Что такое дедлайны, как их ставить и соблюдать | Тайм-блог

Где обычно применяется понятие дедлайна

Дедлайн можно применить практически к любой сфере. Если у человека работа начинается с 9 часов, то из дома ему нужно выйти заранее, чтобы успеть на транспорт, спокойно доехать и не опоздать. Это и есть рабочий дедлайн для него. Или пример из строительства.

Но чаще всего понятие дедлайна применяют в следующих сферах:

• Дедлайн в рекламе. Самая распространенная маркетинговая уловка. Чтобы повысить интерес к какой-то группе товаров, делается скидка на определенный период. Последний день — это дедлайн. Если купить после, цена уже будет выше.
• Дедлайны в законодательстве. Они чаще всего касаются штрафов. Коммунальные платежи нужно оплачивать до 10 числа, штрафы ГИБДД в первые 14 дней можно заплатить со скидкой, срок исковой давности по кредиту — 3 года.
• Дедлайн в журналистике. Это жесткие рамки, за несоблюдение которых компания понесет убытки, а некоторых работников могут уволить. К примеру, журнал выходит каждую неделю в 10 утра в понедельник. То есть дедлайн сдачи в редакцию — условно суббота. Дедлайн печати — вечер воскресенья. И дедлайн передачи в киоски — утро понедельника.
• Дедлайн конкурсов. Все конкурсы имеют дату начала и завершения приема работ. Это нормальная практика, которая дает возможность поучаствовать всем желающим и отсеять тех, кто не хочет прилагать усилий. Начиная со школы и заканчивая профессиональными соревнованиями во всех конкурсах есть четкие дедлайны.
• Дедлайн во фрилансе. Самая популярная сфера постановки жестких дедлайнов. Когда нужно сделать проект с привлечением сторонних сотрудников, и последним выставляются сроки. Если это официальное сотрудничество, то в договоре прописываются условия нарушения дедлайна. Чаще всего сторона, по вине которой были пропущены дедлайны, выплачивает штраф. И не всегда это будет исполнитель. Иногда даже заказчика заставляют платить больше, потому что он не дает нужной информации и искусственно ограничивает работу.

Дедлайн в кинематографе, фильмы про дедлайн

Чтобы понять, что такое дедлайн в кинематографе, рассмотрим несколько примеров.

Киноакадемия объявляет конкурс, главный приз которого – грант (деньги) на съемку своей картины. Задача – прислать короткометражный фильм на остросоциальную тему (то, что беспокоит всех и будет интересно). Крайний срок сдачи работы – 10 мая. И это – жесткий дедлайн.

Хочу отметить 2 фильма по теме:

Из книг на тему дедлайна можно почитать Тома ДеМарко, чья книга так и называется: «Deadline. Роман об управлении проектами». Книга будет полезна для всех, кто работает с проектами и руководит людьми. Но если промониторить отзывы, то для опытных менеджеров, кто изучил уже не одну книгу на этот счет и может похвастаться большим опытом книга, скорее всего, не откроет ничего нового. В этом плане лучше изучать титанов в области менеджмента, таких как Питер Друкер.

Для чего нужны дедлайны

Слово «дедлайн» обычно вызывает у нас не самые приятные ассоциации. Сразу вспоминаются авралы, сверхурочные, стрессы и различные неприятности, связанные с несоблюдением срока. Возникает закономерный вопрос: почему же люди добровольно осложняют себе жизнь этими «крайними сроками»?

На самом деле дедлайны, несмотря на все связанные с ними проблемы, дают человеку несколько очень серьезных преимуществ. Вот они:

1. Своевременное получение результата. Часто нам даже не нужно придумывать себе дедлайны: они возникают в нашей жизни сами по себе. Как правило, они обусловлены необходимостью получить конкретный результат в конкретное время.

Представим, что нам нужно подготовиться к празднованию Нового года: повесить гирлянды, украсить елку, купить продукты и подарки. У этой задачи изначально есть свой дедлайн — вечер 31 декабря. Если мы не выполним задачу к этому времени, она потеряет актуальность. Разумеется, никто нам не запретит в январе украшать елку и покупать мандарины, но привычного праздника уже не получится.

