18 правил, которые сильно улучшат ваше общение | Про Нетворкинг

18 правил, которые сильно улучшат ваше общение | Про Нетворкинг Женщине
Содержание
  1. Как понять, что разговор складывается неудачно
  2. Деловая игра для взрослых “золотой век начинается с нас”
  3. 1. Деловые коммуникации
  4. 2. Коммуникации в менеджменте
  5. 3. Роль информации в менеджменте
  6. 1. Структура коммуникативного процесса
  7. Контрольные вопросы и задания
  8. Полезные технические приемы для продолжения беседы:
  9. Правило 1: будьте хорошим слушателем
  10. Правило 10: следите за эмоциями собеседника
  11. Правило 11: не бойтесь доверять людям
  12. Правило 13: оставьте заумные фразы
  13. Правило 14: не растекайтесь мыслью по древу
  14. Правило 15: обращайтесь к людям по имени
  15. Правило 16: не навязывайте свои ценности
  16. Правило 17: соглашайтесь
  17. Правило 18: вы ответственны за свои рекомендации
  18. Правило 3: задавайте вопросы исходя из сути разговора, а не из незначительных деталей
  19. Правило 4: глаза – важный инструмент и аргумент общения
  20. Правило 5: подключайте окружающих к разговору
  21. Правило 6: рассказывайте истории или поучительные притчи
  22. Правило 7: шутите и заставляйте людей улыбаться!
  23. Правило 8: слабость – это тоже хорошо
  24. Правило 9: расширяйте свой круг интересов и познаний
  25. Разговоры по существу

Как понять, что разговор складывается неудачно

Иногда общение не приносит результатов. Вот три главные причины:

  • В дискуссии участвуют не все. Это может произойти, если участники не равны по статусу или опыту. Об этом свидетельствует неловкое молчание или повышенные голоса говорящих.
  • Четкая цель отсутствует. Если люди собрались для обсуждения темы, это не значит, что они понимают цель встречи. Без этого осознанно вести разговор невозможно.
  • Дискуссия обесценивается. Часто это происходит из-за условий перечисленных выше, когда группа участников переключается с темы разговора на критику самого диалога.

Деловая игра для взрослых “золотой век начинается с нас”

Технология продуктивного общения

или

Деловая игра для взрослых “Золотой век начинается с НАС”

Участвовать 

Игра способствует формированию общности людей, которые могут образовать поток новых поселенцев в инновационные экспериментальные поселения с повышенным коэффициентом инноватики (сеть региональных поселений «Силиконовая долина, версия 2.0»).
Подробнее узнать о проекте можно пройдя по ссылке «Силиконовая долина, версия 2.0».

Проблематика

Кризисные тенденции, которые на сегодняшний день проявились отчетливо в разных формах, только на первый взгляд кажутся связаны с экономикой и управлением. При более глубоком внимательном изучении этих явлений становится понятна первопричина их происхождения. 

Любое дело, любой бизнес-проект начинаются с человеческого общения, и именно здесь, как оказалось, лежит ключ к преодолению всех социальных трудностей. Традиционные формы общения не дают возможности использовать огромный резерв, который заложен в слаботочных природо-социальных процессах (научное открытие ПРО СПС — процессы слаботочные природо-социальные — ещё не стало широко известно и применяется группой НАНО РОСС как ноу-хау и может быть использовано в бизнесе, управлении, в науке, в образовании, воспитании, оздоровлении и т. д.).

Участвовать

Идея проекта

Чтобы способствовать уменьшению кризисных тенденций, необходимо учитывать слаботочные природо-социальные процессы и в быту, и на работе. На сегодняшний день группа НАНО РОСС предлагает внедрять социальные НАНОтехнологии для увеличения социального КПД при различных формах общения (деловое, научное, творческое, в быту).

Реализация проекта не требует больших капиталовложений. Возможно экспериментальное тестирование. Группой НАНО РОСС накоплен экспериментальный опыт по налаживанию новых форм коммуникаций, который можно расширить на уровень организаций и даже использовать в масштабе всей страны.

Стать успешным

Синхронизация как необходимый элемент продуктивного общения

Одним из важных элементов увеличения социального КПД является синхронизация участников игры.

Понятие синхронизации можно раскрыть через исторический экскурс. Народные традиции: песни, танцы, игры, притчи — помогали поддерживать высокую синхронизацию общества. Простые формы синхронизации, такие как синхронизация по времени, как законодательная база и экономические правила, не спасают общество от кризисных тенденций. Для активизации экономики необходимо восстановить более тонкие формы синхронизации. Можно идти по пути восстановления народных традиций и возобновлять песни, танцы, игры, притчи, но то, что хорошо срабатывало ранее в настоящее время будет недостаточно. Группа НАНО РОСС предлагает проведение приборных НАС-синхронизаций с электрическим потенциалом Земли. Народные традиции помогали налаживать синхронизацию с электрическим потенциалом Земли косвенно, а НАС-синхронизация помогает налаживать синхронизацию напрямую, в связи с чем эффект от проведения НАС-синхронизации ожидается в десятки раз выше (восстановление народных традиций может быть хорошим подспорьем и почти на 40% дополнит применение НАС-синхронизации).

