Заведите песочные часы в ванной — пока цветная пыль тонкой струйкой сыплется вниз, деточка чистит зубы, а вы готовите завтрак.

Хитрим: каждый раз наводите порядок в разных местах, тогда постепенно все участки квартиры удостоятся вашего внимания и заблестят. Грязная посуда в раковине умеет размножаться. Поэтому чашки из-под утреннего кофе и тарелку из-под детской каши лучше сполоснуть сразу же!

Утро трудного дня

Как проходит ваше утро? Вы подскакиваете через полчаса после 25-го звонка будильника, с закрытыми глазами включаете чайник и судорожно будите ребенка, которому меньше чем через час нужно быть в саду? Через 5 минут, после коллективного умывания, вы одновременно завтракаете, кормите малыша и пытаетесь напялить на него первую попавшуюся одежду?

Очевидно, так жить нельзя. Поэтому утро трудного дня должно начинаться…

Физиологические потребности и энергия

Один из признаков гармонично текущей энергии — чувство бодрости по утрам. Это значит, что у вас достаточно сил, чтобы прожить новый день. Если вы просыпаетесь с хорошим самочувствием и настроением и у вас есть время в расписании на выполнение своих дел, то я вообще не понимаю, зачем вы читаете эту статью!

В ином случае обращаем внимание на то, что в течение дня даёт вам энергию и что забирает. Если вы весь день крутитесь как белка в колесе, делаете нелюбимую работу, всё хозяйство тянете на себе, у вас нет ни минуты свободного времени и при этом вы ругаете себя за то, что не успеваете сделать что-то ещё, то спешу заметить: вы не бессмертный пони. Так вы загоняете себя в могилу — нужно срочно пересматривать жизненные приоритеты.

Ещё раз посмотрите на свои записи за предыдущую неделю и подумайте:

• Что даёт вам энергию? Какую ещё деятельность (лишний час сна, массаж, прогулки на свежем воздухе) вы можете добавить в расписание, чтобы получать больше энергии?
• Что забирает энергию и от чего вы можете отказаться? Впору вспомнить о расстановке приоритетов и перераспределении обязанностей.
• Как вы можете организовать себя и своих близких, чтобы дающих энергию занятий было больше, а забирающих — меньше?

Ответив на эти вопросы, сделайте следующее:

• Составьте план действий и помните, что менять всё и сразу сложно, поэтому вносите по одному или паре изменений в неделю.
• Заручитесь поддержкой близких и отнеситесь к ним с уважением: объясните, почему для вас важны эти изменения, и будьте готовы к тому, что они могут сопротивляться.
• Награждайте себя даже за маленькие успехи (приятной покупкой исключительно для себя, словами похвалы) и не ругайте за неудачи. Не получилось что-то сделать на этой неделе — не страшно, сделаете на следующей.

Так что, друзья, стремясь переделать все дела, обязательно помните об ограниченности времени и своих возможностях и не верьте популярным веяниям. Вы никак не сможете успеть всё. Но это вовсе не значит, что вы не можете успеть главного!