Другой пример: предположим, что сегодня нам нужно поздравить с днем рождения друга или родственника. Здесь тоже есть дедлайн — вечер этого дня. И если мы отложим задачу на завтра, нам уже придется извиняться за несвоевременное поздравление.

Таких дел с «естественными дедлайнами» у нас очень много. Вот еще примеры:

Во всех этих случаях соблюдение дедлайнов помогает нам избегать проблем или же не упускать выгоду.

2. Планирование совместной работы. Другая важная функция дедлайнов — это координация совместных усилий отдельных людей или целых коллективов.

Предположим, что над строительством дома трудятся две бригады строителей: каменщики и кровельщики. Вторая бригада не может выполнить свою часть работы, пока первая не закончит свою. Чтобы кровельщики не занимались пассивным ожиданием, а могли спокойно планировать работу на других объектах, бригадам следует договориться о дедлайне. К этому дню каменщики должны будут возвести стены, а кровельщики — завершить другие дела и подготовиться к работе.

Дедлайны помогают согласовать не только последовательные, но и параллельные этапы работ. Давайте, например, представим, что некая компания решила создать промо-страницу нового продукта. Для этого ей потребуются усилия сразу нескольких специалистов: редактора, копирайтера, иллюстратора и т. д. Вот как может выглядеть рабочий процесс в этом случае:

Если дедлайны в совместной работе поставлены грамотно, они помогут ускорить работу над проектом и избежать серьезных временных потерь. Например, без дедлайнов каменщики могли бы безосновательно затянуть свою часть работы, а потом долго ждать, когда кровельщики освободятся.

3. Рациональное распределение усилий. Зная время до дедлайна, мы можем оценить объем предстоящей работы и равномерно распределить его по времени.

Например, мы планируем написать книгу объемом 100 000 слов за три месяца. Легко подсчитать, что для этого нам придется писать примерно по 1100 слов каждый день. И это будет именно тот объем, который позволит вовремя закончить работу и не тратить на нее больше усилий, чем это необходимо.

В популярной технике SMART дедлайн считается одним из критериев правильно поставленной цели. И это не случайно: определив дедлайн, мы можем составить максимально точный план достижения цели, который избавит нас от неопределенности, спешки и нерешительности.

4. Борьба с прокрастинацией и самосаботажем. Без дедлайнов задачи выглядят необязательными для выполнения: их можно безболезненно игнорировать и откладывать на потом.

Предположим, что некий журналист решил написать внеплановую статью для своего издания. У этой статьи нет конкретной даты публикации, а значит, нет и дедлайна. И если с мотивацией или самодисциплиной у журналиста вдруг возникнут проблемы, он легко сможет найти предлог, чтобы отложить задачу («что-то я устал», «нет вдохновения», «а вот интересный видеоролик»).

Но давайте представим, что статью вдруг добавили в план публикаций, и у нее появился дедлайн. Теперь журналист твердо знает, чем он на самом деле должен сейчас заниматься, а все его отмазки автоматически становятся «незаконными». Разумеется, в этом случае журналист тоже может впасть в прокрастинацию, но на душе у него будет уже не так спокойно.

Когда дедлайн определен, задачу уже нельзя просто взять и отложить. В голове у человека включается что-то вроде таймера с обратным отсчетом, который начинает причинять ему дискомфорт и подталкивать к действию.

5. Повышение производительности труда. Дедлайны заставляют думать о своевременном завершении работы, а значит избегать задержек и промедлений.

Давайте еще раз возьмем пример с журналистом и внеплановой статьей. Предположим, что журналист все-таки преодолел прокрастинацию и приступил к работе. Но спешить ему по-прежнему некуда. А это значит, что он запросто может:

• Отвлекаться на социальные сети и общение с друзьями.
• Давать волю своему перфекционизму и часами «шлифовать» незначительные детали.
• Работать в темпе «в час по чайной ложке».
• Не думать об эффективности работы и выполнять ее самым нерациональным способом.