Схематический план организации игры

18 правил, которые сильно улучшат ваше общение | Про Нетворкинг

На рисунке мы можем сравнить традиционную форму общения с новой  формой продуктивного общения. С правой стороны два участника (два кружочка) ведут традиционную форму общения. Вектора — синие стрелки — направлены навстречу друг другу. При таком общении возникает встречно-линейная электрическая цепь, которая характерна большими потерями потенциала (задачи оговариваются только по каналу “логика и анализ”). По опыту каждый знает, что договориться — это еще не значит реализовать эту договоренность. Группа НАНО РОСС предлагает ввести в общение, кроме логики и анализа, параметр широты и вдохновения. Оказалось, что состояние вдохновения увеличивает слабые токи и влияет даже на погодные процессы. В результате многолетнего исследования слаботочных процессов появилась возможность вводить параметр вдохновения в технологию продуктивного общения, при этом увеличивается социальный КПД. 

Получить возможность

С левой стороны на схематическом плане игры мы видим новую форму общения: 5 светлых кружочков — это участники игры, участники продуктивного общения. В середине оранжевый круг представляет организованную технологическую среду, в которую входят подготовленные инструктора, компьютерные программы, информационные технологии, приборные измерения, учетно-рейтинговая система и т.д. При такой форме коммуникации возникает увеличение пространственного заряда (живое электричество), которое помогает создать среду, похожую на воздушную подушку, которая при перемещении предметов уменьшает затраты (в случае, если при перемещении предметов убрать силу трения и приподнять их на воздушной подушке, то сила трения стремится к нулю и затраты на их перемещение практически сводятся к нулю). Общение в такой специально организованной среде позволяет креативно работать с ресурсами, увеличивает внутреннюю комфортность каждого участника (увеличивается коэффициент счастья).

Хочешь участвовать 

Описание правил игры

Участник из какого-то источника узнает, что идет деловая игра “Золотой век начинается с НАС” по технологии продуктивного общения. На сайте можно более подробно ознакомиться с правилами игры и в случае заинтересованности можно зарегистрировать персональный кабинет и подождать, когда по указанным при регистрации контактам с новым участником свяжутся инструктора и пригласят на первую встречу-знакомство. На первой встрече будет чуть шире представлено пространство игры, проявлены связи с различными проектами, которые будут способствовать обозначенной задаче — увеличить продуктивность общения. Можно будет получить ответы на имеющиеся вопросы. 

Инструктора-технологи ведут игровой процесс, присутствуют на виртуальных встречах участников, в качестве рефери помогают поддерживать среду коммуникации с учетом разнонаправленности и зарядовой синхронизации. Продуктивное общение проводится, если на виртуальный выход проявлена готовность как минимум трех участников. Максимальное количество участников —  5 человек (кроме состава инструкторов).

Участвовать , зарегистрируйся

Результаты игры

Игра раскрывает новые возможности как для отдельного человека, так и для больших сообществ. Один из результатов игры — уменьшение кризисных тенденций в масштабах страны и в первую очередь экономические оазисы будут формироваться вокруг участников игры.

Для участников игры появляются возможности ресурсно-экономической стабилизации и увеличение внутренней комфортности (повышение коэффициента счастья — ПКС 3С — Программа Коллективного Счастья Синтез, Синхрон, Синергия).

1. Деловые коммуникации

Коммуникация представляет собой специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания, а также пути сообщения. Эффективностью коммуникаций в организации часто определяется качество решений и их реализации. Понятие коммуникации характеризует отношения между людьми, точнее, их связи в процессе совместной деятельности. Без коммуникаций невозможна совместная деятельность людей, как и управление совместной деятельностью.

Коммуникация имеет несколько значений. Во-первых, это путь сообщения (воздушные или водные коммуникации); во-вторых, это форма связи (радио, телеграф и т. п.); в-третьих, это процесс сообщения информации с помощью технических средств – средств массовой коммуникации (печать, радио, кинематограф, телевидение и прочее); и наконец, в-четвертых, коммуникация выражает акт общения, связь между двумя или более индивидами, сообщение информации одним лицом другому [15, с. 15].

Коммуникация это процесс, в котором участвует не менее двух человек: говорящий и слушающий, которые во время коммуникативно-речевого акта меняются ролями. Чтобы коммуникация состоялась, необходим предмет речи, то, о чем говорят и по поводу чего происходит обмен информацией.

Коммуникация не может состояться, если принимающие в нем участие субъекты не знают языка. При общении рождается высказывание. Оно содержит в себе все то, что исходит от адресанта по поводу того, о чем он говорит своему собеседнику при помощи языка, известного им обоим. Данный процесс может быть представлен следующим образом (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Процесс коммуникации

Коммуникация представляет собой процесс взаимодействия между людьми, который включает в себя:

• формирование и развитие личности;

• развитие общества и общественных отношений;

• социализацию личности;

• создание и развитие общественных способов взаимодействия людей;

• социально-психологическую адаптацию людей;

• обмен эмоциями;

• обучение, передачу умений и навыков;

• обмен информацией;

• обмен деятельностью;

• формирование отношения к себе, к другим людям и к обществу в целом [15, с. 6].

Коммуникация имеет три взаимосвязанных стороны: коммуникативную, состоящую в обмене информацией между людьми; интерактивную, включающую организацию взаимодействия между людьми; перцептивную, которая представляет собой процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания (рис. 1.2).

Коммуникации могут осуществляться на разных уровнях. Выделяют коммуникации на макроуровне, мезоуровне и микроуровне. Макроуровень коммуникаций – массовые контакты незнакомых людей в достаточно больших группах – в толпе, на митингах и шествиях, на региональном, национальном уровнях.