Подобные проблемы заметно снижают производительность труда, но если человек никуда не спешит, он может даже не обратить на них внимания. Когда же у задачи есть дедлайн, то все отвлечения и задержки сразу становятся очевидны.

Для чего он нужен

Если суть
понятия теперь ясна, то пришло время разобраться, собственно, зачем дедлайн
необходим человеку, вне зависимости от сферы его деятельности. В первую
очередь, дедлайн помогает скоординировать действия, он дисциплинирует,
позволяет выделить закономерные этапы рабочего процесса.

В том случае, если несколько людей занято одним проектом, дедлайн помогает увеличить эффективность труда, добавляет организованности и слаженности внутри коллектива. Руководителям он помогает планировать рабочий процесс, и направлять работников на конкретные действия. К тому же дедлайн помогает эффективно распределять рабочее время.

Строго очерченные
сроки выполнения определённой работы важны не только для офисных работников,
программистов и студентов. Дедлайн станет отменным помощником в любой сфере,
поскольку он способствует выработке дисциплинированности у работника, учит
выполнять все дела в срок, а так же грамотно организовывать собственную
деятельность.

Удивительно,
но именно дедлайн доказывает, как много человек может успевать делать. Выполнив
работу к конкретной дате, мы с лёгкостью берёмся за новые дела, получая
психологическое удовлетворение от того, что работа идёт по плану.
Продуктивность повышается, и вместе с ним заметно улучшается настроение,
микроклимат внутри рабочего коллектива.

Согласно закону Паркинсона, на работу мы затрачиваем ровно столько времени, сколько изначально выделили на её выполнение. Соответственно, если вы сразу обозначите конкретные сроки, и достигните их, вам не нужно откладывать старые дела, то и дело, возвращаясь к ним.

Мощность организаторского фактора deadline

Нередко стратегия дедлайна используется в спорте. Например, в бодибилдинге или легкой атлетике. Чтобы поучаствовать в соревнованиях, нужно вовремя подать заявку и оплатить сервисный сбор. Или же в футболе после окончания трансфертного периода тренерскому составу отводится всего месяц на проведение сделок о перепродаже и приобретении футболистов.

Такую же картину можно наблюдать и при проведении фестиваля Hollywood Film Festival, где дается шанс молодым режиссерам проявить себя, создав короткометражный фильм. Только и тут сроки подачи заявки с копией работы ограничены. Все упирается в deadline.

Будь то промежуточный или конечный временной срок, он используется всеми людьми, планирующими свои цели. Только вот они называют это прочно окончательным сроком. Хотя сюда же применимо наше заветное позаимствованное у американцев слово. Даты и время соблюдаются даже теми, кто не имеет непосредственного руководителя или заказчика, выставляющего сроки.

Дедлайн используется во всех сферах жизнедеятельности человека, например:

• доктора назначают сроки оперирования, после истечения которых какие-либо вмешательства хирурга не будут иметь смысла;
• учителя дают определенное количество дней или часов для написания курсовой, сочинения, изложения, дачи ответов на экзаменационные вопросы и прочее;
• чиновники говорят об определенных сроках реализации законопроекта или сдачи документов.

Если оговоренное время будет игнорироваться, то вся работа будет проделана впустую. И это вполне логично. Если пассажир, купивший билет на 12:00, опаздывает и пребывает на вокзал в 12:05, то никто не виноват. Придется ждать следующий, ведь поезд просто отправился по расписания. Остается лишь винить себя в несобранности, безответственности, непунктуальности, пережив при этом немалый стресс.

И такой эмоциональный дискомфорт переживает каждый, кто не умеет правильно распоряжаться своим временем, продуктивно организовывать работу, игнорируя дедлайн. Если бы все логисты и диспетчера аэропорта работали без установленных сроков, то это могло бы перерасти минимум в бардак, максимум в катастрофу.

Откуда пришло это слово

Слово «дедлайн» имеет американские корни, и долгое время его интерпретация имела совершенно иной характер.