Сюда же входят коммуникации через различные виды массовой информации. На мезоуровне происходит общение, например, в учебных и трудовых коллективах между подразделениями. Микроуровень коммуникаций – это общение межличностное, подразумевающее известную психологическую близость партнеров.

Рис. 1.2. Стороны коммуникации

Коммуникация выполняет ряд функций, среди которых можно выделить следующие: контактная функция, инструментальная функция, интегративная функция, функция самовыражения или понимания, трансляционная функция, функция оказания влияния, информативная функция, эмотивная функция, статусоопределяющая функция (рис. 1.3).

Контактная функция заключается в установлении контакта между участниками общения, обоюдной готовности к приему и передаче сообщений и поддержанию взаимосвязи в процессе общения. Инструментальная функция характеризует коммуникацию как социальный механизм управления и передачи информации, необходимой для исполнения действия.

Интегративная функция раскрывает коммуникацию как средство объединения людей. Функция самовыражения или понимания определяет коммуникацию как форму взаимопонимания психологического контекста. Трансляционная функция служит для передачи конкретных способов деятельности, оценок и т. д.

Как быть Леди:  Кибербуллинг. Что делать с травлей в интернете? – статья – Корпорация Российский учебник (издательство Дрофа – Вентана)

Функция оказания влияния заключается в изменении состояния, поведения, личностно-смысловых образований партнера. Информативная функция коммуникации предполагает обмен сообщениями, мнениями, замыслами, решениями. Благодаря эмотивной функции коммуникации происходит возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний, а также изменение с его помощью своих переживаний.

Рис. 1.3. Функции коммуникации

Многофункциональность коммуникации позволяет выделить следующие ее аспекты [19, с. 9–10]:

• информационно-коммуникативный (коммуникация рассматривается как вид личностной коммуникации, в процессе которой осуществляется обмен информацией);

• интерактивный (коммуникация анализируется как взаимодействие индивидов в процессе кооперации);

• гносеологический (человек выступает как субъект и объект социального познания);

• аксиологический (изучение коммуникации как процесса обмена ценностями);

• нормативный (выявляющий место и роль коммуникации в процессе нормативного регулирования поведения индивидов, а также процесс передачи и закрепления норм в обыденном сознании, реального функционирования стереотипов поведения);

• семиотический (коммуникация выступает как специфическая знаковая система, с одной стороны, и посредник в функционировании различных знаковых систем, с другой);

• социально-практический аспект коммуникации, где процесс рассматривается в качестве обмена результатами деятельности, способностями, умениями и навыками.

В коммуникации можно различить инструментальную и личностную направленность (рис. 1.4). Инструментальная направленность нацелена на выполнение социально значимой задачи, на дело, на результат; личностная направленность – на удовлетворение личностных потребностей.

Рис. 1.4. Направленность коммуникации

Деловые коммуникации – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности. В рассматриваемой коммуникации предметом общения является деятельность (дело), и партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого.

Деловые коммуникации предполагают реализацию следующих условий:

• обязательность контактов всех участников общения, независимо от их симпатий и антипатий;

• предметно-целевое содержание коммуникации;

• соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия, с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета;

• взаимозависимость всех участников деловой коммуникации и в достижении конечного результата, и при реализации личных намерений;

• коммуникативный контроль участников взаимодействия, в том числе высокий (игра, манипулирование, камуфляж);

• формальные ограничения [19, с. 15].

Формальные ограничения выступают в следующих формах: конвенциональные ограничения, ситуативные, эмоциональные, насильственные (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Виды формальных ограничений деловых коммуникаций

Деловые коммуникации можно определить как науку, объектом исследования которой являются аспекты общения людей в деловой сфере, факторы, обеспечивающие эффективность деловых контактов.

Деловое общение предполагает общение между людьми в служебной сфере. Участники делового общения выступают в официальных статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты поведения людей. Особенности делового общения заключаются в том, что людей, участвующих в деловом общении, отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела. Основной задачей делового общения является продуктивное сотрудничество.

Деловое общение предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество. Для того чтобы деловое общение проходило беспроблемно, оно должно состоять из ряда последовательных этапов (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Этапы делового общения

На первом этапе осуществляется установка контакта (знакомство), в процессе которого происходит понимание другого человека, представление себя другому человеку. Далее необходимо сориентироваться в ситуации общения, осмыслить происходящее. Следующий этап предполагает обсуждение проблемы, после чего разрабатывается вариант решения проблемы. Последним этапом делового общения является завершение контакта.

Деловое общение должно строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором повышения эффективности деятельности организации.

В структуру делового общения входят:

• значение и смысл слов, фраз. Играет важную роль точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонаций;

• речевые, звуковые явления: темп речи (быстрый, средний, замедленный), модуляция высоты голоса (плавная, резкая), тональность голоса (высокая, низкая), ритм (равномерный, прерывистый), тембр (раскатистый, хриплый), интонация, дикция. Наблюдения показывают, что наиболее привлекательной в общении является плавная, спокойная, размеренная манера речи;

• выразительные качества голоса: характерные специфические звуки, возникающие при общении: смех, хмыканье, плач, шепот, вздохи и другие; разделительные звуки – это кашель; нулевые звуки – паузы, а также звуки назализации – «хм-хм», «э-э-э» и другие [31, с. 19].

Можно говорить о разнообразии деловых коммуникаций, коммуникации происходят в различных ситуациях с использованием различных средств и каналов общения. Типология деловых коммуникаций может быть рассмотрена в соответствии со следующими критериями: способ обмена информацией; средства общения; место осуществления коммуникации; количество сторон, участвующих в коммуникации; тип речи; источники регулирования коммуникации; уровень коммуникации; признаки целей коммуникации; содержание коммуникации; предмет коммуникации; тип связи в коммуникации; средства коммуникации; время коммуникации; степень завершенности коммуникации (рис. 1.7).

По способу обмена информацией различают устные и письменные коммуникации. По средствам общения возможно деление на четыре вида: непосредственные, опосредованные, прямые, косвенные. Непосредственные осуществляются с помощью естественных органов, данных человеку: руки, голова, туловище, голосовые связки и т. д.

Опосредованные связанны с использованием специальных средств и орудий. Прямые предполагают личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения. Косвенные осуществляются через посредников, которыми могут выступать другие люди.

Рис. 1.7. Типология деловых коммуникаций

По месту осуществления коммуникации разделяются на внутренние коммуникации, при которых стороны коммуникации находятся в рамках организации, и внешние коммуникации – одна из сторон коммуникации относится к субъектам внешней среды организации.

В зависимости от количества сторон, участвующих в коммуникации, выделяют односторонние, двухсторонние, многосторонние коммуникации. Односторонние коммуникации – в коммуникации участвует одна сторона, это, как правило, начало коммуникационного процесса.

2. Коммуникации в менеджменте

Коммуникации приобретают все большое значение в деятельности организации, это обусловлено тем, что руководители организаций получают информацию по формальным и неформальным каналам коммуникации, посредством прямого общения как внутри своих организаций, так и за их пределами.

Коммуникация из средства передачи информации превратилась в важнейший инструмент управления деловыми отношениями. Любой член организации является субъектом коммуникации, находится в режиме получения информации от многих партнеров и передачи ее им. Эффективность коммуникации зависит от ее качества, своевременности, полноты, и от того, насколько всесторонней является эта связь.

Способность людей совместно работать над выполнением заданий зависит от их умения передавать информацию. В независимости от положения, которое человек занимает в организации, у него постоянно возникает потребность в эффективных коммуникациях. Менеджеры доводят до сотрудников цели организации, отслеживают изменения, происходящие во внешней среде организации, объясняют содержание трудовых заданий и оценивают результаты работы, ведут переговоры, как внутри фирмы, так и со сторонними организациями.

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63 % английских, 73 % американских, 85 % японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90 % своего времени [19, с. 11].

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами.

В известной работе по теории и практике менеджмента [16, с. 44] приводится такое распределение времени руководителя: 59 % – запланированные заседания и встречи, 22 % – работа с бумагами (документ – средство общения посредством письменной речи), 10 % – незапланированные встречи, 6 % – разговоры по телефону, и 3 % – поездки и осмотры объектов.

Рис. 1.8. Менеджер как информационно-коммуникативный центр

Исследования показали, что менеджеры проводят примерно около 60–80 % времени занимаясь коммуникациями, что проявляется в формах [26, с. 59]:

• доведения до сотрудников целей и задач организации;

• доведение до сотрудников решений руководства;

• получение информации о выполнении принятых решений, трудностях и проблемах, которые возникают в деятельности организации;

• выявление возможностей, потенциально присущих подчиненным для их последующего использования в целях организации;

• стимулирование сотрудников через похвалу, пропаганду достижений, поддержание их авторитета;

• получение представления о ситуации, свойственной внешнему окружению организации, и о положении самой организации в этой среде.

Подчиненные посредством коммуникаций:

• получают представление о целях и задачах организации, своем месте и своей роли в общем процессе;

• получают от начальства рекомендации по выполнению таких заданий и форме оценки результата их выполнения;

• оценивают текущее состояние и перспективы организации;

• оценивают руководство и коллег, их профессиональный уровень.

Коммуникации в менеджменте расцениваются как связующий процесс. Посредством коммуникаций происходит объединение в единое целое всех блоков и элементов управленческой деятельности. Можно принять великолепное решение, если его не донести в понятной форме до исполнителя, то ожидать высокого эффекта бесполезно. А донесение решения до исполнителя достигается посредством коммуникаций.

А.В. Бусыгин [6, с. 910] представляет коммуникационные правила менеджера и работника. Коммуникационное правило менеджера: менеджер должен в обстоятельной форме довести до исполнителя все то, что тому необходимо сделать, обрисовать как можно в более подробной форме ожидаемый результат (с учетом уровня подготовки к такой работе исполнителя), дать инструкции (если это требуется) по технологии осуществления работы, убедиться в адекватности восприятия исполнителем переданной ему информации и непосредственно воздействовать на исполнителя в целях создания у него ясного представления, что он с таким заданием обязательно справится.

Коммуникационное правило работника гласит: не приступай к работе, пока не выяснил достоверно, что именно нужно сделать, как это нужно сделать и для чего, какой результат и в какой конкретной форме необходимо получить, и добейся психологической уверенности, что такая работа с таким заданным результатом может быть тобою действительно выполнена.

В связи с необходимостью управления коллективом вводят термин управленческого общения. Управленческое общение определяют как общение, вызванное необходимостью осуществления управленческих функций с учетом обратной связи. Управленческие отношения предполагают тесное взаимодействие между объектом управления и субъектом управления, осуществляющих сознательное воздействие на объект для достижения поставленных целей.