В период Гражданской войны в США, что длилась с 1861 по 1865 год, дедлайном называли специальную линию, которую наносили вокруг тюремных стен или же внутри самой тюрьмы. Линию прозвали «мёртвой», поскольку заключённые не имели права её переступать, а тот, кто осмеливался это сделать, тот час лишался жизни и был расстрелян. Любая попытка пересечь злосчастную линию расценивалась тюремщиками, как побег.

Война закончилась в 1865 году, но слово «дедлайн» прочно вошло в повседневную жизнь и стало нарицательным. Естественно, все ужасы кровопролитного конфликта канули в прошлое, и слово стало синонимом фразы «крайняя линия», и перестало быть устрашающим.

Активное распространение в новой интерпретации слово приобрело, благодаря американским айтишникам, которые стали использовать его, характеризуя крайние сроки исполнения работы команды. Постепенно понятие «дедлайн» влилось в лексикон офисных работников, программистов, студентов, фрилансеров и т.д.

Если говорить простым языком, то дедлайн означает фиксированное время сдачи работы. Дедлайн часто привязан к определённой дате и точному времени. К примеру, реферат необходимо сдать в понедельник до часу дня и ни минутой позже. Вы часто могли слышать истинно русские фразы, чуждые иностранцам: «сроки горят», «аврал», «время поджимает» и пр.

Нарушение установленного срока сдачи работы несёт негативные последствия, и сопряжено с некоторыми рисками и даже лишениями, зависящими от важности работы. Порой последствия могут быть незначительными, но иногда они могут обернуться настоящей катастрофой.

Но не стоит полагать, что дедлайн, как явление, существует исключительно в рядах работников и студентов. Крайние сроки повсеместно существуют и в повседневной жизни. Представьте, что вам необходимо осуществить оплату по кредиту строго до 13 января, или же оплатить покупку в интернете к вечеру, оплатить забронированный билет на поезд или в театр.

Кроме того, дедлайн стал одной из любимых уловок коммерсантов. В торговых центрах и супермаркетах, то и дело можно встретить рекламу акционных предложений, где указано, что срок акций истекает в определённый день. Это так называемый «маркетинговый дедлайн», который стимулирует клиента к покупке, а сжатые сроки лишь усиливают его желание осуществить покупку быстрее.

Чем страшен дедлайн для завтрашников

Выполнение проекта в установленные сроки для любого фрилансера, менеджера, маркетолога – это закон. Жестко ограниченный временной интервал – высокоэффективный инструмент планирования, позволяющий взрастить в себе дисциплинированность.

Несмотря на это, четверть сотрудников офиса или фрилансеров – это хронические прокрастинаторы. Они кормят своих работодателей или заказчиков завтраками, переносят сроки, говорят о выполнении задачи потом.

Несомненно, есть люди для которых экстренные сроки выполнения проекта – лучший пинок для быстрой работы, такие условия для них приемлемы, от реализации задачи за несколько часов они получают колоссальное удовольствие и немалую дозу адреналина. Но зачастую для прокрастинаторов это в порядке вещей – просрочка. Такие люди обладают характерными привычками:

• оплачивают счета в последний день или даже час;
• покупают подарки на новый год 31 декабря;
• сдают квартальные отчеты на последних минутах, перенося сроки изо дня в день;
• собираются на работу спешно, потому что встают поздно и т.д.

Чтобы наверстать упущенное время, прокрастинаторы начинают усиленно работать в стрессовом режиме, о качестве выполнения работ и речи быть не может. Они идут в магазин, но постоянно смотрят на часы.

Для нормального ведения дел психологи рекомендуют завтрашникам вести ежедневник. Роспись дня по часам и минутам, следование плану – все это позволит избежать поспешности в крайние сроки.

Если вы заядлый прокрастинатор, то настройка напоминаний, ведение календаря в Yandex поможет все успевать к дедлайну. Для себя нужно выставлять четкие временные границы, не упуская мелочи из виду. Тогда и сетовать на забывчивость или короткий день не придется.