Рис. 1.9. Формы управленческого общения

Субординационная форма общения. Это общение между руководителями и подчиненными, в основу которого положены административно-правовые нормы. Такое общение складывается как между руководителями и исполнителями, так и между руководителями разных уровней.

Субординационная форма общения может носить линейный, функциональный и смешанный, линейно-функциональный характер. Служебно-товарищеская форма общения. Это общение между коллегами, в основу которого положены административно-моральные нормы.

В.А. Спивак [30, с. 15] говорит о так называемом коммуникативном подходе в управлении, когда происходящее в организации рассматривается прежде всего как взаимоотношения между людьми и группами. С точки зрения коммуникативного подхода:

• управление персоналом – организация коммуникаций, связанных с деятельностью отдельных людей и групп, в интересах организации и в их собственных интересах;

Как быть Леди:  Механизмы и функции социальной перцепции

• маркетинг – коммуникации организации с субъектами рынка по поводу определения потребностей рынка и возможностей их удовлетворения или по поводу средств и путей продвижения товара и услуги на рынок;

• конфликтология – исследование коммуникаций, в основе которых лежит противоречие интересов сторон;

• паблик рилейшнз (связи с общественностью) – исследование проблемы формирования у общества позитивного представления об организации и ее продукции, услугах;

3. Роль информации в менеджменте

Информация необходима в организации, без информации менеджер не может принять ключевых решений, отдел снабжения, кадров, финансовые службы, производственные цеха не могут получать и преобразовывать ресурсы в продукт. Информация – это сведения об окружающем мире, отраженные в сознании человечества, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.

Информация в менеджменте – это совокупность сведений, с помощью которых разрабатываются управленческие решения и осуществляется управленческое воздействие. Она может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения) (рис. 1.10).

Без наличия соответствующей информации менеджер не может не только эффективно управлять организацией, но он просто не может осуществлять свои должностные обязанности. Ключевым ограничением использования информации является человек, так как именно он будет либо принимать и воспринимать эту информацию, либо нет.

Рис. 1.10. Информация в менеджменте

Менеджер прежде всего нуждается в информации обо всем, что происходит во внешней среде и что имеет какое-то отношение к возглавляемой им организации. В стремлении получить такую информацию менеджер сталкивается с информационным потоком, из которого ему приходится выделять те его блоки, которые ему действительно необходимы.

Менеджера интересует положение его организации в окружающей среде и ситуация, складывающаяся во внешней среде вокруг организации, возглавляемой менеджером. Так же возникает потребность в информации, связанная с внутренней средой организации и всем, что имеет к ней отношение.

Информация в менеджменте обладает следующими характеристиками: объем; достоверность; стоимость; насыщенность; открытость; ценность; своевременность; структурированность полезность (рис. 1.11).

Среди характеристик объема информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность. Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Достаточный уровень информации – это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

Достоверность представляет собой соответствие информации действительности. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной.

Рис. 1.11. Характеристики информации в менеджменте

Насыщенность информации – соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня.

Открытость информации – это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации: секретная – отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование; конфиденциальная – отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей.

Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации. По своевременности информация подразделяется на своевременную (получаемая вовремя) и несвоевременную (получаемая с опозданием).

При стремлении менеджера получить конкретную информацию он всегда обращается к конкретному объекту – источнику информации, или, называя это по-другому, к информатору.

В качестве информатора могут выступать: печатные издания и средства массовой коммуникации; официальные публикации государственных, общественных и иных органов; текущие публикации справочного характера; научные, научно-исследовательские и подобные им учреждения и организации; совещания, семинары, инструктажи, выставки; приказы, распоряжения, инструкции вышестоящих организаций и органов власти; коллеги, менеджеры других организаций; партнеры, как поставщики, так и потребители; подчиненные; итоги финансовой, производственной деятельности возглавляемой организации; результаты опросов, анкетирования и подобных им акций и т. п.

Важной задачей управления производственными коллективами является обеспечение работников достаточным количеством информации, необходимой им для успешной производственной деятельности и хорошего самочувствия. Улучшение информированности в производственных коллективах возможно лишь на основе выявления информационных потребностей всех работников, независимо от их места в структуре управления.

1. Структура коммуникативного процесса

Коммуникативный процесс представляет собой процесс передачи сообщения от отправителя к получателю. В межличностном процессе коммуникаций можно выделить шесть главных переменных: отправитель (кодировщик); сообщение; канал; получатель(декодировщик); восприятие; обратная связь (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Коммуникативный процесс

Коммуникативный процесс начинается с формулирования сообщения в мозгу отправителя. Затем оно кодируется, превращается в последовательность произносимых слов. Закодированное сообщение передается по выбранному каналу. Когда сообщение доходит до получателя, оно должно быть декодировано.

Между кодированием и декодированием на передаваемое сообщение могут воздействовать «помехи». Помехи включают в себя все, что прерывает или искажает закодированный сигнал и, как результат, сообщение в целом. Примеры «помех»: плохое переданного по факсу счета-фактуры, плохо организованное хранение документов и т. п.

К. Шеннон [23, с. 229–230] выделил три уровня проблем коммуникации: технический, семантический и уровень эффективности. Технические проблемы связаны с точностью передачи информации от отправителя к получателю. Семантические проблемы – с интерпретацией сообщения получателем сравнительно с тем значением, которое было отправлено отправителем. Проблема эффективности отражает успешность, с которой удается изменить поведение в связи с переданным сообщением.

Контрольные вопросы и задания

1. Дайте определение понятию «коммуникация».

2. Назовите условия необходимые для осуществления коммуникации.

3. Какие элементы включает процесс коммуникации?

4. Каковы три взаимосвязанных стороны коммуникации?

5. Назовите основные уровни, на которых осуществляются коммуникации.

6. Какие функции выполняют коммуникации?

7. Перечислите основные аспекты коммуникации.

8. Каковы две основные направленности коммуникации?

9. Что представляет собой деловые коммуникации?

10. Реализацию каких условий предполагают деловые коммуникации?

11. Каковы формальные ограничения деловых коммуникаций?

12. Дайте определение деловому общению.

13. Какова специфика делового общения?

14. Назовите особенности делового общения.

15. Перечислите основные этапы делового общения.

16. Что входит в структуру делового общения?

17. Какие типы коммуникаций в бизнесе вы знаете, в чем их сущность?

18. Назовите основные типы информационного воздействия.

19. Каковы принципы эффективных коммуникаций в бизнесе?

20. В чем заключено значение коммуникаций для менеджмента?

21. Каково значение коммуникаций для менеджера?

22. Каково значение коммуникаций для подчиненных?

23. Что представляет собой управленческое общение?

24. Дайте определение коммуникативному подходу в управлении.

25. Что такое коммуникативная компетентность?

26. Какие стили коммуникаций вы знаете?

27. Назовите типы руководителей в системе коммуникаций.

28. Перечислите основные принципы управления коммуникациями.

29. Какова роль информации в менеджменте?

30. Какие типы информации в менеджменте вы знаете?

31. Каковы основные источники информации в менеджменте?

Полезные технические приемы для продолжения беседы:

Освоение общих правил и рекомендаций по ведению диалога, безусловно, займет какое-то время. Чтобы облегчить вам задачу ежедневного общения, мы предлагаем несколько очень простых техник, которые помогут найти общий язык с собеседником и спасут даже самый безнадежный разговор (общение из серии «с ним абсолютно не о чем поговорить»).

Итак, если разговор не клеится, собеседник отвечает вам односложно, тема вас не очень увлекает, то вы всегда можете использовать 3 простых приема. Рассмотрим их на простом примере:

ваш собеседник – скучный человек, он дает односложные ответы, не интересуется вами. Разговор не клеится, собеседник сообщает вам, что работает почтовым курьером.

1. Прием вопросов

Правило 1: будьте хорошим слушателем

Банально, но многие об этом забывают. Люди любят рассказывать о себе, о своих планах, об эпизодах из своей жизни и об имеющемся у них опыте, которым они с радостью готовы поделиться. В разговоре нужно знать, когда помолчать, послушать, а когда рассказать что-то или задать уместный вопрос. Есть ряд методик, которые помогают научиться слушать:

1) Делайте заметки. Когда в разговоре мелькает информация, которую сложно запомнить (к примеру, какие-то названия, фамилии, телефоны или адреса компаний), записывайте их. Собеседнику будет приятно видеть, что к его речи относятся настолько внимательно, а сделанные заметки могут впоследствии вам пригодиться, чтобы что-то спросить или перевести разговор на другую тему. Если записывайте на телефон, то озвучьте это, иначе собеседник может вполне справедливо подумать, что вы его игнорируете.

2) Вовремя забывайте о том, что вы все знаете. Пытаться закончить мысль собеседника, потому что вы знаете, что он скажет дальше, или обрывать его на полуслове с возгласом «Я понял!» — это не просто плохая идея, но абсолютно дурной тон. Человеку будет неприятно, что вы его перебиваете, а вы окажетесь в неловком положении, если вы промахнулись с концовкой.

3) Не стесняйтесь и знания показать. Всего должно быть в меру, поэтому, усиленно стараясь отключить всезнайку, не забудьте и о том, что вам тоже есть, что сказать и чем поделиться. Если вы в общих чертах поняли суть, не стесняйтесь сказать (стараясь не перебивать 😉 )

«Ага, мне понятно», но после этого можете задать уточняющие вопросы, чтобы окончательно прояснить для себя картину всего сказанного. Лучше переспросить, чем получить в результате неправильное восприятие слов собеседника или вообще кашу в голове от услышанного.

4) Поспешные ответы на вопросы – это плохо. Такие ответы, которые выпаливаются еще до того, как вопрос полностью сформулирован или только отзвучал, создают впечатление, что вы не обдумываете свои слова. Сделайте вдох-выдох, а потом уже отвечайте.

5) Аккуратно с парафразами. Парафраз – это повторение какой-то части из сказанного вашим собеседником. Это хороший прием, но пользоваться им нужно с особой осторожностью. Не стоит повторять слово в слово то, что только что сказал ваш собеседник.

Можно, например, произнести какую-то часть последнего предложения с вопросительной интонацией (лучше, немного перефразировав), чтобы подтолкнуть человека к более детальному ее объяснению. Это не только будет показателем того, что вы внимательный слушатель, но так вы еще сможете ненавязчиво уточнить непонятные для себя моменты.

Правило 10: следите за эмоциями собеседника

Да, это сложно, но пора начинать учиться 🙂 Следите за жестами человека, мимикой, за тем, что он делает руками во время разговора (вертит в них ручку, теребит галстук, спокойно кладет их на стол), за его глазами и за тем, как он сидит. Будьте психологом, учитесь анализировать эти мелочи, чтобы правильно строить свою линию поведения.

Правило 11: не бойтесь доверять людям

В нетворкинге лучше быть из той категории людей, которая изначально воспринимает окружающих хорошими (пока они не сделают что-то плохое 🙂 ). Это полезно, потому что люди чувствуют проявленное к ним доверие и начинают открываться и доверять в ответ. Будьте правдивы, не лицемерьте и не юлите, но и рубить правду-матку не стоит. Придерживайтесь «золотой середины».

Как быть Леди:  ОРАТОРСКОЕ ИСКУССТВО И ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ(12)

Правило 13: оставьте заумные фразы

Нет ничего странного в желании блеснуть интеллектом, добавив в разговор кучу умных слов и фраз, но такое общение больше уместно на собеседовании или на важных переговорах, где вам очень важно показать свою экспертность. При знакомстве лучше забыть про всезнайку и говорить проще.

Так собеседнику не придется судорожно напрягаться, чтобы уловить смысл сказанного, и делать вид, что он все понял из вашей профессиональной терминологии. Проявите к нему уважение и, если хотите плодотворного общения и взаимопонимания, замените сложные и запутанные понятия более простыми и понятными синонимами.

Правило 14: не растекайтесь мыслью по древу

Люди, которые постоянно поддерживают деловые контакты и общение, привыкли анализировать большой поток информации и выбирать из него основное, отбрасывая «шелуху». Не утомляйте их и сократите количество этой «шелухи» до минимума. Если вы это сделаете, то окружающие будут уверены в том, что вы серьезный и целеустремленный человек, который ценит свое время и время окружающих.

Попытки издалека подойти к ключевому вопросу и наговорить кучу лишней информации выдадут вашу неуверенность, стеснительность, некомпетентность и утомят собеседника. Оставьте витиеватые фразы, сложные предложение и конструкции. Лучше сказать «Не могли бы сделать это», чем «Мне кажется, что в этой ситуации вам стоит задуматься о таких-то действиях».

Правило 15: обращайтесь к людям по имени

Людям нравится, когда окружающие обращаются к ним не «Вы», а называют при этом имя. Звук собственного имени зачастую очень благотворно действует на человека, помогает расположить его к себе. К тому же, уже давно было замечено, что если раз пять в разговоре произнести имя собеседника, то это немного увеличивает шансы успешных переговоров с ним.

Особенно это полезно, если у вас плохая память на имена: повторяя имя, вам легче будет его запомнить. Только будьте внимательны! Лучше всего использовать имя в той форме, в которой собеседник сам вам его назвал. То есть, не нужно «Александра Александровича» именовать «Саней» — это лишь вызовет недоумение и отрицательные эмоции.

Правило 16: не навязывайте свои ценности

У каждого человека есть то, что для него важно, и если вы хотите завязать общение, которое будет приятно собеседнику, говорите о его ценностях. Подумайте о том, что для него важно и как вы можете ему помочь, с кем познакомить, что сделать, куда направить его.

Проявите и покажите ему свое неравнодушие. Такое поведение быстро расположит к вам человека, и он в ответ, скорее всего, захочет быть полезным и помочь вам. Чувство благодарности – сильная штука, оно очень хорошо мотивирует на поступки (почитайте книжку «Психология влияния» Роберта Чалдини).

Грамотно выстроенная линия общения позволит вам в дальнейшем обратиться к новому знакомому за помощью. Окажите собеседнику поддержку, если нужно, проявите участие. Если вы хотите испортить общение, то зациклитесь и фокусируйтесь на своих ценностях, сведите к ним весь разговор.

Правило 17: соглашайтесь

Умение говорить «нет» — ценный и полезный навык, но в случае с новыми знакомствами лучше согласиться на просьбы человека, если вы в состоянии их выполнить. Если же нет, то можете так и сказать, но добавить, что среди ваших знакомых наверняка есть люди, которые могут ему помочь, и что вы его с ними могли бы познакомить.

Такое поведение покажет, что вы дружелюбны и искренно хотите быть полезны, к тому же, вряд ли при первом знакомстве вас попросят сделать что-то масштабное или трудновыполнимое. В дальнейшем уже смотрите по обстоятельствам, хотите вы говорить «да» этому человеку или все же не стоит этого делать.

Правило 18: вы ответственны за свои рекомендации

Наверняка в вашем «арсенале» есть люди, которые могут помочь вашему новому знакомому, и вам не терпится его с ними познакомить (наверное 🙂 ). С одной стороны, это замечательно, а с другой – задумайтесь. Рекомендуя кого-то, вы автоматически берете на себя ответственность за это, и если человек окажется недостаточно надежным или сделает свою работу некачественно, то виноваты будете и вы тоже (минус в вашу репутацию).

Не бойтесь говорить об этом, мол, вы можете познакомить с нужным человеком, но пока еще не имели возможности непосредственно наблюдать его в деле и не можете судить, насколько безупречно он делает свою работу. Вы окажете помощь знакомому, сведете вместе двух людей, сотрудничество которых в дальнейшем может принести хорошие плоды, и при этом застрахуете себя от укоризненных взглядов и упреков в случае неудачи.

Максим Чернов

PS. БОНУС к интервью: Как заводить, поддерживать и монетизировать полезные знакомства – узнайте в бесплатном видеокурсе по деловой коммуникации здесь.

Правило 3: задавайте вопросы исходя из сути разговора, а не из незначительных деталей

Умение вникать в суть и выбирать самое важное из сказанного позволит вам не запоминать ворох ненужной информации, а сохранять ее в голове в концентрированном виде. Это очень удобно, особенно, если за небольшой промежуток времени вам нужно пообщаться с несколькими людьми, которые будут рассказывать много и о разном.

Правило 4: глаза – важный инструмент и аргумент общения

Человек, который при разговоре постоянно отводит глаза, производит впечатление неуверенного в себе, «скользкого» и хитрого. Но это не значит, что нужно уставиться собеседнику в глаза и не отводить взгляд – такой зрительный «прессинг» может вызвать не самую приятную реакцию: вас будут побаиваться, начнут чувствовать себя неуверенно и замыкаться.

Лучше всего придерживаться компромисса: время от времени посматривать каждому из тех, с кем вы общаетесь, в глаза, а затем переключать взгляд на другого человека или в пространство. Если вы общаетесь один на один, то соотношения 80 на 20 будет вполне уместным (80% времени, конечно, смотрим в глаза).

Правило 5: подключайте окружающих к разговору

Если вы видите, что кого-то может заинтересовать тема обсуждения, пригласите его вступить в дискуссию или поделиться полезной информацией. Так вы не только поможете окружающим, но и проявите себя как активный, открытый и общительный человек. Но только помните о том, что, раз вы пригласили этого человека, то вам и надлежит организовать его знакомство с остальными, иначе наличие безымянного собеседника окажется для всех довольно неловким обстоятельством.

Особенно стесненно будет себя чувствовать тот, кого вы только что пригласили к обсуждению. Представляя людей друг другу, сделайте это красиво – упомяните какое-то достоинство человека. Например:– Это Миша, мой давний друг и человек, который знает абсолютно все языки программирования!– А это Алена, хоть мы только что с ней познакомились, я уже знаю, что у нее своя студия дизайна.

Правило 6: рассказывайте истории или поучительные притчи

Это нужно для того, чтобы передать свои мысли, сделать выводы или навести собеседника на какие-то размышления. Так делают многие опытные нетворкеры. Вы производите впечатление человека с обширными знаниями и опытом, к тому же, таким образом вы можете подчеркнуть какую-то высказанную мысль или даже несколько приукрасить факты.

Это называется сторителлинг. Да и человеческое внимание устроено таким образом, что хорошо запоминает такие интересные истории и сопутствующую им информацию. Только очень важно, чтобы притча или миф были рассказаны к месту и в тему разговора!

Правило 7: шутите и заставляйте людей улыбаться!

Положительная эмоциональная окраска деталей разговора также позволяет людям лучше запоминать и воспринимать их. Если у вас хорошее чувство юмора, то окружающим это обязательно понравится, с вами захотят общаться как можно чаще. Учитесь остроумной импровизации, уместным шуткам и созданию вокруг неформальной обстановки.

Научиться этому сложно, но можно. Самое главное, не бойтесь шутить даже в обществе строгих и деловых людей, ведь зачастую они не всегда такие, а принимают этот облик во время делового общения и ответственных переговоров. На самом деле они могут оказаться балагурами и остряками, а с такими людьми гораздо легче и приятней будет наладить контакт.

Правило 8: слабость – это тоже хорошо

Не бойтесь показать, что вы чего-то не знаете или в чем-то испытываете трудности. Вежливо и ненавязчиво обращайтесь к людям за помощью – им это понравится, ведь у многих внутри живет «покровитель», которому нравится опекать других и помогать им. К тому же, если вы отважитесь дать понять людям о своей уязвимости (к примеру, что вы запутались в бесконечных коридорах и не можете найти конференц-зал), то им тоже будет проще вам открываться. Только не перестарайтесь и не превратитесь в их глазах в беспомощную «потеряшку» 🙂

Правило 9: расширяйте свой круг интересов и познаний

Вы можете великолепно разбираться в физике или судостроении, виртуозно поддерживать разговор на эти темы, но садиться в лужу, как только речь зайдет о только что вышедшем романе известного писателя или об автомобилях. Не обязательно становиться экспертом во всех этих областях, да это и не получится, но какое-то представление о них вы должны иметь.

Это не только поможет вам наладить общение с разными людьми, но и откроет перед вами целый мир интересных вещей, понятий и увлечений. Самый простой способ – читайте газеты, выберете одну и просматривайте ее каждый день с утра. Вместо газет может быть сайт. Ведомости, Коммерсантъ, РБК, выберете на свой вкус.

Разговоры по существу

Важными можно назвать те разговоры, на которых хочется сосредоточиться. Это содержательная форма взаимодействия между людьми. Как правило, в важных разговорах присутствуют эти три составляющих.

  • Разные взгляды. Чтобы построить хороший диалог, важно чтобы мнения собеседников об определенных вещах отличались. Различия могут быть обусловлены возрастом или происхождением, но часто даже похожие на первый взгляд люди могут иметь совершенно разные точки зрения.
  • Непростые темы. Важные разговоры посвящены обсуждению сложных вопросов, политических аспектов, стратегий и эмоционально окрашенных тем. Если это обсуждение фильма, вряд ли его требуется продумывать, чтобы добиться определенной цели.
  • Цель беседы. Споры ни о чем только утомляют собеседников. Конструктивная дискуссия должна ставить перед собой определенную цель, например, взглянуть на вещи в новом свете, прийти к единому мнению и перейти от мыслей к действиям.
Оцените статью
Ты Леди!
Добавить комментарий